Πώς να ταξινομήσετε κατά χρώμα στο Excel (σε λιγότερο από 10 δευτερόλεπτα)

Το Excel έχει πολλές επιλογές όσον αφορά την ταξινόμηση δεδομένων.

Και μία από αυτές τις επιλογές σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με βάση το χρώμα του κελιού.

Για παράδειγμα, στο παρακάτω σύνολο δεδομένων, μπορείτε να ταξινομήσετε κατά χρώμα για να λάβετε τα ονόματα όλων των μαθητών που σημείωσαν πάνω από 80 μαζί στην κορυφή και όλων των μαθητών που σημείωσαν λιγότερα από 35 μαζί στο κάτω μέρος.

Με τη δυνατότητα ταξινόμησης στο Excel, μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση το χρώμα στο κελί.

Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω διαφορετικά σενάρια όπου μπορείτε να ταξινομήσετε κατά χρώμα και τα ακριβή βήματα που χρειάζεστε για να το κάνετε αυτό.

Σημειώστε ότι σε αυτό το σεμινάριο, έχω πάρει παραδείγματα όπου ταξινομώ με βάση αριθμητικές τιμές. Ωστόσο, αυτές οι μέθοδοι λειτουργούν τέλεια ακόμα κι αν έχετε κείμενο ή ημερομηνίες αντί αριθμών.

Ταξινόμηση με βάση ένα μόνο χρώμα

Εάν έχετε μόνο ένα χρώμα στο σύνολο δεδομένων σας, μπορείτε εύκολα να το ταξινομήσετε με βάση αυτό.

Παρακάτω είναι ένα σύνολο δεδομένων όπου όλοι οι μαθητές που έχουν συγκεντρώσει περισσότερα από 80 έχουν επισημανθεί με πράσινο χρώμα.

Ακολουθούν τα βήματα για ταξινόμηση κατά χρώμα των κελιών:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (A1: B11 σε αυτό το παράδειγμα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ταξινόμηση». Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες". Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να διατηρήσετε αυτήν την επιλογή ανεξέλεγκτη.
5. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά» και επιλέξτε «Σήματα». Αυτή είναι η στήλη με βάση την οποία θέλουμε να ταξινομηθούν τα δεδομένα.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο Χρώμα κελιού.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το χρώμα με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Δεδομένου ότι υπάρχει μόνο ένα χρώμα στο σύνολο δεδομένων μας, εμφανίζει μόνο ένα χρώμα (πράσινο)
8. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε Επάνω. Αυτό είναι το μέρος όπου καθορίζετε αν θέλετε όλα τα έγχρωμα κελιά στο επάνω μέρος του συνόλου δεδομένων ή στο κάτω μέρος.
9. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.

Συντόμευση πληκτρολογίου για να ανοίξετε το πλαίσιο Ταξινόμηση διαλόγου - ALT A S S (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και στη συνέχεια πατήστε τα πλήκτρα A S S ένα προς ένα)

Σημειώστε ότι η ταξινόμηση με βάση το χρώμα αναδιατάσσει μόνο τα κελιά για να συγκεντρώσει όλα τα κελιά με το ίδιο χρώμα μαζί. Τα υπόλοιπα κύτταρα παραμένουν ως έχουν.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί για κελιά που έχετε επισημάνει με μη αυτόματο τρόπο (δίνοντάς του χρώμα φόντου) καθώς και για εκείνα όπου το χρώμα του κελιού οφείλεται σε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους.

Ταξινόμηση βάσει πολλαπλών χρωμάτων

Στο παραπάνω παράδειγμα, είχαμε μόνο κελιά με ένα χρώμα που έπρεπε να ταξινομηθούν.

Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μεθοδολογία για να ταξινομήσετε όταν έχετε κελιά με πολλά χρώματα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου όλα τα κελιά όπου τα σημάδια είναι περισσότερα από 80 είναι σε πράσινο χρώμα και εκείνα όπου τα σημάδια είναι μικρότερα από 35 είναι σε κόκκινο χρώμα.

Και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα έτσι ώστε να έχετε όλα τα κελιά με πράσινο στο επάνω μέρος και όλα αυτά με κόκκινο στο κάτω μέρος.

Παρακάτω είναι τα βήματα για ταξινόμηση κατά πολλά χρώματα στο Excel:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (A1: B11 σε αυτό το παράδειγμα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες". Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να διατηρήσετε αυτήν την επιλογή ανεξέλεγκτη.
5. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά» και επιλέξτε «Σήματα». Αυτή είναι η στήλη με βάση την οποία θέλουμε να ταξινομηθούν τα δεδομένα.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο Χρώμα κελιού.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το πρώτο χρώμα με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Θα εμφανίσει όλα τα χρώματα που υπάρχουν στο σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε πράσινο.
8. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε Επάνω.
9. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου. Αυτό γίνεται για να προσθέσουμε μια άλλη συνθήκη ταξινόμησης (όπως θέλουμε να ταξινομήσουμε με βάση δύο χρώματα). Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα προσθέσετε ένα άλλο σύνολο επιλογών ταξινόμησης.
10. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Στη συνέχεια» και επιλέξτε «Σήματα»
11. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο Χρώμα κελιού.
12. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το δεύτερο χρώμα με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Θα εμφανίσει όλα τα χρώματα που υπάρχουν στο σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε Κόκκινο.
13. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε On-Bottom.
14. Κάντε κλικ στο OK

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν τα δεδομένα με όλο το πράσινο στο επάνω μέρος και όλα τα κόκκινα στο κάτω μέρος.

Διευκρίνιση: Η ταξινόμηση κατά χρώμα λειτουργεί με αριθμούς καθώς και δεδομένα κειμένου. Μπορεί να σκέφτεστε ότι μπορείτε να επιτύχετε τα αποτελέσματα που εμφανίζονται παραπάνω μόνο με την ταξινόμηση των δεδομένων με βάση τις τιμές. Ενώ, αυτό θα λειτουργήσει σε αυτό το συγκεκριμένο σενάριο, φανταστείτε ότι έχετε μια τεράστια λίστα πελατών/πελατών/προϊόντων που έχετε επισημάνει χειροκίνητα. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν υπάρχει αριθμητική τιμή, αλλά μπορείτε ακόμα να ταξινομήσετε με βάση το χρώμα των κελιών.

Ταξινόμηση με βάση το χρώμα γραμματοσειράς

Ένα άλλο εκπληκτικό πράγμα σχετικά με την ταξινόμηση στο Excel είναι ότι μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε κατά χρώμα γραμματοσειράς στα κελιά.

Αν και αυτό δεν είναι τόσο συνηθισμένο όσο η λήψη δεδομένων όπου τα κύτταρα είναι χρωματισμένα, αυτό εξακολουθεί να είναι κάτι που κάνουν πολλοί άνθρωποι. Μετά από όλα, χρειάζεται μόνο ένα κλικ για να αλλάξετε το χρώμα της γραμματοσειράς.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα για να συγκεντρώσετε όλα τα κελιά με το κόκκινο χρώμα.

Παρακάτω είναι τα βήματα για ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς στο Excel:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (A1: B11 σε αυτό το παράδειγμα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες". Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να διατηρήσετε αυτήν την επιλογή ανεξέλεγκτη.
5. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά και επιλέξτε «Σήματα». Αυτή είναι η στήλη με βάση την οποία θέλουμε να ταξινομηθούν τα δεδομένα.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο Χρώμα γραμματοσειράς.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το χρώμα με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Δεδομένου ότι υπάρχει μόνο ένα χρώμα στο σύνολο δεδομένων μας, εμφανίζει μόνο ένα χρώμα (κόκκινο)
8. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε Επάνω. Αυτό είναι το μέρος όπου καθορίζετε εάν θέλετε όλα τα έγχρωμα κελιά στο επάνω μέρος του συνόλου δεδομένων ή στο κάτω μέρος.
9. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν τα δεδομένα με όλα τα κελιά με την γραμματοσειρά σε κόκκινο χρώμα στο επάνω μέρος.

Ταξινόμηση με βάση εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους

Η μορφοποίηση υπό όρους σάς επιτρέπει να προσθέσετε ένα επίπεδο οπτικών εικονιδίων που μπορεί να κάνει τα δεδομένα σας ή τις αναφορές/τους πίνακες ελέγχου σας να φαίνονται πολύ καλύτερα και ευανάγνωστα.

Εάν έχετε τέτοια δεδομένα με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους, μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση τα εικονίδια

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ταξινομήσετε τα εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (A1: B11 σε αυτό το παράδειγμα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες". Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να διατηρήσετε αυτήν την επιλογή ανεξέλεγκτη.
5. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά» και επιλέξτε «Σήματα». Αυτή είναι η στήλη με βάση την οποία θέλουμε να ταξινομηθούν τα δεδομένα.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο «Εικονίδιο μορφοποίησης υπό όρους».
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το εικονίδιο με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Θα εμφανίσει όλα τα εικονίδια που υπάρχουν στο σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε πρώτα το πράσινο.
8. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε Επάνω.
9. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου. Αυτό γίνεται για να προσθέσουμε μια άλλη συνθήκη ταξινόμησης (όπως θέλουμε να ταξινομήσουμε με βάση τρία εικονίδια). Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα προσθέσετε ένα άλλο σύνολο επιλογών ταξινόμησης.
10. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Στη συνέχεια» και επιλέξτε «Σήματα»
11. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο «Εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους».
12. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το δεύτερο εικονίδιο με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Θα εμφανίσει όλα τα εικονίδια που υπάρχουν στο σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε κίτρινο.
13. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε On-Top.
14. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου. Αυτό γίνεται για να προσθέσετε μια άλλη συνθήκη ταξινόμησης. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα προσθέσετε ένα άλλο σύνολο επιλογών ταξινόμησης.
15. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Στη συνέχεια» και επιλέξτε «Σήματα»
16. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο «Εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους».
17. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε το τρίτο εικονίδιο με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Θα εμφανίσει όλα τα εικονίδια που υπάρχουν στο σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε Κόκκινο.
18. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού κατά σειρά, επιλέξτε On-Top.
19. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν το σύνολο δεδομένων και θα σας δώσουν όλα τα παρόμοια εικονίδια μαζί.

Σημειώστε ότι η ταξινόμηση θα ακολουθήσει τη σειρά με την οποία την έχετε στο παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης. Για παράδειγμα, εάν όλα τα εικονίδια έχουν ρυθμιστεί ώστε να ταξινομούνται και να εμφανίζονται στο επάνω μέρος, πρώτα όλα τα κελιά με πράσινα εικονίδια θα εμφανίζονται όπως είναι στην κορυφή στις τρεις συνθήκες μας. Στη συνέχεια, τα δεδομένα που προκύπτουν θα έχουν τα κίτρινα εικονίδια και στη συνέχεια τα κόκκινα εικονίδια.

Μη απώλεια της αρχικής σειράς των δεδομένων

Όταν ταξινομείτε τα δεδομένα, χάνετε την αρχική σειρά του συνόλου δεδομένων.

Σε περίπτωση που θέλετε να διατηρήσετε και το αρχικό σύνολο δεδομένων, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο των δεδομένων και στη συνέχεια να εκτελέσετε τη διαλογή στα αντιγραμμένα δεδομένα.

Μια άλλη τεχνική για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να πάρετε πίσω τα αρχικά δεδομένα είναι να εισαγάγετε μια στήλη με αριθμούς σειρών.

Μόλις προσθέσετε αυτήν τη στήλη, χρησιμοποιήστε τη κατά την ταξινόμηση των δεδομένων.

Σε περίπτωση που χρειαστείτε την αρχική παραγγελία δεδομένων σε μεταγενέστερο στάδιο, μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα βάσει των στηλών με τους αριθμούς.

Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel. Ακολουθεί μια μαζική προσφορά για τον τρόπο ταξινόμησης στο Excel που καλύπτει πολλά θέματα όπως ταξινόμηση κατά κείμενο/ημερομηνίες/αριθμούς, ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά, ταξινόμηση βάσει μερικού κειμένου, ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων, ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων και πολύ περισσότερο.