Ως μέρος της εργασίας μου πλήρους απασχόλησης πριν από μερικά χρόνια, ένα από τα πράγματα με τα οποία έπρεπε να ασχοληθώ ήταν να συνδυάσω δεδομένα από διαφορετικά βιβλία εργασίας που μοιράστηκαν άλλοι άνθρωποι.
Και ένα από τα κοινά καθήκοντα ήταν ο συνδυασμός των δεδομένων με τέτοιο τρόπο ώστε να μην υπάρχουν διπλές εγγραφές.
Για παράδειγμα, παρακάτω είναι ένα σύνολο δεδομένων που πολλαπλές εγγραφές για την ίδια περιοχή.
Και το τελικό αποτέλεσμα πρέπει να είναι ένα συγκεντρωτικό σύνολο δεδομένων όπου κάθε χώρα αναφέρεται μόνο μία φορά.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να συνδυάσετε διπλές γραμμές και να αθροίσετε τις τιμές για να δημιουργήσετε ένα ενιαίο σύνολο δεδομένων.
Συνδυάστε και αθροίστε δεδομένα χρησιμοποιώντας την επιλογή ενοποίησης
Εάν το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να συγκεντρώσετε δεδομένα και να προσθέσετε όλες τις τιμές για τις επαναλαμβανόμενες εγγραφές, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα ενοποίησης στο Excel.
Η άλλη μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα και να συνοψίσετε τα δεδομένα (που καλύπτονται στη συνέχεια σε αυτό το σεμινάριο).
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου το όνομα χώρας επαναλαμβάνεται πολλές φορές.
Ενώ πρόκειται για μοναδικές εγγραφές καθώς η αξία πωλήσεων είναι διαφορετική, για σκοπούς αναφοράς μπορεί να θέλετε να καταργήσετε πολλές παρουσίες της ίδιας χώρας και να εμφανίσετε την αξία πωλήσεων ως ένα συγκεντρωτικό ποσό.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Αντιγράψτε τις κεφαλίδες των αρχικών δεδομένων και επικολλήστε τις όπου θέλετε τα συγκεντρωτικά δεδομένα
- Επιλέξτε το κελί κάτω από την πιο αριστερή κεφαλίδα
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
- Στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο ενοποίησης
- Στο παράθυρο διαλόγου Ενοποίηση, επιλέξτε Άθροισμα από το αναπτυσσόμενο μενού συνάρτησης (εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο από προεπιλογή)
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο επιλογής εύρους στο πεδίο Αναφορά.
- Επιλέξτε το εύρος A2: B9 (τα δεδομένα εξαιρούνται οι κεφαλίδες)
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αριστερή στήλη
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok
Τα παραπάνω βήματα θα ενοποιήσουν τα δεδομένα αφαιρώντας τις διπλές καταχωρήσεις και προσθέτοντας τις τιμές για κάθε χώρα.
Στο τελικό αποτέλεσμα, λαμβάνετε μια μοναδική λίστα χωρών μαζί με την αξία πωλήσεων από το αρχικό σύνολο δεδομένων.
Επέλεξα να λάβω το άθροισμα των τιμών από κάθε εγγραφή. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άλλες επιλογές, όπως Count ή Average ή Max/Min.
Σε αυτό το παράδειγμα, σας έχω δείξει πώς να ενοποιήσετε τα δεδομένα σε ένα μόνο σύνολο δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να συγκεντρώσετε δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας και ακόμη και πολλά διαφορετικά βιβλία εργασίας.
Συνδυάστε και αθροίστε δεδομένα χρησιμοποιώντας περιστροφικούς πίνακες
Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι το ελβετικό στρατιωτικό μαχαίρι κοπής και κοπής δεδομένων στο Excel.
Μπορεί εύκολα να σας δώσει μια σύνοψη που είναι ένα συνδυασμένο σύνολο δεδομένων χωρίς διπλότυπα και τις τιμές που είναι το άθροισμα όλων των παρόμοιων εγγραφών και κάνει πολλά περισσότερα.
Το μειονέκτημα αυτής της μεθόδου σε σύγκριση με την προηγούμενη είναι ότι αυτή απαιτεί περισσότερα κλικ και μερικά δευτερόλεπτα περισσότερα σε σύγκριση με την προηγούμενη.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου το όνομα χώρας επαναλαμβάνεται πολλές φορές και θέλετε να ενοποιήσετε αυτά τα δεδομένα.
Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία ενός Συγκεντρωτικού πίνακα:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή
- Στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικός πίνακας
- Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, βεβαιωθείτε ότι ο Πίνακας/Εύρος είναι σωστός
- Κάντε κλικ στο υπάρχον φύλλο εργασίας
- Επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να εισαχθεί ο Συγκεντρωτικός πίνακας που προκύπτει.
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο επιλεγμένο κελί προορισμού.
Τώρα, μπορούμε να κάνουμε κάθε είδους πράγματα με έναν περιστρεφόμενο πίνακα - συμπεριλαμβανομένης της ενοποίησης του συνόλου δεδομένων μας και της κατάργησης των διπλότυπων.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Κάντε κλικ οπουδήποτε στην περιοχή του συγκεντρωτικού πίνακα και θα ανοίξει το παράθυρο του περιστροφικού πίνακα στα δεξιά
- Σύρετε το πεδίο "Θέση χώρας" στην περιοχή Σειρά
- Σύρετε και τοποθετήστε το πεδίο Πωλήσεις στην περιοχή Τιμές
Τα παραπάνω βήματα συνοψίζουν τα δεδομένα και σας δίνουν το άθροισμα των πωλήσεων για όλες τις χώρες.
Εάν αυτό είναι το μόνο που θέλετε και δεν χρειάζεστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα και να τα επικολλήσετε ως τιμές κάπου αλλού και να διαγράψετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.
Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να μειώσετε το μέγεθος του βιβλίου εργασίας Excel.
Αυτές είναι λοιπόν δύο γρήγορες και εύκολες μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ενοποιήσετε τα δεδομένα όπου θα συνδυάσει τις διπλές σειρές και θα αθροίσει όλες τις τιμές σε αυτές τις εγγραφές.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
