Οι εφαρμογές της Microsoft όπως το Word, το Excel, το PowerPoint χρησιμοποιούνται σχεδόν σε κάθε μεγάλο οργανισμό, καθώς και από εκατομμύρια μικρές επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες και επιχειρηματίες.
Για κάτι που είναι τόσο δημοφιλές, είναι λογικό να έχετε μια αξιοπρεπή γνώση για τον τρόπο αποτελεσματικής χρήσης αυτών των εφαρμογών. Σε ορισμένους ρόλους εργασίας, ένα μεγάλο μέρος της εργασίας περιλαμβάνει την εργασία με αυτές τις εφαρμογές σε καθημερινή βάση.
Έχω συμμετάσχει σε πολλά πάνελ συνεντεύξεων όπου είδα τους υποψηφίους να αναφέρουν το Excel ως μία από τις δεξιότητες που είναι εξειδικευμένες, αλλά όταν του τέθηκαν μερικές ερωτήσεις, η εμπειρία εξαντλήθηκε.
Σε περίπτωση που προετοιμάζεστε για την επόμενη συνέντευξή σας και έχετε καταχωρίσει το Excel ως μία από τις δεξιότητές σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να περάσετε από αυτές τις συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης του Excel.
Προσπάθησα να καλύψω όλες τις δημοφιλείς ερωτήσεις συνέντευξης του Excel που είδα να μου γίνονται, καθώς και κάποιες που θεώρησα ότι θα ήταν καλό να γνωρίζω.
Αυτός ο οδηγός μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί από συνεντευκτές που θέλουν να μετρήσουν την ικανότητα Excel των υποψηφίων στη συνέντευξη.
Σημείωση: Θα συνεχίσω να προσθέτω νέες ερωτήσεις σε αυτόν τον οδηγό. Μπορείτε να το προσθέσετε σελιδοδείκτη, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε και να το ελέγξετε αργότερα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό ερωτήσεων συνέντευξης Excel
- Εάν έχετε χρόνο, περάστε από κάθε μία από τις ερωτήσεις του Excel.
- Εάν θέλετε να μάθετε για συγκεκριμένα θέματα, κάντε κλικ στο όνομα του θέματος από τον πίνακα περιεχομένων. Στη συνέχεια, μπορείτε να περάσετε από όλες τις ερωτήσεις του Excel για αυτό το θέμα.
- Στις περισσότερες από τις ερωτήσεις, έχει προταθεί περαιτέρω ανάγνωση και έχουν συνδεθεί σχετικά μαθήματα. Μπορείτε να περάσετε από αυτά τα σεμινάρια για να έχετε μια βαθύτερη κατανόηση του θέματος.
- Εάν θέλετε μόνο να κάνετε σωστά τα βασικά, περάστε από όλες τις ερωτήσεις εκτός από αυτές στα πλαίσια που επισημαίνονται με μπλε χρώμα. Οι ερωτήσεις του Excel στο μπλε πλαίσιο είναι προχωρημένου επιπέδου.
Θέματα ερωτήσεων συνέντευξης Excel
Ερωτήσεις μορφοποίησης Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις μορφοποιήσεις ερωτήσεων συνέντευξης Excel (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση σε αυτήν).
Ποιες είναι οι διαφορετικές μορφές δεδομένων στο Excel;
Οι ακόλουθες μορφές είναι διαθέσιμες στο Excel:
- Μορφή κειμένου - Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο καθώς και αλφαριθμητικές συμβολοσειρές (όπως το ABC123). Μια συμβολοσειρά κειμένου μπορεί επίσης να περιλαμβάνει σημεία στίξης και σύμβολα.
- Μορφή αριθμού - Υπάρχουν διαφορετικές μορφές ακόμη και εντός αριθμών. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε δεκαδικά ψηφία, κλάσματα, να έχετε χιλιάδες διαχωριστές κ.λπ. Ανεξάρτητα από τη μορφή που έχει εφαρμοστεί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς σε υπολογισμούς όπως πρόσθεση, αφαίρεση, διαίρεση και πολλαπλασιασμός.
- Μορφή ημερομηνίας - Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε για τις ημερομηνίες είναι ότι αυτές αποθηκεύονται ως αριθμοί στο Excel. Ωστόσο, μπορείτε να το μορφοποιήσετε ώστε να εμφανίζεται ως ημερομηνίες. Για παράδειγμα, η 01-01-2019 θα αποθηκευτεί ως 43466 στο Excel, που είναι ο αριθμός για τη δεδομένη ημερομηνία. Στο Excel, μπορείτε να εμφανίσετε ημερομηνίες σε διαφορετικές μορφές, όπως π.χ. μεγάλο ραντεβού (01 Ιανουαρίου 2021-2022), σύντομο ραντεβού (01-01-2019), κ.λπ.
- Λογιστική / Μορφή νομίσματος - Όταν εφαρμόζετε τη μορφή λογιστικής / νομίσματος σε έναν αριθμό, το Excel προσθέτει το σύμβολο νομίσματος μαζί με δύο δεκαδικά ψηφία.
- Μορφή ποσοστού - Μπορείτε να μορφοποιήσετε αριθμούς που θα εμφανίζονται ως ποσοστό. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε 0,1 να εμφανίζεται ως 10% όταν εφαρμόζετε τη μορφή ποσοστού σε αυτό.
Πώς μπορείτε να τυλίξετε κείμενο στο Excel;
Η περιτύλιξη κειμένου στο Excel σάς επιτρέπει να αποφύγετε τυχόν υπερχείλιση κειμένου από το κελί. Εφαρμόζοντας την επιλογή αναδίπλωσης κειμένου, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλο το κείμενο ταιριάζει όμορφα σε ένα μόνο κελί (το οποίο όμως μπορεί να αλλάξει το ύψος του).
Για να τυλίξετε κείμενο, επιλέξτε το κελί, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Αναδίπλωση κειμένου στην ομάδα Ευθυγράμμιση. Σημειώστε ότι αυτό είναι ένα κουμπί εναλλαγής, πράγμα που σημαίνει ότι αν κάνετε ξανά κλικ σε αυτό, θα ξετυλίξει το κείμενο.
Πώς μπορείτε να συγχωνεύσετε κελιά στο Excel;
Για να συγχωνεύσετε κελιά, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να συγχωνεύσετε, στη συνέχεια να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και να κάνετε κλικ στην επιλογή «Συγχώνευση και κέντρο» στην ομάδα Ευθυγράμμιση.
Σημειώστε ότι ενώ η χρήση του "Merge and Center" ολοκληρώνει τη δουλειά, δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να το κάνετε. Το πρόβλημα της χρήσης "Συγχώνευση και κέντρο" είναι ότι τα κύτταρα που προκύπτουν δεν θα ταξινομηθούν σωστά. Ο σωστός τρόπος συγχώνευσης κελιών είναι χρησιμοποιώντας την επιλογή «Κέντρο σε όλη την επιλογή».
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τη συγχώνευση κελιών με τον σωστό τρόπο εδώ.
Σε τι χρησιμοποιείται το ‘Format Painter’;
Το 'Format Painter' σας επιτρέπει να αντιγράψετε τη μορφή από ένα κελί και να την εφαρμόσετε σε άλλο κελί (ή εύρος κελιών).
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Format Painter εδώ.
Πώς θα διαγράψετε όλη τη μορφοποίηση χωρίς να αφαιρέσετε το περιεχόμενο του κελιού;
Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να καταργήσετε όλη τη μορφοποίηση (χρώματα, περιγράμματα, στυλ γραμματοσειράς κ.λπ.) και να έχετε απλά απλά δεδομένα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό διαγράφοντας όλη τη μορφοποίηση στο Excel.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή «Διαγραφή μορφών», η οποία βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην ομάδα επεξεργασίας. Γίνεται ορατό όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Εκκαθάριση».
Σημειώστε ότι υπάρχουν και άλλες επιλογές - όπως σαφή περιεχόμενα, σαφή σχόλια και καθαρές υπερσυνδέσεις. Σε περίπτωση που θέλετε να καθαρίσετε τα πάντα - χρησιμοποιήστε την επιλογή «Εκκαθάριση όλων».
Τι είναι η μορφοποίηση υπό όρους;
Η μορφοποίηση υπό όρους σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε ένα κελί με βάση την τιμή που περιέχει. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επισημάνετε όλα τα κελιά όπου η τιμή είναι μικρότερη από 30 με κόκκινο χρώμα, μπορείτε να το κάνετε με τη μορφοποίηση υπό όρους.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τη μορφοποίηση υπό όρους εδώ.
Πώς θα επισημάνετε κελιά με αρνητικές τιμές σε αυτό;
Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Εδώ είναι τα βήματα:
- Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να επισημάνετε τα κελιά με αρνητική τιμή.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
- Μεταβείτε στους Κανόνες επισήμανσης κυττάρων και κάντε κλικ στην επιλογή "Λιγότερο από".
- Στο πλαίσιο διαλόγου «Λιγότερο από», καθορίστε την τιμή ως 0 και τη μορφοποίηση.
Πώς θα επισημάνετε κελιά με διπλές τιμές σε αυτό;
Μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Εδώ είναι τα βήματα:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στα οποία θέλετε να επισημάνετε τα διπλά κελιά.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
- Μεταβείτε στους Κανόνες επισήμανσης κελιών και κάντε κλικ στην επιλογή "Διπλές τιμές".
Πώς θα επισημάνετε κελιά με σφάλματα;
Στο Excel μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί τύποι σφαλμάτων - όπως #N/A, #DIV/0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME και #NUM.
Μπορείτε να επισημάνετε όλα τα κελιά που περιέχουν οποιοδήποτε από αυτά τα σφάλματα χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους.
Ακολουθούν τα βήματα για την επισήμανση κελιών με σφάλματα:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στα οποία θέλετε να επισημάνετε τα κελιά με σφάλματα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
- Κάντε κλικ στο «Νέος κανόνας».
- Στο παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης, επιλέξτε «Χρήση ενός τύπου για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε».
- Στο πεδίο τύπου, πληκτρολογήστε = ISERROR (A1), όπου το Α1 είναι το ενεργό κελί στην επιλογή.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση και καθορίστε το χρώμα στο οποίο θέλετε να επισημάνετε τα κελιά.
- Κάντε κλικ στο OK.
Πώς μπορείτε να κάνετε το κείμενο αόρατο στο Excel;
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε αυτό:
- Μπορείτε απλά να κάνετε τη γραμματοσειρά λευκή και θα φαίνεται σαν να είναι αόρατη.
- [Καλύτερος τρόπος] Μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο αόρατο αλλάζοντας την προσαρμοσμένη μορφή. Εδώ είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό. Επιλέξτε το κελί, πατήστε Control + 1 (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε 1). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Στην επιλογή Custom, πληκτρολογήστε ;;; στο προσαρμοσμένο πεδίο επιλογών. Αυτό θα κάνει το κείμενο αόρατο (αλλά θα είναι ακόμα εκεί).
Ερωτήσεις τύπου Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις τύπου Excel για συνεντεύξεις (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση σε αυτήν).
Ποια είναι η σειρά των λειτουργιών που χρησιμοποιούνται κατά την αξιολόγηση τύπων στο Excel;
Ακολουθεί η σειρά προτεραιότητας στους τύπους του Excel:
- Παρένθεση (σιρακέτες)
- μιxponentiation (^)
- Μπολλαπλασιασμός ή ρεivision - και τα δύο έχουν την ίδια προτεραιότητα και αξιολογούνται με βάση όποιο έρθει πρώτο
- ΕΝΑddition ή μικρόαφαίρεση - και οι δύο έχουν την ίδια προτεραιότητα και αξιολογείται με βάση όποιο έρθει πρώτο
Ένας εύκολος τρόπος για να το θυμάστε αυτό είναι το ακρωνύμιο ΠΕΜΔΑΣ - που είναι το πρώτο αλφάβητο κάθε χειριστή.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας συνάρτησης και ενός τύπου στο Excel;
Ένας τύπος είναι μια έκφραση που ορίζεται από το χρήστη και υπολογίζει μια τιμή. Μια συνάρτηση είναι προκαθορισμένη ενσωματωμένη λειτουργία που μπορεί να λάβει τον καθορισμένο αριθμό ορισμάτων. Ένας χρήστης μπορεί να δημιουργήσει τύπους που μπορεί να είναι πολύπλοκοι και να έχουν πολλαπλές λειτουργίες σε αυτόν.
Για παράδειγμα, = A1+A2 είναι ένας τύπος και = SUM (A1: A10) είναι μια συνάρτηση.
Ποιες είναι σύμφωνα με εσάς οι 5 κορυφαίες λειτουργίες στο Excel;
Αυτή η ερώτηση τίθεται συχνά για να κατανοήσει την άνεση ενός υποψηφίου με λειτουργίες Excel. Ενώ υπάρχουν 450+ συναρτήσεις στο Excel και δεν υπάρχουν καθορισμένα κριτήρια για την επιλογή των πέντε κορυφαίων, εδώ είναι αυτές που πιστεύω ότι αξίζουν:
- VLOOKUP
- COUNTIF
- SUMIF
- IFERROR
- INDEX / MATCH
Έχω επιλέξει τις παραπάνω συναρτήσεις καθώς αυτές δεν είναι πολύ βασικές και είναι αρκετά χρήσιμες για κάποιον που κάνει ανάλυση στο Excel. Μπορείτε επίσης να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες λειτουργίες - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.
Και πάλι, δεν υπάρχει σωστή ή λάθος απάντηση σε αυτό. Απλά βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τις λειτουργίες που αναφέρετε.
Μπορείτε να βρείτε λεπτομερείς εξηγήσεις για τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες του Excel εδώ.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ απόλυτης και σχετικής αναφοράς κυττάρων;
Στο Excel η αναφορά αναφέρεται σε αναφορά κελιού - όπως A1 ή αναφορά εύρους - όπως A1: A10.
Σχετικές αναφορές: Πρόκειται για αναφορές κελιών που αλλάζουν όταν αντιγράφετε και επικολλάτε τον τύπο που περιέχει τις αναφορές. Για να σας δώσω ένα απλό παράδειγμα, εάν βάλετε = A10 στο κελί A1 και, στη συνέχεια, αντιγράψετε το κελί A1 και το επικολλήσετε στο κελί A2, η αναφορά θα αλλάξει σε A11. Αυτό συμβαίνει καθώς πρόκειται για μια σχετική αναφορά κελιού και αλλάζει σε σχέση με το κελί από το οποίο έχει αντιγραφεί.
Απόλυτες αναφορές: Αυτές είναι οι αναφορές που παραμένουν οι ίδιες και δεν αλλάζουν την αντιγραφή και επικόλληση του τύπου που περιέχει τις αναφορές. Για παράδειγμα, αν βάλετε = $ 10 A $ στο κελί A1 και στη συνέχεια αντιγράψετε το κελί A1 και το επικολλήσετε στο κελί A2, η αναφορά θα παραμείνει $ 10 A $. Το σύμβολο $ πριν από το αλφάβητο της στήλης και ο αριθμός σειράς το καθιστά απόλυτο.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις απόλυτες και σχετικές αναφορές εδώ.
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι σφαλμάτων που μπορείτε να αντιμετωπίσετε στο Excel;
Όταν εργάζεστε με το Excel, μπορείτε να αντιμετωπίσετε τους ακόλουθους έξι τύπους σφαλμάτων:
- #N/A Σφάλμα: Αυτό ονομάζεται σφάλμα "Η τιμή δεν είναι διαθέσιμη". Αυτό θα το δείτε όταν χρησιμοποιείτε έναν τύπο αναζήτησης και δεν μπορεί να βρει την τιμή (επομένως δεν είναι διαθέσιμο).
- #DIV/0! Λάθος: Είναι πιθανό να δείτε αυτό το σφάλμα όταν ένας αριθμός διαιρείται με 0. Αυτό ονομάζεται σφάλμα διαίρεσης.
- #ΑΞΙΑ! Error: Το σφάλμα τιμής εμφανίζεται όταν χρησιμοποιείτε εσφαλμένο τύπο δεδομένων σε έναν τύπο.
- #REF! Λάθος: Αυτό ονομάζεται σφάλμα αναφοράς και θα το δείτε όταν η αναφορά στον τύπο δεν είναι πλέον έγκυρη. Αυτό μπορεί να συμβαίνει όταν ο τύπος αναφέρεται σε αναφορά κελιού και η αναφορά κελιού δεν υπάρχει (συμβαίνει όταν διαγράφετε μια γραμμή/στήλη ή φύλλο εργασίας που αναφέρθηκε στον τύπο).
- #ΟΝΟΜΑ ΣΦΑΛΜΑ: Αυτό το σφάλμα είναι πιθανό να οφείλεται σε μια ανορθόγραφη συνάρτηση.
- #ΑΡΙΣΤΟ ΛΑΘΟΣ: Σφάλμα αριθμού μπορεί να προκύψει εάν προσπαθήσετε να υπολογίσετε μια πολύ μεγάλη τιμή στο Excel. Για παράδειγμα, = 194^643 θα επιστρέψει ένα αριθμητικό σφάλμα.
Πώς μπορείτε να αντιμετωπίσετε σφάλματα κατά την εργασία με τύπους Excel;
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να αντιμετωπίσετε τα σφάλματα στο Excel:
- Μπορείτε να επισημάνετε τα σφάλματα χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Αυτό απαιτεί τη χρήση της λειτουργίας ISERROR σε μορφοποίηση υπό όρους.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IFERROR στο Excel για να λάβετε μια συγκεκριμένη τιμή σε περίπτωση που ο τύπος επιστρέψει σφάλμα.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ISERROR για να λάβετε TRUE σε περίπτωση που υπάρχει σφάλμα και FALSE σε περίπτωση που δεν υπάρχει.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία IFNA για να αντιμετωπίσετε το σφάλμα #N/A.
Ποια συνάρτηση θα χρησιμοποιούσατε για να λάβετε την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα στο Excel;
Μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες λειτουργίες:
- TODAY () - Αυτή η συνάρτηση δεν παίρνει κανένα όρισμα και θα επέστρεφε την τρέχουσα τιμή ημερομηνίας.
- NOW () - Αυτή η συνάρτηση δεν παίρνει κανένα όρισμα και θα επέστρεφε την τρέχουσα τιμή ημερομηνίας και ώρας.
Θυμηθείτε ότι οι ημερομηνίες και η ώρα αποθηκεύονται ως αριθμοί στο Excel. Μπορείτε λοιπόν να εκτελέσετε πράξεις όπως η πρόσθεση/αφαίρεση με αυτές τις ημερομηνίες.
Πώς μπορείτε να συνδυάσετε το κείμενο από πολλά κελιά χρησιμοποιώντας έναν τύπο;
Για να συνδυάσετε κείμενο από διαφορετικά κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες τρεις μεθόδους:
- Συνάρτηση TEXTJOIN - Εάν χρησιμοποιείτε συνδρομή στο Office 365, θα έχετε τη λειτουργία TEXTJOIN διαθέσιμη στην έκδοσή σας. Κάντε κλικ εδώ για να διαβάσετε πώς λειτουργεί.
- Συνάρτηση CONCATENATE - Εάν θέλετε να συνδυάσετε τιμές στα κελιά A1 και A2, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο = CONCATENATE (A1, A2)
- Τελεστής Ampersand (&): Αυτό λειτουργεί ακριβώς όπως η συνάρτηση CONCATENATE. Για να συνδυάσετε συμβολοσειρές κειμένου στα κελιά A1 και A2, χρησιμοποιήστε τον τύπο = A1 & A2
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη σύνδεση συμβολοσειρών στο Excel εδώ.
Τι τύπο θα χρησιμοποιούσατε για να βρείτε το μήκος μιας συμβολοσειράς κειμένου σε ένα κελί;
Μπορείτε να βρείτε το μήκος μιας συμβολοσειράς σε ένα κελί χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση LEN.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε το μήκος της συμβολοσειράς στο κελί A1, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο = LEN (A1)
Ποια είναι η σύνταξη της συνάρτησης VLOOKUP;
Το VLOOKUP είναι σίγουρα μία από τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες του Excel. Και αυτή είναι επίσης μια από τις πιο συχνές ερωτήσεις του Excel που έχω δει σε συνεντεύξεις.
Εδώ είναι η σύνταξη VLOOKUP:
= VLOOKUP (τιμή_αναζήτησης, πίνακας_σειράς, col_index_num, [range_lookup])
- αξία_αναζήτησης - αυτή είναι η τιμή αναζήτησης που προσπαθείτε να βρείτε στην πιο αριστερή στήλη ενός πίνακα. Θα μπορούσε να είναι μια τιμή, μια αναφορά κελιού ή μια συμβολοσειρά κειμένου. Στο παράδειγμα του φύλλου βαθμολογίας, αυτό θα ήταν το όνομά σας.
- table_array - αυτός είναι ο πίνακας πίνακα στον οποίο αναζητάτε την τιμή. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια αναφορά σε μια περιοχή κελιών ή μια ονομαστική περιοχή. Στο παράδειγμα του φύλλου βαθμολογίας, αυτός θα είναι ολόκληρος ο πίνακας που περιέχει βαθμολογία για όλους για κάθε θέμα
- col_index - αυτός είναι ο αριθμός ευρετηρίου στήλης από τον οποίο θέλετε να λάβετε την αντίστοιχη τιμή. Στο παράδειγμα του φύλλου βαθμολογίας, εάν θέλετε τις βαθμολογίες για τα Μαθηματικά (η οποία είναι η πρώτη στήλη σε έναν πίνακα που περιέχει τις βαθμολογίες), θα αναζητούσατε τη στήλη 1. Αν θέλετε τις βαθμολογίες για τη Φυσική, θα αναζητούσατε τη στήλη 2
- [range_lookup] - εδώ καθορίζετε αν θέλετε ακριβή αντιστοίχιση ή κατά προσέγγιση αντιστοίχιση. Εάν παραλειφθεί, είναι προεπιλεγμένο ως TRUE - κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.
Αν έχετε χρόνο, σας συνιστώ να πάτε σε αυτόν τον οδηγό λειτουργιών VLOOKUP που δημιούργησα με 10 πρακτικά παραδείγματα.
Πώς θα απαλλαγείτε από τους κεντρικούς / πίσω / διπλούς χώρους σε ένα κείμενο στο Excel;
Για να απαλλαγείτε από τους κεντρικούς, πίσω και διπλούς χώρους, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία TRIM.
Για παράδειγμα, εάν έχετε μια συμβολοσειρά κειμένου στο κελί A1 και θέλετε να καταργήσετε τα κενά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:
= TRIM (A1)
Σημειώστε ότι δεν αφαιρεί μεμονωμένα κενά μεταξύ των λέξεων.
Η συνάρτηση TRIM του Excel κάνει καλή δουλειά κατά την αφαίρεση κενών στο Excel, ωστόσο, αποτυγχάνει όταν έχετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνουν (όπως αλλαγές γραμμών) στο σύνολο δεδομένων σας. Για να αφαιρέσετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνδυασμό λειτουργιών TRIM και CLEAN.
Εάν έχετε κάποιο κείμενο στο κελί Α1 από το οποίο θέλετε να αφαιρέσετε κενά, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:
= TRIM (ΚΑΘΑΡΙΟ (A1))
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό εδώ.
Ποιοι είναι οι γνωστοί περιορισμοί της λειτουργίας VLOOKUP;
Η λειτουργία VLOOKUP είναι πολύ χρήσιμη, αλλά έχει επίσης μερικούς περιορισμούς:
- Δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν η τιμή αναζήτησης βρίσκεται στα δεξιά. Για να λειτουργήσει το VLOOKUP, η τιμή αναζήτησης θα πρέπει πάντα να βρίσκεται στην πιο αριστερή στήλη. Τώρα αυτός ο περιορισμός μπορεί να ξεπεραστεί με τη χρήση του με άλλους τύπους, τείνει να κάνει τους τύπους πολύπλοκους.
- Το VLOOKUP θα έδινε λάθος αποτέλεσμα αν προσθέσετε/διαγράψετε μια νέα στήλη στα δεδομένα σας (καθώς η τιμή του αριθμού στήλης αναφέρεται τώρα σε λάθος στήλη). Μπορείτε να κάνετε τον αριθμό στήλης δυναμικό, αλλά αν σκοπεύετε να συνδυάσετε δύο ή περισσότερες συναρτήσεις, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε INDEX/MATCH στην πρώτη θέση.
- Όταν χρησιμοποιείται σε μεγάλα σύνολα δεδομένων, μπορεί να κάνει το βιβλίο εργασίας σας αργό.
Μπορείτε να διαβάσετε τη σύγκρισή μου του VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH εδώ.
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα χρήσης του συνδυασμού INDEX MATCH στο Excel.
Πότε θα χρησιμοποιούσατε τη συνάρτηση SUBTOTAL;
Όταν εργάζεστε με δεδομένα πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUBTOTAL για να λάβετε ποικιλία υποσυνολικών - όπως ΜΕΣΗ, COUNT, MAX, MIN, STDEV.
Ένα από τα κύρια σημεία της συνάρτησης SUBTOTAL είναι ότι σας επιτρέπει να αγνοείτε κρυμμένα/φιλτραρισμένα κελιά. Έτσι, εάν έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων και το φιλτράρετε βάσει κριτηρίων ή αποκρύψετε ορισμένες σειρές, η συνάρτηση SUBTOTAL θα ενημερωθεί αυτόματα για να σας δώσει το αποτέλεσμα μόνο από τα ορατά κελιά.
Φυσικά, εάν δεν θέλετε να αγνοηθούν τα δεδομένα των φιλτραρισμένων/κρυφών κελιών, μπορείτε να το κάνετε επίσης.
Τι είναι οι πτητικές συναρτήσεις; Μπορείτε να αναφέρετε μερικά;
Μια πτητική συνάρτηση υπολογίζει ξανά τον τύπο ξανά και ξανά (όποτε υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο εργασίας). Αυτό μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά το βιβλίο εργασίας.
Ένα πολύ απλό παράδειγμα μιας πτητικής συνάρτησης είναι η συνάρτηση NOW () (για να λάβετε την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα σε ένα κελί). Κάθε φορά που επεξεργάζεστε οποιοδήποτε κελί σε ένα φύλλο εργασίας, υπολογίζεται εκ νέου. Αυτό είναι καλό αν έχετε μικρό σύνολο δεδομένων και λιγότερο αριθμό τύπων, αλλά όταν έχετε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, αυτό θα μπορούσε να επιβραδύνει σημαντικά την επεξεργασία.
Ακολουθεί μια λίστα πτητικών τύπων:
- Πολύ ασταθές: RAND (), ΤΩΡΑ (), ΣΗΜΕΡΑ ()
- Σχεδόν ασταθή: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΜΠΟΝΟΥΣ: Η μορφοποίηση υπό όρους είναι επίσης ασταθής. Θα πρέπει να το χρησιμοποιείτε μόνο στα κελιά όπου χρειάζεται.
Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με συντομεύσεις πληκτρολογίου που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Ποιες είναι οι πιο χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου που χρησιμοποιείτε;
Υπάρχουν εκατοντάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel. Παραθέτω τις πέντε πρώτες συντομεύσεις μου, αλλά σε περίπτωση που έχετε τη δική σας, μη διστάσετε να το χρησιμοποιήσετε.
- ΕΛΕΓΧΟΣ Δ για να συμπληρώσετε το περιεχόμενο από το κελί παραπάνω.
- SHIFT Spacebar για να επιλέξετε ολόκληρη τη γραμμή (ή CONTROL + Spacebar για να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη).
- ΕΛΕΓΧΟΣ - για διαγραφή κελιών/γραμμής/στήλης. Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου διαγραφή όπου μπορείτε να επιλέξετε τι θα διαγράψετε.
- ΕΛΕΓΧΟΣ; για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία (CONTROL SHIFT, εισάγει την τρέχουσα ώρα).
- ΣΕΛΙΔΑ ΕΛΕΓΧΟΥ/ΣΕΛΙΔΑ για κύκλο στα φύλλα εργασίας.
Μπορείτε να διαβάσετε τα ακόλουθα σεμινάρια σε περίπτωση που θέλετε περισσότερες συντομεύσεις πληκτρολογίου:
- 20 Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel που θα εντυπωσιάσουν το αφεντικό σας
- 200+ συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel
Ποια είναι η συντόμευση για το άνοιγμα του παραθύρου διαλόγου εύρεση και αντικατάσταση
- ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤ - Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με επιλεγμένη την καρτέλα Εύρεση.
- ΕΛΕΓΧΟΣ Η - Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με επιλεγμένη την καρτέλα Αντικατάσταση.
Ποια είναι η συντόμευση για ορθογραφικό έλεγχο;
F7 - Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου ορθογραφικός έλεγχος.
Ποια είναι η συντόμευση για αυτόματη άθροιση γραμμών/στηλών;
ALT =
Εάν έχετε αριθμούς σε μια στήλη/γραμμή, μπορείτε να λάβετε γρήγορα το άθροισμα χρησιμοποιώντας αυτήν τη συντόμευση πληκτρολογίου Excel.
Ποια είναι η συντόμευση για να ανοίξετε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel;
ΕΛΕΓΧΟΣ Ν
Αυτό λειτουργεί μόνο όταν έχετε ανοιχτή την εφαρμογή Excel.
Πώς μπορείτε να επιλέξετε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις ΕΛΕΓΧΟΣ Α - κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο Α δύο φορές.
Σε περίπτωση που δεν έχετε δεδομένα γύρω από το ενεργό κελί, αν πατήσετε το πλήκτρο Α μία φορά θα επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Σε περίπτωση όμως που υπάρχουν δεδομένα, πατώντας το πλήκτρο A επιλέξτε μία φορά ολόκληρα τα δεδομένα και ξαναχτυπώντας τα και στη συνέχεια επιλέξτε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας.
Πώς θα εισαγάγατε μια νέα γραμμή στο ίδιο κελί;
Για να εισαγάγετε μια νέα γραμμή στο ίδιο κελί, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση ALT Enter - κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και πατήστε enter.
Ποια είναι η συντόμευση για την εισαγωγή σχολίου στο Excel;
SHIFT F2
Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το σχόλιο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT πατήστε το πλήκτρο F2.
Σε περίπτωση που έχετε επιλέξει μια περιοχή κελιών, θα εισαγάγει το σχόλιο μόνο στο ενεργό κελί.
Ερωτήσεις περιστροφικού πίνακα Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με τον Συγκεντρωτικό πίνακα που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Τι είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας και πότε θα τον χρησιμοποιούσατε;
Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι μια δυνατότητα στο Microsoft Excel που σας επιτρέπει να συνοψίζετε γρήγορα τεράστια σύνολα δεδομένων (με λίγα κλικ).
Ακόμα κι αν είστε εντελώς νέοι στον κόσμο του Excel, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα. Είναι τόσο εύκολο όσο το σύρσιμο και η απόθεση κεφαλίδων γραμμών/στηλών για τη δημιουργία αναφορών.
Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, εάν έχετε τα δεδομένα πωλήσεων των 10.000 σειρών από τέσσερις διαφορετικές περιοχές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε αμέσως ποιες είναι οι συνολικές πωλήσεις σε κάθε περιοχή. Εάν θέλετε να αναλύσετε περαιτέρω και να δείτε ποιες είναι οι πωλήσεις κάθε προϊόντος σε κάθε περιοχή, μπορείτε εύκολα να το κάνετε (είναι κυριολεκτικά τόσο εύκολο όσο το να σύρετε ένα σημείο δεδομένων σε ένα πλαίσιο).
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες εδώ.
Ποιες είναι οι διάφορες ενότητες σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα;
Ένας περιστρεφόμενος πίνακας αποτελείται από τέσσερα διαφορετικά τμήματα:
- Τιμή Περιοχή: Αυτή είναι η περιοχή όπου αναφέρονται οι τιμές.
- Περιοχή σειρών: Οι επικεφαλίδες στα αριστερά της περιοχής Αξίες κάνουν την περιοχή Σειρές.
- Περιοχή στηλών: Οι επικεφαλίδες στην κορυφή της περιοχής Αξίες κάνουν την περιοχή Στήλες.
- Περιοχή φίλτρου: Είναι ένα προαιρετικό φίλτρο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για περαιτέρω αναζήτηση στο σύνολο δεδομένων.
Τι είναι οι τεμαχιστές;
Οι τεμαχιστές εισήχθησαν στον Συγκεντρωτικό πίνακα στην έκδοση του Excel του 2010.
Ένα εργαλείο κοπής πίνακα περιστροφής σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες από τις επιλογές στο πλαίσιο Slicer (όπως φαίνεται παρακάτω).
Τι είναι ένα Pivot Chart
Όταν δημιουργείτε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, λαμβάνετε τη σύνοψη των δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε αυτήν τη σύνοψη σε ένα γράφημα που είναι συνδεδεμένο με τα δεδομένα.
Αυτό το γράφημα ονομάζεται Pivot Chart.
Ένα μεγάλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός Συγκεντρωτικού Διαγράμματος είναι ότι ενημερώνεται όταν αλλάζετε τη διάταξη του Συγκεντρωτικού πίνακα. Για παράδειγμα, εάν έχετε τις συνολικές πωλήσεις ανά περιοχή και ενημερώσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα για να εμφανίσετε δεδομένα πωλήσεων για κάθε προϊόν στις περιοχές, το Συγκεντρωτικό γράφημα θα ενημερωθεί αναλόγως.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των Συγκεντρωτικών Διαγραμμάτων έναντι των Τακτικών Διαγραμμάτων;
Ενώ τα Pivot Charts είναι εκπληκτικά και διαθέτουν τη δυνατότητα ενημέρωσης όταν ενημερώνεται ο Συγκεντρωτικός πίνακας, αυτά δεν είναι τόσο ευέλικτα όσο τα κανονικά γραφήματα.
Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να κάνετε πολλές προσαρμογές σε ένα κανονικό γράφημα του Excel, αλλά όχι σε ένα διάγραμμα περιστροφής. Επίσης, εάν προσαρμόσετε ένα Συγκεντρωτικό γράφημα και, στη συνέχεια, ενημερώσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα, είναι πιθανό να χάσετε την προσαρμογή.
Παρά τους περιορισμούς, τα Συγκεντρωτικά γραφήματα είναι χρήσιμα και μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε γρήγορες προβολές από έναν Συγκεντρωτικό πίνακα.
Πώς μπορείτε να ανανεώσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα;
Για να ανανεώσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ανανέωση.
Ένας άλλος τρόπος ανανέωσης ενός Συγκεντρωτικού πίνακα είναι η επιλογή οποιουδήποτε κελιού στον Συγκεντρωτικό πίνακα. Θα ενεργοποιήσει την καρτέλα Εργαλεία περιστροφικού πίνακα. Στην καρτέλα Ανάλυση, κάντε κλικ στο «Ανανέωση».
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την ανανέωση του Συγκεντρωτικού πίνακα εδώ.
Μπορείτε να ομαδοποιήσετε ημερομηνίες στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες;
Εάν έχετε καταχωρημένες εγγραφές ημερομηνίας, μπορείτε εύκολα να τις ομαδοποιήσετε στα ακόλουθα τμήματα:
- Χρόνια
- Κατάλυμα
- Μήνες
- Εβδομάδες
- Ημέρες
- Hρες / Λεπτά / Δευτερόλεπτα
Η επιλογή ομαδοποίησης δεδομένων στον Συγκεντρωτικό πίνακα βρίσκεται στην καρτέλα Ανάλυση, η οποία γίνεται ορατή όταν επιλέγετε ένα κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα στην περιοχή Σειρές.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τις ομαδοποιήσεις ημερομηνιών στον Συγκεντρωτικό πίνακα εδώ.
Τι είναι το Pivot Cache;
Το Pivot Cache είναι κάτι που δημιουργείται αυτόματα όταν δημιουργείτε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα. Είναι ένα αντικείμενο που περιέχει ένα αντίγραφο της προέλευσης δεδομένων. Ενώ δεν μπορείτε να το δείτε, είναι μέρος του βιβλίου εργασίας και συνδέεται με τον Συγκεντρωτικό πίνακα. Όταν πραγματοποιείτε οποιεσδήποτε αλλαγές στον Συγκεντρωτικό πίνακα, δεν χρησιμοποιεί την πηγή δεδομένων, αλλά χρησιμοποιεί την Συγκεντρωτική κρυφή μνήμη. Ο λόγος που δημιουργείται μια κεντρική μνήμη περιστροφής είναι η βελτιστοποίηση της λειτουργίας του συγκεντρωτικού πίνακα. Ακόμα και όταν έχετε χιλιάδες σειρές δεδομένων, ένας περιστρεφόμενος πίνακας είναι εξαιρετικά γρήγορος στην περίληψή του. Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέτετε στοιχεία στις γραμμές/στήλες/τιμές/φίλτρα και θα ενημερώσετε άμεσα τα αποτελέσματα. Το Pivot Cache επιτρέπει αυτήν τη γρήγορη λειτουργία ενός περιστροφικού πίνακα.
Μπορείτε να φτιάξετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα από πολλούς πίνακες;
Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα από πολλούς διαφορετικούς πίνακες. Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει σύνδεση σε αυτούς τους πίνακες.
Για παράδειγμα, εάν έχετε δύο πίνακες, έναν με ημερομηνία, αναγνωριστικό προϊόντος και αξία πώλησης και έναν άλλο που έχει αναγνωριστικό προϊόντος και όνομα προϊόντος, τότε μπορείτε να τα συνδυάσετε ως κοινή στήλη στο αναγνωριστικό προϊόντος.
Αφού συνδέσετε αυτούς τους πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα από αυτούς.
Ένα κρίσιμο μέρος αυτού είναι η δημιουργία σχέσεων πίνακα (όπου καθορίζετε τη σχέση μεταξύ 2 πινάκων).
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό εδώ.
Τι είναι τα Υπολογισμένα Πεδία στον Συγκεντρωτικό Πίνακα;
Ένα υπολογιζόμενο πεδίο σάς επιτρέπει να προσθέσετε μια στήλη στα δεδομένα του Συγκεντρωτικού πίνακα, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπάρχουσες στήλες για να κάνετε κάποιους υπολογισμούς.
Επιτρέψτε μου να σας δώσω ένα απλό παράδειγμα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων λιανοπωλητών και έχετε δημιουργήσει έναν Συγκεντρωτικό πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω:
Ο παραπάνω Συγκεντρωτικός Πίνακας συνοψίζει τις τιμές πωλήσεων και κερδών για τους λιανοπωλητές.
Τώρα, τι γίνεται αν θέλετε επίσης να μάθετε ποιο ήταν το περιθώριο κέρδους αυτών των λιανοπωλητών (όπου το περιθώριο κέρδους είναι «Κέρδος» διαιρούμενο με «Πωλήσεις»).
Έχετε μερικές επιλογές:
- Μπορείτε να επιστρέψετε στο αρχικό σύνολο δεδομένων και να προσθέσετε αυτήν τη νέα στήλη. Αυτό είναι εφικτό αλλά δεν είναι η καλύτερη λύση καθώς αλλάζει το αρχικό σύνολο δεδομένων και αυξάνει το μέγεθος του αρχείου.
- Μπορείτε να κάνετε αυτόν τον υπολογισμό εκτός του Συγκεντρωτικού πίνακα. Αυτό είναι εντάξει εάν ο Συγκεντρωτικός πίνακας είναι στατικός, αλλά αν ενημερώσετε τον πίνακα ή αλλάξετε τη διάταξη, θα πρέπει να κάνετε ξανά τους υπολογισμούς.
- Προσθέτετε ένα υπολογιζόμενο πεδίο.
Εξετάστε το Υπολογισμένο πεδίο ως εικονική στήλη που έχετε προσθέσει χρησιμοποιώντας τις υπάρχουσες στήλες από τον Συγκεντρωτικό πίνακα.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη χρήση ενός Υπολογισμένου Πεδίου Συγκεντρωτικού Πίνακα:
- Δεν απαιτεί να χειρίζεστε τύπους ή να ενημερώνετε δεδομένα πηγής.
- Είναι επεκτάσιμο καθώς θα λαμβάνει αυτόματα υπόψη τα νέα δεδομένα που μπορείτε να προσθέσετε στον Συγκεντρωτικό πίνακα. Μόλις προσθέσετε ένα πεδίο υπολογισμού, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως οποιοδήποτε άλλο πεδίο στον Συγκεντρωτικό πίνακα.
- Είναι εύκολο να ενημερώσετε και να διαχειριστείτε. Για παράδειγμα, εάν οι μετρήσεις αλλάξουν ή πρέπει να αλλάξετε τον υπολογισμό, μπορείτε εύκολα να το κάνετε από τον ίδιο τον Συγκεντρωτικό πίνακα.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον Υπολογισμένο Πεδίο Συγκεντρωτικού Πίνακα εδώ.
Ερωτήσεις γραφήματος Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνηθισμένες ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με το γράφημα που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Τι είναι το γράφημα στήλης;
Ένα γράφημα στηλών αποτελείται από κάθετες ράβδους που χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση τιμών με την πάροδο του χρόνου ή δύο τιμές σύγκρισης σε διαφορετικές κατηγορίες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε πώς έχουν πραγματοποιηθεί οι πωλήσεις όλα αυτά τα χρόνια. Or μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε ποια κατηγορία προϊόντων έχει κάνει καλύτερες πωλήσεις. Δεδομένου ότι μπορείτε να δείτε όλες τις κάθετες ράβδους με τη μία, είναι ευκολότερο να δείτε και να συγκρίνετε οπτικά.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ομαδοποιημένα γραφήματα στηλών, όπου μπορείτε να έχετε πολλές στήλες για την ίδια κατηγορία ή έτος (κάτι όπως φαίνεται παρακάτω).
Τι είναι το ραβδόγραμμα;
Ένα γράφημα ράβδων αποτελείται από οριζόντιες ράβδους που χρησιμοποιείται για τη σύγκριση τιμών σε διαφορετικές κατηγορίες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε ποια κατηγορία προϊόντων έχει κάνει καλύτερες πωλήσεις. Or ποια ήταν η απάντηση μιας έρευνας.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ομαδοποιημένα γραφήματα ράβδων, όπου μπορείτε να έχετε πολλές γραμμές για την ίδια κατηγορία (κάτι όπως φαίνεται παρακάτω).
Τι είναι το Γραφικό γράφημα;
Το γράφημα γραμμών είναι χρήσιμο όταν θέλετε να εμφανίσετε μια τάση με τα χρόνια (ή άλλες χρονικές περιόδους όπως εβδομάδες, μήνες ή τρίμηνα).
Μπορείτε να έχετε πολλές γραμμές σε ένα γράφημα γραμμών. Αυτό θα σας επιτρέψει να συγκρίνετε διαφορετικές κατηγορίες για το ίδιο χρονικό διάστημα (κάτι όπως φαίνεται παρακάτω).
Τι είναι το διάγραμμα Scatter;
Ένα διάγραμμα διασποράς χρησιμοποιείται για τη σύγκριση δύο συνόλων τιμών. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε δεδομένα διαφορετικών προϊόντων σε δύο KPI και μπορείτε να σχεδιάσετε τα δεδομένα σε ένα διάγραμμα διασποράς (όπως φαίνεται παρακάτω).
Αυτό σας επιτρέπει να δείτε ποια προϊόντα είναι καλά και στα δύο KPI (το επάνω δεξιό τεταρτημόριο) ή κάνουν κακό και στα δύο KPI (κάτω αριστερό τεταρτημόριο).
Μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα διαγράμματος διασποράς σε δράση στον Πίνακα ελέγχου KPI εδώ.
Είναι τα γραφήματα πίτας καλά; Πρέπει να χρησιμοποιείται σε αναφορές/πίνακα ελέγχου;
Υπάρχουν δύο σχολές σκέψεων.
Υπάρχουν μερικοί που μισούν τελείως το διάγραμμα πίτας και συνιστούν να μην τα χρησιμοποιείτε ποτέ (όπως αυτό το άρθρο). Και στη συνέχεια υπάρχουν μερικοί (συμπεριλαμβανομένου και του εαυτού μου), οι οποίοι κάποτε χρησιμοποιούν γραφήματα πίτας σε πίνακες εργαλείων σε αναφορές.
Υπάρχουν πολλοί διευθυντές που είναι άνετοι με τα γραφήματα πίτας και τα βρίσκουν εύκολα στην ανάγνωση. Έτσι, εάν θέλετε να εμφανίσετε μια ανάλυση των εσόδων ανά διαίρεση (όπου έχετε μόνο λίγα τμήματα), τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διάγραμμα πίτας.
Επιτρέψτε μου να είμαι σαφής. Το διάγραμμα πίτας μπορεί να αντικατασταθεί πλήρως από ένα γράφημα ράβδων. Δεν υπάρχει επιπλέον όφελος από τη χρήση του. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, τα γραφήματα πίτας κάνουν μια καλή ιστορία (για παράδειγμα, δείχνει ότι ένα τμήμα φέρνει ~ 75% των εσόδων, όπως φαίνεται παρακάτω).
Θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση γραφημάτων πίτας:
- Σε περίπτωση που η διαφορά στις τιμές δεν είναι σημαντική. Η διαφορά απεικονίζεται καλύτερα με ένα ραβδόγραμμα.
- Σε περίπτωση που υπάρχουν πάρα πολλά μέρη σε ένα διάγραμμα πίτας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορεί να φαίνεται ακατάστατο.
Τι είναι το διάγραμμα καταρράκτη; Πότε θα το χρησιμοποιούσατε;
Ένα διάγραμμα καταρράκτη δείχνει διαφορετικές τιμές (θετικές και αρνητικές) που οδηγούν στην τιμή του τελικού αποτελέσματος. Για παράδειγμα, αν αναλύετε το καθαρό εισόδημα των εταιρειών, μπορείτε να έχετε όλα τα στοιχεία κόστους που εμφανίζονται στο διάγραμμα καταρράκτη.
Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε οπτικά πώς αποκτάται η αξία από τα έσοδα στο καθαρό εισόδημα όταν αφαιρεθούν όλα τα κόστη.
Τι είναι τα συνδυαστικά γραφήματα;
Τα συνδυαστικά γραφήματα είναι εκείνα όπου συνδυάζετε περισσότερους από έναν τύπους γραφημάτων. Ένα δημοφιλές παράδειγμα αυτού είναι η εμφάνιση γραφήματος ράβδων με γραφήματα γραμμών.
Συνδυαστικά γραφήματα σας επιτρέπουν να παρουσιάσετε και να συγκρίνετε δύο διαφορετικά σύνολα δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ενδιαφέρει να σχεδιάσετε τα στοιχεία εσόδων μιας εταιρείας και ταυτόχρονα να είστε σε θέση να δείξετε πώς άλλαξε το περιθώριο κέρδους. Ένας συνδυασμός γραφήματος (όπως φαίνεται παρακάτω) είναι ένας κατάλληλος τρόπος για να το κάνετε αυτό.
Τι είναι οι δευτερεύοντες άξονες σε ένα γράφημα;
Σε ένα γράφημα, υπάρχει ένας άξονας Υ όπου εμφανίζεται η κλίμακα στην οποία μπορείτε να μετρήσετε το γράφημα (να είναι ένα γράφημα ράβδων ή ένα γράφημα γραμμών ή άλλα).
Σε περιπτώσεις όπου δύο έχετε δύο διαφορετικούς τύπους συνόλων δεδομένων με σημαντική διαφορά στην τιμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους δευτερεύοντες άξονες.
Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε το περιθώριο εσόδων και καθαρού εισοδήματος στο ίδιο γράφημα, πρέπει να εμφανίσετε δύο διαφορετικούς άξονες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα έσοδα μπορεί να είναι σε χιλιάδες ή εκατομμύρια, αλλά το καθαρό περιθώριο εισοδήματος θα είναι σε ποσοστό και πάντα μικρότερο από 100%. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να έχετε δύο άξονες, έναν που δείχνει κλίμακα για τα έσοδα και έναν που κλίμακα για το περιθώριο καθαρού εισοδήματος.
Έτσι, όταν προσθέτετε άλλους άξονες, ονομάζονται δευτερεύοντες άξονες. Στο παρακάτω σχήμα, οι άξονες στα δεξιά είναι οι δευτερεύοντες άξονες.
Τι είναι το γράφημα Bullet; Πότε πρέπει να το χρησιμοποιήσουμε;
Τα γραφήματα με κουκκίδες σχεδιάστηκαν από τον ειδικό του πίνακα ελέγχου Stephen Few και έκτοτε έγινε ευρέως αποδεκτό ως μία από τις καλύτερες αναπαραστάσεις χαρτογράφησης όπου πρέπει να δείξετε απόδοση έναντι ενός στόχου.
Ένα από τα καλύτερα πράγματα για τα γραφήματα κουκκίδων είναι ότι είναι γεμάτα με πληροφορίες και καταλαμβάνει ελάχιστο χώρο στην αναφορά ή στους πίνακες ελέγχου.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα ενός γραφήματος με κουκκίδες:
Λάβετε υπόψη ότι τα γραφήματα κουκκίδων δεν είναι ένας προεπιλεγμένος τύπος γραφήματος στο Excel και πρέπει να χρησιμοποιήσετε διάφορα βήματα για να τα δημιουργήσετε.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους πίνακες με κουκκίδες εδώ.
Ερωτήσεις ανάλυσης δεδομένων Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με την Ανάλυση Δεδομένων που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Πώς να αντικαταστήσετε μια τιμή με άλλη στο Excel;
Μπορείτε να αντικαταστήσετε μια τιμή με μια άλλη χρησιμοποιώντας τη λειτουργία FIND & REPLACE στο Excel.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το σύνολο δεδομένων και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου - CONTROL H (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και στη συνέχεια πατήστε H). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση & αντικατάσταση.
Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να καθορίσετε την τιμή που θέλετε να αλλάξετε και την τιμή αντικατάστασης.
Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την Εύρεση και αντικατάσταση, κάντε κλικ εδώ.
Τι είδους φίλτρα δεδομένων είναι διαθέσιμα στο Excel;
Στο Excel, μπορείτε να φιλτράρετε ένα σύνολο δεδομένων με βάση το είδος των δεδομένων.
Οι ακόλουθοι τύποι φίλτρων δεδομένων είναι διαθέσιμοι στο Excel:
- Φίλτρο κειμένου
- Φίλτρο αριθμών
- Φίλτρο ημερομηνίας
Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρο σε ένα σύνολο δεδομένων, επιλέγοντας τα δεδομένα, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φίλτρο.
Όταν έχετε δεδομένα πίνακα και εφαρμόζετε φίλτρα, με βάση τα δεδομένα στη στήλη, το Excel σας δείχνει το σχετικό φίλτρο. Για παράδειγμα, εάν έχετε δεδομένα κειμένου, θα εμφανίζονται φίλτρα που σχετίζονται με το κείμενο (όπως το κείμενο περιέχει, αρχίζει με, τελειώνει με κλπ.).
Εσείς γ
Πώς μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel;
Υπάρχει μια δυνατότητα ταξινόμησης στο Excel που μπορεί να ταξινομήσει δεδομένα με βάση το κείμενο, τους αριθμούς ή τα χρώματα.
Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι ταξινόμησης δεδομένων στο Excel:
- Επιλέξτε τα δεδομένα και κάντε κλικ σε ένα από τα δύο εικονίδια ταξινόμησης στην καρτέλα Δεδομένα.
- Επιλέξτε τα δεδομένα και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης και μπορείτε να καθορίσετε τη στήλη για ταξινόμηση και τα κριτήρια (αύξουσα/φθίνουσα).
- Εφαρμόστε φίλτρο δεδομένων και κάντε κλικ στο φίλτρο. Μαζί με τις επιλογές φίλτρου, εμφανίζει επίσης τις επιλογές ταξινόμησης δεδομένων.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τη διαλογή δεδομένων εδώ.
Τι είναι η επικύρωση δεδομένων;
Η επικύρωση δεδομένων σάς επιτρέπει να εισαγάγετε μόνο αυτά τα δεδομένα σε ένα κελί που πληροί κριτήρια.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να έχετε εισαγάγει μόνο αριθμούς σε ένα κελί, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να το κάνετε αυτό. Σε περίπτωση που κάποιος εισάγει κάτι άλλο εκτός από αριθμούς, το Excel θα εμφανίσει σφάλμα και δεν θα το επιτρέψει.
Οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων είναι διαθέσιμες στην καρτέλα δεδομένα.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την επικύρωση δεδομένων εδώ.
Η επικύρωση δεδομένων μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμη όταν δημιουργείτε φόρμες στο Excel. Για παράδειγμα, εάν θέλετε ένας χρήστης να εισαγάγει μόνο την ηλικία του, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Επικύρωση δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι το κελί δέχεται μόνο μια αριθμητική τιμή.
Πώς μπορείτε να μεταφέρετε ένα σύνολο δεδομένων στο Excel;
Υπάρχουν δύο δημοφιλείς τρόποι μεταφοράς δεδομένων στο Excel:
- Χρήση του Ειδικού πλαισίου διαλόγου Επικόλληση.
- Χρήση της λειτουργίας μεταφοράς.
Με το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, πρέπει πρώτα να αντιγράψετε τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε, να επιλέξετε το κελί στο οποίο θέλετε να το επικολλήσετε, να κάνετε δεξί κλικ και να μεταβείτε στην Ειδική επικόλληση και να επιλέξετε την επιλογή Μεταφορά (όπως φαίνεται παρακάτω).
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη μεταφορά δεδομένων στο Excel εδώ.
Πώς μπορείτε να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά στο Excel;
Εάν εργάζεστε με ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει κενά κελιά, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε αυτά τα κελιά στο Excel. Μόλις επιλεγεί, μπορείτε να επιλέξετε να τα επισημάνετε, να τα διαγράψετε ή να προσθέσετε κάποια τιμή σε αυτό (όπως 0 ή NA).
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε ειδικό στο Excel.
Ακολουθούν τα βήματα για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά στο Excel:
- Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών)
- Πατήστε F5 (ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε)
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Ειδικό» (ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε ειδικό)
- Επιλέξτε Κενά και κάντε κλικ στο κουμπί OK (αυτό επιλέγει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων σας)
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την επιλογή κενών κελιών στο Excel εδώ.
Πώς μπορείτε να αφαιρέσετε διπλότυπα από ένα σύνολο δεδομένων;
Το Excel διαθέτει μια ενσωματωμένη λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να αφαιρέσετε διπλά κελιά/γραμμές στο Excel.
Μπορείτε να βρείτε την επιλογή κατάργησης διπλότυπων στην καρτέλα Δεδομένα.
Ακολουθούν τα βήματα για την κατάργηση διπλότυπων στο Excel:
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διπλότυπων.
- Στο παράθυρο διαλόγου Κατάργηση διπλότυπων, εάν τα δεδομένα σας έχουν κεφαλίδες, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή «Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες». Επιλέξτε τη στήλη από την οποία θέλετε να καταργήσετε διπλότυπα.
- Κάντε κλικ στο OK
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την κατάργηση διπλότυπων στο Excel εδώ.
Τι είναι ένα προηγμένο φίλτρο στο Excel;
Το προηγμένο φίλτρο Excel - όπως υποδηλώνει το όνομα - είναι η προηγμένη έκδοση του κανονικού φίλτρου. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε πιο σύνθετα κριτήρια για να φιλτράρετε το σύνολο δεδομένων σας.
Ακολουθούν μερικές διαφορές μεταξύ του κανονικού φίλτρου και του προχωρημένου φίλτρου:
- Ενώ το κανονικό φίλτρο δεδομένων θα φιλτράρει το υπάρχον σύνολο δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το προηγμένο φίλτρο Excel για να εξαγάγετε το σύνολο δεδομένων και σε κάποια άλλη θέση.
- Το Excel Advanced Filter σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε πολύπλοκα κριτήρια. Για παράδειγμα, εάν έχετε δεδομένα πωλήσεων, μπορείτε να φιλτράρετε δεδομένα βάσει ενός κριτηρίου όπου ο εκπρόσωπος πωλήσεων είναι ο Bob και η περιοχή είναι βόρεια ή νότια.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Excel Advanced Filter εδώ.
Μπορείτε να ταξινομήσετε πολλές στήλες ταυτόχρονα;
Ναι, μπορείτε να ταξινομήσετε πολλές στήλες στο Excel.
Με πολλαπλή ταξινόμηση, η ιδέα είναι να ταξινομήσετε μια στήλη και στη συνέχεια να ταξινομήσετε την άλλη στήλη διατηρώντας την πρώτη στήλη ανέπαφη.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα διαλογής πολλαπλών επιπέδων στο Excel.
Σημειώστε ότι η στήλη Α ταξινομείται πρώτα σε αυτήν την περίπτωση και στη συνέχεια η στήλη Β ταξινομείται. Το τελικό αποτέλεσμα ταξινομεί τις τιμές της στήλης Α και τη στήλη Β για κάθε στοιχείο της στήλης Α.
Για να κάνετε ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση. Για να το αποκτήσετε, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση.
Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, μπορείτε να καθορίσετε τις λεπτομέρειες ταξινόμησης για μια στήλη και, στη συνέχεια, για να ταξινομήσετε μια άλλη στήλη, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Αυτό θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε με βάση πολλές στήλες.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την ταξινόμηση δεδομένων πολλών στηλών εδώ.
Τι είναι ένας πίνακας δεδομένων με μία μεταβλητή;
Ένας πίνακας δεδομένων μεταβλητών στο Excel είναι πιο κατάλληλος σε καταστάσεις όταν θέλετε να δείτε πώς αλλάζει το τελικό αποτέλεσμα όταν αλλάζετε μία από τις μεταβλητές εισόδου.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε πόσο αλλάζουν οι μηνιαίες δόσεις εάν αυξήσετε/μειώσετε τον αριθμό των μηνών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα δεδομένων με μία μεταβλητή για αυτό. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε τη μηνιαία πληρωμή λιγότερο από $ 500 και να γνωρίζετε ποιες επιλογές έχετε (6 μήνες, 9 μήνες, 12 μήνες κ.λπ.)
Η επιλογή ρύθμισης του πίνακα δεδομένων Μίας μεταβλητής βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα, στο αναπτυσσόμενο μενού Αν και τι γίνεται αν.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον πίνακα δεδομένων με μια μεταβλητή εδώ.
Τι είναι ο πίνακας δεδομένων δύο μεταβλητών;
Ο πίνακας δεδομένων δύο μεταβλητών στο Excel είναι πιο κατάλληλος σε καταστάσεις όταν θέλετε να δείτε πώς αλλάζει το τελικό αποτέλεσμα όταν αλλάζετε δύο από τις μεταβλητές εισόδου.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε πόσο αλλάζουν οι μηνιαίες δόσεις εάν αυξήσετε/μειώσετε τον αριθμό των μηνών και το επιτόκιο.
Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα δεδομένων με δύο μεταβλητές που θα σας εμφανίζει μια τελική μηνιαία δόση βάσει διαφορετικών συνδυασμών επιτοκίου και αριθμού μηνών. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε τη μηνιαία πληρωμή λιγότερο από $ 500 και να γνωρίζετε ποιες είναι οι επιλογές που έχετε.
Η επιλογή ρύθμισης πίνακα δεδομένων δύο μεταβλητών βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα, στην αναπτυσσόμενη ανάλυση Τι γίνεται αν.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον πίνακα δεδομένων δύο μεταβλητών εδώ.
Τι είναι το Scenario Manager;
Ο Διαχειριστής σεναρίου στο Excel μπορεί να είναι το εργαλείο επιλογής όταν έχετε πολλές μεταβλητές και θέλετε να δείτε την επίδραση στο τελικό αποτέλεσμα όταν αυτές οι μεταβλητές αλλάζουν. Εάν αλλάζετε μόνο μία ή δύο μεταβλητές, μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή δύο μεταβλητές -πίνακας μεταβλητών δεδομένων. Αλλά αν έχετε 3 ή περισσότερες από 3 μεταβλητές που μπορούν να αλλάξουν, τότε ο διαχειριστής σεναρίου είναι ο τρόπος να προχωρήσετε.
Για παράδειγμα, εάν είστε διευθυντής πωλήσεων σε τοπικό επίπεδο και έχετε τέσσερις περιοχές κάτω από εσάς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα διαχείρισης σεναρίων για να δημιουργήσετε διαφορετικά σενάρια (όπως):
- Κανένας από την περιοχή δεν παρουσιάζει αύξηση πωλήσεων.
- Η περιοχή Α αυξάνεται 10% αλλά οι άλλες 3 δεν αναπτύσσονται.
- Οι περιοχές Α και Β αυξάνονται κατά 10%, αλλά άλλες δύο δεν αναπτύσσονται.
Καταλάβατε την ιδέα… σωστά;
Με το διαχειριστή σεναρίων στο Excel, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τα σενάρια και να τα αναλύσετε ένα προς ένα ή ως σύνοψη όλων των σεναρίων.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον διαχειριστή σεναρίων εδώ.
Τι είναι το Goal Seek;
Η αναζήτηση στόχων στο Excel, όπως υποδηλώνει το όνομα, σας βοηθά στην επίτευξη μιας τιμής (του στόχου) αλλάζοντας μια εξαρτημένη τιμή.
Για παράδειγμα, εάν αγοράζετε αυτοκίνητο και θέλετε να μάθετε πόσες δόσεις μηνών πρέπει να επιλέξετε, έτσι ώστε η μηνιαία πληρωμή σας να μην υπερβαίνει τα $ 500, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας την αναζήτηση στόχου.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Goal Seek εδώ.
Τι είναι το Solver;
Το Solver στο Excel είναι ένα πρόσθετο που σας επιτρέπει να λάβετε τη βέλτιστη λύση όταν υπάρχουν πολλές μεταβλητές και περιορισμοί. Μπορείτε να το θεωρήσετε ως μια προηγμένη έκδοση του Goal Seek.
Με το Solver, μπορείτε να καθορίσετε ποιοι είναι οι περιορισμοί και ο στόχος που πρέπει να επιτύχετε. Κάνει τον υπολογισμό στο back-end για να σας δώσει μια πιθανή λύση.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Solver εδώ.
Ερωτήσεις Excel VBA
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με το VBA που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Τι είναι το VBA;
Το VBA σημαίνει Visual Basic for Applications. Είναι η γλώσσα προγραμματισμού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε εργασίες στο Excel.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση του VBA στο Excel;
Ενώ το Excel διαθέτει πολλές εκπληκτικές δυνατότητες και λειτουργίες, ενδέχεται να μην έχει όλα όσα χρειάζεστε.
Το VBA σάς επιτρέπει να ενισχύσετε την ικανότητα του Excel δημιουργώντας κώδικες που μπορούν να αυτοματοποιήσουν εργασίες στο Excel. Παρακάτω είναι μερικά από τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε αυτό το VBA:
- Αυτοματοποιήστε ένα σύνολο εργασιών και εξοικονομήστε χρόνο.
- Δημιουργήστε τις δικές σας λειτουργίες Excel (σε περίπτωση που οι υπάρχουσες λειτουργίες δεν είναι αρκετές).
- Δημιουργήστε και μοιραστείτε τους κωδικούς σας με άλλα άτομα, ώστε να μπορούν επίσης να αυτοματοποιήσουν εργασίες και να εξοικονομήσουν χρόνο.
- Δημιουργήστε προσαρμοσμένες εφαρμογές.
Τι είναι η μακροεντολή στο Excel;
Η μακροεντολή είναι ένα σύνολο οδηγιών γραμμένων στη γλώσσα VBA που το Excel μπορεί να κατανοήσει και να εκτελέσει. Μια μακροεντολή μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια γραμμή ή μπορεί να έχει μήκος χιλιάδες γραμμές.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι άνθρωποι τείνουν να χρησιμοποιούν τον κώδικα VBA και τη μακροεντολή εναλλακτικά.
Πώς μπορείτε να καταγράψετε μια μακροεντολή στο Excel;
Ακόμα κι αν δεν γνωρίζετε τίποτα για το VBA, μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε κάποιες μακροεντολές και να αυτοματοποιήσετε την εργασία σας.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό καταγράφοντας μια μακροεντολή.
Όταν εγγράφετε μια μακροεντολή, το Excel παρακολουθεί στενά τα βήματα που κάνετε και το σημειώνει σε μια γλώσσα που καταλαβαίνει - η οποία είναι VBA.
Τώρα, όταν σταματήσετε την εγγραφή, αποθηκεύσετε τη μακροεντολή και την εκτελέσετε, το Excel απλώς επιστρέφει στον κώδικα VBA που δημιούργησε και ακολουθεί τα ίδια ακριβώς βήματα.
Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν δεν γνωρίζετε τίποτα για το VBA, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ορισμένες εργασίες απλά αφήνοντας το Excel να καταγράψει τα βήματά σας μία φορά και στη συνέχεια να τα επαναχρησιμοποιήσετε αργότερα.
Μπορείτε να εγγράψετε μια μακροεντολή χρησιμοποιώντας την επιλογή Εγγραφή μακροεντολής που είναι διαθέσιμη στην καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα.
Μόλις καταγράψετε τη μακροεντολή, το Excel το αποθηκεύει με το όνομα που καθορίζετε και στη συνέχεια μπορείτε εύκολα να το επαναχρησιμοποιήσετε όσες φορές θέλετε.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την εγγραφή μιας μακροεντολής εδώ.
Ποιοι είναι οι περιορισμοί της εγγραφής μιας μακροεντολής στο Excel;
Ενώ η εγγραφή μιας μακροεντολής είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη γρήγορη δημιουργία κώδικα, έχει τους ακόλουθους περιορισμούς:
- Δεν μπορείτε να εκτελέσετε έναν κωδικό χωρίς να επιλέξετε το αντικείμενο. Εάν θέλετε η συσκευή εγγραφής μακροεντολών να μεταβεί στο επόμενο φύλλο εργασίας και να επισημάνει όλα τα συμπληρωμένα κελιά στη στήλη Α, χωρίς να αφήσετε το τρέχον φύλλο εργασίας, τότε δεν θα είναι σε θέση να το κάνει αυτό. Είναι επειδή αν σας ζητήσω να το κάνετε αυτό, ακόμη και εσείς δεν θα μπορείτε να το κάνετε αυτό (χωρίς να αφήσετε το τρέχον φύλλο). Και αν δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας, πώς θα καταγράψει τις ενέργειές σας η συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να μεταβείτε χειροκίνητα και να δημιουργήσετε/επεξεργαστείτε τον κώδικα.
- Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λειτουργία με μια συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Με το VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο φύλλο εργασίας ως κανονικές συναρτήσεις. Μπορείτε να το δημιουργήσετε γράφοντας χειροκίνητα τον κώδικα.
- Δεν μπορείτε να εκτελέσετε κωδικούς βάσει Συμβάντων. Στο VBA μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά συμβάντα - όπως το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας, η προσθήκη ενός φύλλου εργασίας, το διπλό κλικ σε ένα κελί κ.λπ., για να εκτελέσετε έναν κώδικα που σχετίζεται με αυτό το συμβάν. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συσκευή εγγραφής μακροεντολών για να το κάνετε αυτό.
- Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε βρόχους με συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Όταν εισάγετε χειροκίνητα τον κώδικα, μπορείτε να αξιοποιήσετε τη δύναμη των βρόχων στο VBA (όπως Για Επόμενο, Για Κάθε Επόμενο, Κάνε Ενώ, Κάνε μέχρι). Αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό όταν ηχογραφείτε μια μακροεντολή.
- Δεν μπορείτε να αναλύσετε τις συνθήκες: Μπορείτε να ελέγξετε για συνθήκες εντός του κώδικα χρησιμοποιώντας τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Εάν γράφετε έναν κωδικό VBA με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δηλώσεις IF then Else για να αναλύσετε μια κατάσταση και να εκτελέσετε έναν κωδικό εάν είναι αληθινός (ή άλλος κωδικός εάν είναι ψευδής).
Τι είναι το UDF στο Excel VBA;
Το UDF είναι μια συνάρτηση που καθορίζεται από το χρήστη στο VBA. Αυτές ονομάζονται επίσης προσαρμοσμένες συναρτήσεις.
Με το VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη συνάρτηση (UDF) που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στα φύλλα εργασίας, όπως και οι κανονικές συναρτήσεις.
Αυτά είναι χρήσιμα όταν οι υπάρχουσες λειτουργίες του Excel δεν είναι αρκετές. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα UDF για να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις λειτουργίες που ορίζονται από το χρήστη εδώ.
Τι είναι τα Events στο VBA;
Στο Excel VBA, ένα συμβάν είναι μια ενέργεια που μπορεί να ενεργοποιήσει την εκτέλεση της καθορισμένης μακροεντολής.
Για παράδειγμα, όταν ανοίγετε ένα νέο βιβλίο εργασίας, είναι ένα συμβάν. Όταν εισάγετε ένα νέο φύλλο εργασίας, είναι ένα συμβάν. Όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα κελί, είναι ένα συμβάν.
Υπάρχουν πολλά τέτοια συμβάντα στο VBA και μπορείτε να δημιουργήσετε κωδικούς για αυτά τα συμβάντα. Αυτό σημαίνει ότι μόλις συμβεί ένα συμβάν και αν έχετε ορίσει έναν κωδικό για αυτό το συμβάν, ο κώδικας αυτός θα εκτελεστεί αμέσως.
Το Excel το κάνει αυτόματα μόλις παρατηρήσει ότι έχει πραγματοποιηθεί ένα συμβάν. Επομένως, χρειάζεται μόνο να γράψετε τον κώδικα και να τον τοποθετήσετε στη σωστή υπορουτίνα συμβάντων.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τα Excel VBA Events εδώ.
Ποιοι είναι μερικοί από τους χρήσιμους βρόχους στο VBA;
Υπάρχουν οι ακόλουθοι βρόχοι στο Excel VBA:
- Για Επόμενο Βρόχο
- Do while Loop
- Κάνε μέχρι βρόχου
- Για κάθε επόμενο βρόχο
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους βρόχους Excel VBA εδώ.
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τρόποι εκτέλεσης μιας μακροεντολής στο Excel;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους ακόλουθους τρόπους για να εκτελέσετε μια μακροεντολή στο Excel:
- Εκχωρήστε τη μακροεντολή σε σχήμα
- Εκχωρήστε τη μακροεντολή σε ένα κουμπί
- Εκτέλεση μακροεντολής από την κορδέλα (καρτέλα προγραμματιστή)
- Εκτελέστε μια μακροεντολή από το πρόγραμμα επεξεργασίας VB
- Εκτελέστε μια μακροεντολή χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου
- Καλέστε μια μακροεντολή από μια άλλη μακροεντολή
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την εκτέλεση μιας μακροεντολής εδώ.
Τι είναι οι UserForms;
Το UserForm είναι ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να σχεδιάσετε και να δημιουργήσετε στο Excel VBA.
Μόλις δημιουργηθούν, αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν με πολλούς τρόπους στην περιοχή του φύλλου εργασίας του Excel:
- Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να λάβετε πληροφορίες από τον χρήστη.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα και να καταγράψετε τις καταχωρήσεις στο Excel.
- Μπορείτε να προσθέσετε κουμπιά στο UserForm και να δώσετε επιλογές στον χρήστη. Μπορείτε επίσης να κωδικοποιήσετε αυτά τα κουμπιά, ώστε κάθε φορά που ένας χρήστης κάνει κλικ σε ένα κουμπί, να εκτελείται μια συγκεκριμένη μακροεντολή.
Τι είναι τα πρόσθετα;
Ένα πρόσθετο είναι ένα αρχείο που μπορείτε να φορτώσετε με το Excel όταν ξεκινά.
Όταν δημιουργείτε ένα πρόσθετο και το εγκαθιστάτε στο Excel, ανοίγει κάθε φορά που ανοίγει η εφαρμογή Excel. Μπορείτε να έχετε πολλές διαφορετικές μακροεντολές σε ένα πρόσθετο και κάθε φορά που ανοίγετε το Excel, αυτοί οι κωδικοί είναι διαθέσιμοι για χρήση.
Αυτό είναι χρήσιμο καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο και να είναι διαθέσιμο σε όλα τα βιβλία εργασίας. Έτσι, εάν υπάρχουν κάποιες εργασίες που πρέπει να κάνετε συχνά, μπορείτε να τις αυτοματοποιήσετε γράφοντας μια μακροεντολή και στη συνέχεια αποθηκεύοντάς τις ως πρόσθετα. Τώρα, ανεξάρτητα από το Excel που ανοίγετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή.
Ένα άλλο πλεονέκτημα του πρόσθετου είναι ότι μπορείτε να μοιραστείτε το πρόσθετο αρχείο και με άλλους. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να το εγκαταστήσουν μία φορά και θα έχουν επίσης τις ίδιες μακροεντολές στη διάθεσή τους
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τη δημιουργία ενός πρόσθετου εδώ.
Ερωτήσεις πίνακα ελέγχου του Excel
Παρακάτω είναι μερικές συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης του Excel σχετικά με τους πίνακες εργαλείων που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός πίνακα ελέγχου και μιας αναφοράς;
Μια αναφορά προορίζεται να παρέχει σχετικά δεδομένα. Θα μπορούσε να είναι μια αναφορά που έχει όλα τα δεδομένα ή μπορεί επίσης να έχει μερικά γραφήματα/απεικονίσεις. Παραδείγματα αναφορών μπορεί να είναι δεδομένα συναλλαγών πωλήσεων ή δεδομένα έρευνας εργαζομένων.
Ένας πίνακας ελέγχου προορίζεται να απαντήσει σε ερωτήσεις χρησιμοποιώντας τα δεδομένα. Θα μπορούσε να είναι για να δείξει ποιες περιοχές έχουν καλύτερες επιδόσεις στις πωλήσεις ή ποιες περιοχές υστερούν όσον αφορά την ανατροφοδότηση των εργαζομένων. Αυτοί οι πίνακες ελέγχου θα μπορούσαν να είναι στατικοί ή διαδραστικοί (όπου ο χρήστης μπορεί να κάνει επιλογές και να αλλάζει προβολές και τα δεδομένα θα ενημερώνονται δυναμικά).
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους πίνακες ελέγχου του Excel εδώ.
Ποιες είναι μερικές από τις ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε σε έναν πελάτη/ενδιαφερόμενο μέρος πριν δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου;
Ενώ οι ερωτήσεις εξαρτώνται από κατά περίπτωση, υπάρχουν λίγες ερωτήσεις υψηλού επιπέδου που πρέπει να κάνετε όταν δημιουργείτε έναν πίνακα ελέγχου στο Excel.
- Ποιος είναι ο σκοπός του ταμπλό;
- Ποιες είναι οι πηγές δεδομένων;
- Ποιος θα χρησιμοποιήσει αυτόν τον πίνακα ελέγχου του Excel;
- Πόσο συχνά χρειάζεται ενημέρωση του Πίνακα ελέγχου του Excel;
- Ποια έκδοση του Office χρησιμοποιεί ο πελάτης/ενδιαφερόμενος;
Μπορεί να υπάρχουν πολλές τέτοιες ερωτήσεις. Η πρόθεση εδώ είναι να είναι σαφής το τι πρέπει να είναι το ταμπλό και τι σκοπό εξυπηρετεί.
Ποια είναι μερικά διαδραστικά στοιχεία ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε πίνακες εργαλείων;
Το Excel διαθέτει έναν αριθμό διαδραστικών εργαλείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε έναν πίνακα εργαλείων:
- Drop Down Lists
- Κουτάκια ελέγχου
- Γραμμές κύλισης
- Κουμπιά ραδιοφώνου
Εκτός από αυτά τα κανονικά διαδραστικά εργαλεία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το VBA για να προσθέσετε περισσότερη λειτουργικότητα στον πίνακα ελέγχου σας.
Ποιοι είναι μερικοί χρήσιμοι τύποι γραφημάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε έναν πίνακα ελέγχου;
Μία από τις ανάγκες κατά τη δημιουργία ενός ταμπλό είναι η εμφάνιση σχετικών δεδομένων με οπτικά. Τα γραφήματα που μπορούν να πουν μια καλή ιστορία και να δείχνουν σχετικές πληροφορίες είναι πιο κατάλληλα για τον πίνακα ελέγχου.
Δεδομένου ότι ένα ταμπλό συνήθως αναμένεται να χωρέσει σε μία οθόνη, υπάρχει περιορισμένος χώρος για δεδομένα και οπτικά. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα γραφήματα συνδυασμών είναι χρήσιμα.
Τα παρακάτω γραφήματα μπορεί να είναι χρήσιμα κατά τη δημιουργία ενός πίνακα εργαλείων:
- Συνδυαστικά γραφήματα
- Διαγράμματα διασποράς
- Bullet Chart
- Καταρράκτης διάγραμμα
- Χάρτες θερμότητας
Ποιες είναι μερικές βέλτιστες πρακτικές κατά τη δημιουργία ενός πίνακα εργαλείων στο Excel;
Ακολουθούν μερικές βέλτιστες πρακτικές κατά τη δημιουργία πίνακα ελέγχου στο Excel:
- Μετατροπή δεδομένων σε πίνακες σε πίνακες Excel: Η δημιουργία πίνακα εργαλείων χρησιμοποιώντας έναν πίνακα Excel ως πηγή δεδομένων είναι πολύ πιο εύκολη. Εκτός αν έχετε εξαιρετικά ισχυρούς λόγους, μετατρέψτε πάντα τα δεδομένα back-end σε πίνακα Excel.
- Αρίθμηση των γραφημάτων/ενοτήτων σας: Αυτό βοηθά όταν παρουσιάζετε τον πίνακα ελέγχου και αναφέρεστε σε διαφορετικά γραφήματα/πίνακες. Είναι ευκολότερο να ζητήσετε από τους άλλους να επικεντρωθούν στο γράφημα με αριθμό 2, αντί να λένε το γράφημα γραμμών ή το γράφημα ράβδων επάνω αριστερά.
- Περιορισμός κίνησης στην περιοχή του ταμπλό: Ενώ ένα φύλλο εργασίας του Excel είναι τεράστιο, είναι καλύτερο να αφαιρέσετε όλες τις γραμμές/στήλες εκτός από αυτές που έχουν τον πίνακα ελέγχου σας.
- Πάγωμα Σημαντικών γραμμών/στήλης: Σε περίπτωση που θέλετε ορισμένες γραμμές/στήλες να είναι πάντα ορατές, μπορείτε να τις παγώσετε.
- Κάντε σχήματα/γραφήματα Stick: Ένας χρήστης μπορεί να καταλήξει να αλλάζει πλάτος γραμμής/στήλης. Δεν θέλετε τα σχήματα και τα γραφήματα να παρερμηνεύονται και να μετακινούνται από την αρχική τους θέση. Είναι καλύτερα λοιπόν να τους κάνετε να παραμείνουν στη θέση τους.
- Παρέχετε έναν Οδηγό χρήστη: Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε ένα ξεχωριστό φύλλο που περιέχει τις λεπτομέρειες για τον τρόπο χρήσης του ταμπλό. Αυτό γίνεται πιο χρήσιμο όταν έχετε διαδραστικά στοιχεία ελέγχου στον πίνακα ελέγχου.
- Εξοικονομήστε χώρο με συνδυαστικά γραφήματα: Δεδομένου ότι υπάρχει περιορισμένος χώρος σε έναν πίνακα εργαλείων (όπως πρέπει να τον τοποθετήσετε σε μία οθόνη), η χρήση συνδυαστικών γραφημάτων μπορεί να σας εξοικονομήσει χώρο.
- Χρησιμοποιήστε σύμβολα και μορφοποίηση υπό όρους: Μπορείτε να κάνετε τον πίνακα ελέγχου πιο οπτικό και ευανάγνωστο χρησιμοποιώντας σύμβολα και μορφοποίηση υπό όρους. Για παράδειγμα, είναι ευκολότερο να δείτε τη χαμηλότερη τιμή σε έναν πίνακα όταν επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα, αντί να περνάτε όλες τις τιμές μία προς μία.
- Χρησιμοποιήστε τα χρώματα με σύνεση για να δείξετε την αντίθεση: Όταν θέλετε να επισημάνετε ένα σημείο δεδομένων σε έναν πίνακα ή μια γραμμή στο γράφημα, είναι καλύτερο να το ξεχωρίσετε επισημαίνοντάς το με εντυπωσιακό χρώμα.
Άλλες ερωτήσεις Excel
Αυτές είναι οι ερωτήσεις που δεν μπορούσα να χωρέσω σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες. Όλα αυτά λοιπόν τα συγκεντρώνω εδώ (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε την απάντηση).
Τι είναι ένας πίνακας Excel;
Ένας πίνακας Excel είναι μια δυνατότητα στο Excel. Αυτό δεν είναι το ίδιο με τα δεδομένα πίνακα.
Όταν μετατρέπετε δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel, υπάρχουν μερικές πρόσθετες δυνατότητες που προστίθενται σε αυτό και μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμες.
Σύμφωνα με τον ιστότοπο βοήθειας της Microsoft - "Ένας πίνακας περιέχει συνήθως σχετικά δεδομένα σε μια σειρά γραμμών και στηλών φύλλου εργασίας που έχουν διαμορφωθεί ως πίνακας. Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες του πίνακα, μπορείτε στη συνέχεια να διαχειριστείτε τα δεδομένα στις γραμμές και τις στήλες του πίνακα ανεξάρτητα από τα δεδομένα σε άλλες γραμμές και στήλες στο φύλλο εργασίας. "
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους Πίνακες Excel εδώ.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση του πίνακα Excel;
Όταν μετατρέπετε δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel, οι ακόλουθες δυνατότητες προστίθενται αυτόματα στα δεδομένα:
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο φίλτρου σε κάθε κεφαλίδα στήλης για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα.
- Μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε στυλ σε έναν πίνακα και να το μορφοποιήσετε. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα ενσωματωμένα στυλ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με ένα μόνο κλικ.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Όνομα πίνακα και Ονόματα στηλών αντί για αναφορές κελιών σε τύπους.
- Όταν προσθέτετε μια νέα σειρά/στήλη στα δεδομένα των πινάκων, ο πίνακας Excel επεκτείνεται αυτόματα για να καλύψει τη νέα σειρά/στήλη ως μέρος της. Και δεδομένου ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ονόματα πίνακα/στήλες σε τύπους, δεν χρειάζεται να μεταβείτε και να ενημερώσετε τύπους όταν προστίθενται νέες γραμμές/στήλες. Ο πίνακας Excel το λογοδοτεί αυτόματα.
Τι είναι οι δομημένες αναφορές;
Όταν χρησιμοποιείτε έναν πίνακα Excel, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε τις αναφορές κελιών. Αντ 'αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του πίνακα ή τα ονόματα στηλών. Αυτές οι αναφορές ονομάζονται δομημένες αναφορές.
Ποιες είναι οι συνήθεις μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να αποθηκευτεί ένα αρχείο Excel;
Υπάρχουν πολλές μορφές αρχείων στις οποίες μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας του Excel. Μερικά από αυτά που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:
- .XLS
- .XLSX
- .XLSM (όταν το αρχείο έχει μακροεντολές)
- .CSV
- .XLB (δυαδική μορφή)
- .XLA (για πρόσθετα)
Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου Excel;
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος αρχείου ενός βιβλίου εργασίας Excel:
- Διαγραφή αχρησιμοποίητων δεδομένων
- Διαγραφή αχρησιμοποίητων φύλλων εργασίας
- Αφαιρέστε εικόνες ή συμπιέστε αυτές τις εικόνες
- Καταργήστε την περιττή μορφοποίηση
- Αφαιρέστε τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες που δεν χρειάζεστε. Αυτό θα βοηθήσει επίσης στην εκκαθάριση του Pivot Cache.
- Αποθηκεύστε το αρχείο σε μορφή .XLSB
Διαβάστε περισσότερα: 8 τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου στο Excel
Τι βήματα μπορείτε να λάβετε για να χειριστείτε αργά βιβλία εργασίας του Excel;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές για να χειριστείτε αργά βιβλία εργασίας του Excel:
- Αποφύγετε τις πτητικές λειτουργίες όπως INDIRECT, OFFSET κ.λπ.
- Χρησιμοποιήστε στήλες βοηθού αντί για τύπο πίνακα
- Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο (καθώς είναι επίσης πτητικό).
- Χρησιμοποιήστε πίνακες Excel και ονόματα εύρους.
- Μετατροπή αχρησιμοποίητων τύπων σε τιμές.
- Διατηρήστε όλα τα αναφερόμενα δεδομένα σε ένα φύλλο.
- Αποφύγετε τη χρήση ολόκληρης της σειράς/στήλης στις αναφορές.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον τρόπο χειρισμού του αργού βιβλίου εργασίας του Excel εδώ.
Πόσες γραμμές και στήλες υπάρχουν σε ένα φύλλο εργασίας του Excel;
Ένα φύλλο Excel (εκδόσεις 2007 και νεότερες εκδόσεις) έχει:
- 16.384 στήλες
- 1.048.576 σειρές
Πώς να προσθέσετε/διαγράψετε σειρές στο Excel;
Για να προσθέσετε νέες σειρές, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε τη σειρά και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε νέες σειρές.
Ομοίως, για να διαγράψετε κελιά/γραμμές/στήλες, επιλέξτε αυτά, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή.
Πώς μπορείτε να κάνετε μεγέθυνση ή σμίκρυνση στο Excel;
Υπάρχουν κουμπιά μεγέθυνσης και σμίκρυνσης στη γραμμή κατάστασης στο Excel. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν για μεγέθυνση και στο σύμβολο μείον για σμίκρυνση.
Μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τον τροχό κύλισης στο ποντίκι για μεγέθυνση και σμίκρυνση.
Επίσης, στην καρτέλα Προβολή, υπάρχουν επιλογές για μεγέθυνση και σμίκρυνση στο Excel.
Πώς να προστατεύσετε ένα φύλλο στο Excel;
Μπορείτε να προστατεύσετε ένα φύλλο κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προστασία φύλλου.
Αυτό ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Εάν δεν θέλετε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να τον αφήσετε κενό.
Τι ονομάζονται εύρη; Ποια είναι τα οφέλη του;
Μια ονομαστική περιοχή είναι μια δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να δώσετε ένα όνομα σε ένα κελί ή σε μια περιοχή κελιών. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα αντί να χρησιμοποιήσετε τις αναφορές κελιών.
Η χρήση ενός ονόματος εύρους διευκολύνει όταν εργάζεστε με τύπους. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρέπει να δημιουργήσετε τύπους που χρησιμοποιούν δεδομένα από πολλά φύλλα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε ονόματα εύρους και στη συνέχεια να τα χρησιμοποιήσετε αντί για τις αναφορές κελιών.
Μπορείτε να δώσετε περιγραφικά ονόματα σε αυτά τα ονομαζόμενα εύρη - πράγμα που διευκολύνει επίσης την ανάγνωση και την κατανόηση του τύπου.Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε = SUM (ΠΩΛΗΣΕΙΣ) αντί = SUM (C2: C11), το οποίο θα σας ενημερώσει αμέσως για τον τύπο.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις ονομασμένες σειρές εδώ.
Μπορείτε να κάνετε τις γραμμές/στήλες κεφαλίδας να κολλήσουν και να είναι ορατές κατά την κύλιση;
Όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω ή προς τα δεξιά, οι γραμμές και οι στήλες της κεφαλίδας εξαφανίζονται. Αυτό μερικές φορές καθιστά δύσκολη την κατανόηση του τι είναι ένα σημείο δεδομένων.
Χρησιμοποιώντας την επιλογή Freeze Panes στο Excel, μπορείτε να κάνετε τις γραμμές/στήλες κεφαλίδας να είναι ορατές όταν μετακινείστε στα απομακρυσμένα σημεία δεδομένων.
Οι επιλογές Freeze Panes είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Προβολή στην κορδέλα του Excel.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Excel Freeze Panes εδώ.
Πώς θα προσδιορίζατε τα κελιά που έχουν σχόλια;
Τα κελιά στα οποία έχουν προστεθεί σχόλια επισημαίνονται με ένα μικρό κόκκινο τρίγωνο στην επάνω δεξιά γωνία του κελιού. Όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από το κελί, τα σχόλια γίνονται ορατά.
Πώς θα αποθηκεύατε ένα φύλλο εργασίας του Excel ως PDF;
Για να αποθηκεύσετε ένα φύλλο εργασίας ως έγγραφο PDF, μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο αρχείου ως PDF κατά την αποθήκευση του αρχείου.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως για να επιλέξετε PDF. Αυτό θα αποθηκεύσει ολόκληρο το φύλλο εργασίας ως έγγραφο PDF.
Πώς να δημιουργήσετε μια υπερ -σύνδεση στο Excel;
Για να δημιουργήσετε έναν υπερσύνδεσμο, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε τον υπερσύνδεσμο και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Έλεγχος Κ (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο K).
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή υπερσύνδεσης όπου μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση URL.
Μπορείτε επίσης να λάβετε την επιλογή προσθήκης υπερ-σύνδεσης όταν κάνετε δεξί κλικ στο κελί.
Πότε θα σκεφτόσασταν να μεταβείτε από τον αυτόματο σε μη αυτόματο υπολογισμό στο Excel;
Ενώ στις περισσότερες περιπτώσεις ο τρόπος αυτόματου υπολογισμού είναι ο τρόπος για να προχωρήσετε, σε περίπτωση που έχετε ένα βαρύ αρχείο τύπου, όπου ο επανυπολογισμός απαιτεί πολύ χρόνο κάθε φορά που αλλάζετε οτιδήποτε στο φύλλο, τότε μπορείτε να μεταβείτε σε μη αυτόματο υπολογισμό.
Αφού μεταβείτε στον χειροκίνητο υπολογισμό, πρέπει να κάνετε ανανέωση κάθε φορά που θέλετε να επανυπολογιστεί το φύλλο.
Τι είναι το Flash Fill;
Το Flash Fill είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο που προστέθηκε στο Excel 2013 και είναι διαθέσιμο σε όλες τις εκδόσεις μετά από αυτό.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να διευκολύνετε την εισαγωγή δεδομένων. Είναι ένα έξυπνο εργαλείο που προσπαθεί να εντοπίσει μοτίβα με βάση την καταχώριση των δεδομένων σας και το κάνει αυτό για εσάς.
Μερικά απλά παραδείγματα χρήσης του Flash Fill θα μπορούσαν να είναι να λάβετε το πρώτο όνομα από το πλήρες όνομα, να λάβετε αρχικά ονόματος, να μορφοποιήσετε αριθμούς τηλεφώνου κ.λπ.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Flash Fill εδώ.
Τι είναι η λαβή πλήρωσης;
Η λαβή συμπλήρωσης είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αυτόματη συμπλήρωση λιστών στο Excel. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εισαγάγετε τους αριθμούς 1 έως 20 στο κελί A1: A20, αντί να εισαγάγετε χειροκίνητα κάθε αριθμό, μπορείτε απλά να εισαγάγετε τους δύο πρώτους αριθμούς και να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να κάνετε τα υπόλοιπα.
Το Fill Handle είναι το μικρό τετράγωνο που θα δείτε όταν επιλέγετε δύο ή περισσότερα από δύο κελιά στο Excel.
Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού στη λαβή συμπλήρωσης, ο δρομέας αλλάζει σε ένα εικονίδιο συν. Τώρα μπορείτε να κρατήσετε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και να το σύρετε για να προσθέσετε περισσότερους αριθμούς στη σειρά.
Τι είναι οι χαρακτήρες μπαλαντέρ στο Excel;
Υπάρχουν τρεις χαρακτήρες μπαλαντέρ στο Excel:
- * (αστερίσκος) - Αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων. Για παράδειγμα, Ex* θα μπορούσε να σημαίνει Excel, Excels, Παράδειγμα, Expert κ.λπ.
- ; (ερωτηματικό) - Αντιπροσωπεύει έναν μόνο χαρακτήρα. Για παράδειγμα, το Gl? S θα μπορούσε να είναι γυαλί ή γυαλιστερό.
- t (tilde) - Χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό ενός χαρακτήρα μπαλαντέρ (~, *,?) στο κείμενο. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε την ακριβή φράση Excel* σε μια λίστα. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel* ως συμβολοσειρά αναζήτησης, θα σας δώσει οποιαδήποτε λέξη που έχει το Excel στην αρχή, ακολουθούμενη από οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων (όπως Excel, Excels, Excellent). Για να αναζητήσουμε συγκεκριμένα το excel*, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε το. Έτσι, η συμβολοσειρά αναζήτησής μας θα είναι excel ~*. Εδώ, η παρουσία του ~ διασφαλίζει ότι το excel διαβάζει τον ακόλουθο χαρακτήρα ως έχει και όχι ως μπαλαντέρ.
Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ είναι χρήσιμοι όταν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε σε τύπους ή κατά το φιλτράρισμα δεδομένων.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους χαρακτήρες Wildcard εδώ.
Τι είναι η περιοχή εκτύπωσης και πώς μπορείτε να την ορίσετε στο Excel;
Μια περιοχή εκτύπωσης είναι μια περιοχή κελιών (συνεχόμενων ή μη) που ορίζετε για εκτύπωση κάθε φορά που εκτυπώνετε αυτό το φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, αντί να εκτυπώσω ολόκληρο το φύλλο εργασίας, εάν θέλω να εκτυπώσω μόνο τις πρώτες 10 σειρές, μπορώ να ορίσω τις πρώτες 10 σειρές ως περιοχή εκτύπωσης.
Για να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης στο Excel:
- Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας.
- Κάντε κλικ στην περιοχή εκτύπωσης.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την περιοχή εκτύπωσης εδώ.
Πώς μπορείτε να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων στο Excel;
Μπορείτε να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας,
- Στην κατηγορία Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στο εικονίδιο εκκίνησης του παραθύρου διαλόγου (το οποίο είναι το μικρό εικονίδιο με κλίση βέλους στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας).
- Στο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στην καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο.
- Επιλέξτε τη μορφή αριθμού σελίδας από το αναπτυσσόμενο μενού Υποσέλιδο.
Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους αριθμούς σελίδων στο Excel εδώ.
Ενώ έχω προσπαθήσει να διατηρήσω αυτόν τον οδηγό «Ερωτήσεις & απαντήσεις στο Excel Interview» χωρίς σφάλματα, σε περίπτωση που εντοπίσετε σφάλματα σε οποιαδήποτε από τις ερωτήσεις, ενημερώστε με στην περιοχή σχολίων.
