Τα σχόλια είναι αρκετά χρήσιμα όταν θέλετε να προσθέσετε κάποιες πληροφορίες σχετικά με ένα κελί/σημείο δεδομένων χωρίς να αλλάξετε το περιεχόμενο του κελιού.
Συχνά τα χρησιμοποιώ όταν χρησιμοποιώ τύπους και πρέπει να καθορίσω τι κάνει ένας τύπος και τι σημαίνει τιμή κελιού. Εάν συνεργάζεστε με άλλους, μπορείτε επίσης να προσθέσετε σχόλια για αναφορά άλλων ατόμων.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα σχόλια - συμπεριλαμβανομένου του τρόπου εισαγωγής σχολίων στο Excel, πώς να επεξεργαστείτε/διαγράψετε σχόλια, πώς να διαγράψετε σχόλια από ολόκληρο το φύλλο ή το βιβλίο εργασίας κ.λπ.
Αλλά πριν προχωρήσω και σας δείξω πώς να εισαγάγετε σχόλια στο Excel (ή να διαγράψετε/επεξεργαστείτε σχόλια), υπάρχει κάτι σημαντικό που πρέπει να γνωρίζετε.
Στο Office-365, η Microsoft έχει μετονομάστηκε στη λειτουργικότητα Σχόλιο ως Σημειώσεις. Έτσι, τα παραδοσιακά σχόλια που γνωρίζετε (ένα που δείχνει ένα κίτρινο πλαίσιο και ένα μικρό κόκκινο τρίγωνο στο κελί πάνω δεξιά) ονομάζονται τώρα Σημειώσεις. Και τα σχόλια αναφέρονται τώρα σε μια νέα δυνατότητα που σας επιτρέπει να δημιουργείτε συνομιλίες με νήμα. Ακολουθεί ένα άρθρο σχετικά με τη διαφορά μεταξύ σημειώσεων και σχολίων
Συμπέρασμα - Εάν ΔΕΝ χρησιμοποιείτε το Office 365, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τίποτα και ένα σχόλιο παραμένει αμετάβλητο. Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365, τα σχόλια αναφέρονται τώρα ως Σημειώσεις
Πώς να εισαγάγετε σχόλια στο Excel (συντόμευση)
Εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα σχόλιο σε ένα κελί στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω συντόμευση πληκτρολογίου:
SHIFT + F2 στα Windows
και
Command + F2 σε Mac
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συντόμευση για να εισαγάγετε ένα σχόλιο:
- Επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε ένα σχόλιο
- Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift (ή το πλήκτρο εντολών εάν χρησιμοποιείτε Mac)
- Πατήστε το πλήκτρο F2
Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν αμέσως ένα σχόλιο στο επιλεγμένο κελί.
Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε κείμενο θέλετε στο σχόλιο και, στη συνέχεια, να πατήσετε το πλήκτρο Escape ή να κάνετε κλικ οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας για να αποθηκεύσετε αυτό το σχόλιο στο κελί.
Σε περίπτωση που επιλέξετε μια περιοχή κελιών και χρησιμοποιήσετε την παραπάνω συντόμευση, θα εισαγάγει ένα σχόλιο μόνο στο ενεργό κελί.
Σε περίπτωση που δεν προτιμάτε τη μέθοδο συντόμευσης, παρακάτω υπάρχει μια άλλη μέθοδος για να προσθέσετε ένα σχόλιο:
- Κάντε δεξί κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το σχόλιο
- Κάντε κλικ στο Νέο σχόλιο (ή Νέα σημείωση σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το Office 365)
Εμφάνιση όλων των σχολίων/σημειώσεων
Εάν θέλετε να επεκταθούν όλα τα σχόλια και να εμφανιστεί το κείμενο σε αυτό, μπορείτε να το κάνετε εύκολα με ένα μόνο κλικ:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση
- Στην ομάδα σχολίων, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των σχολίων
Αυτό θα εμφανίσει αμέσως όλα τα σχόλια στο φύλλο εργασίας.
Αυτό λειτουργεί σαν κουμπί εναλλαγής. Έτσι, αν κάνετε ξανά κλικ σε αυτό, θα αποκρύψει όλα τα σχόλια στο φύλλο εργασίας.
Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το Office 365, πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των σημειώσεων
Περιήγηση στα σχόλια (Προηγούμενο/Επόμενο)
Εάν θέλετε να περάσετε από κάθε σχόλιο ένα προς ένα, μπορείτε να το κάνετε επίσης. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν έχετε πολλά σχόλια και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε κανένα ενώ περνάτε από αυτά τα σχόλια.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να περάσετε τα σχόλια ένα προς ένα:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση
- Στην ομάδα σχολίων, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο για να μεταβείτε στο Επόμενο σχόλιο (και στο Προηγούμενο για να μεταβείτε στο προηγούμενο σχόλιο).
Όταν πλοηγείστε σε αυτά τα σχόλια, θα εμφανίζεται μόνο το ενεργό σχόλιο. Τα υπόλοιπα θα κρυφτούν. Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο επόμενο σχόλιο και αποκρύπτει όλα τα άλλα σχόλια.
Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365 (όπου τα σχόλια ονομάζονται τώρα Σημειώσεις), πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση, στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις επιλογές Επόμενη/Προηγούμενη σημείωση. Αυτό έχει γίνει λίγο δύσκολο εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή πολύ (καθώς τώρα χρειάζονται περισσότερα κλικ). Ένας τρόπος αντιμετώπισης αυτού θα μπορούσε να είναι η προσθήκη της επιλογής Επόμενο/Προηγούμενες σημειώσεις στο QAT (αυτή η επιλογή έρχεται όταν κάνετε δεξί κλικ στις επιλογές Επόμενη/Προηγούμενη σημείωση).
Αντιγραφή σχολίων
Όταν κάνετε μια απλή αντιγραφή-επικόλληση, θα αντιγράψει τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των τιμών, των τύπων, της μορφοποίησης και των σχολίων. Έτσι, εάν θέλετε να αντιγράψετε-επικολλήσετε τα πάντα, το μόνο που χρειάζεστε είναι τα κανονικά Control-C και Control-V
Τι γίνεται όμως αν χρειάζεται μόνο να αντιγράψετε τα σχόλια (και τίποτα άλλο).
Το Excel σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τις ειδικές επιλογές επικόλλησης.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την αντιγραφή και επικόλληση σχολίων μόνο στο Excel:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά που έχουν τα σχόλια που θέλετε να αντιγράψετε
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί της επιλογής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C)
- Μεταβείτε στο κελί όπου θέλετε να επικολλήσετε τα σχόλια.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση ειδικού.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, κάντε κλικ στα σχόλια (θα είναι «Σχόλια και σημειώσεις» εάν χρησιμοποιείτε το Office 365)
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα επικολλήσουν μόνο τα σχόλια και όχι τις τιμές/μορφοποίηση/τύπους.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν έχετε δύο εκδόσεις του ίδιου αρχείου με διαφορετικά σχόλια. Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε όλα τα σχόλια στην πιο πρόσφατη έκδοση για να βεβαιωθείτε ότι τα έχετε όλα σε ένα μέρος.
Διαγραφή σχολίων
Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαγράψετε σχόλια στο Excel. Η μέθοδος που θα επιλέξετε θα εξαρτηθεί από τα σχόλια που θέλετε να διαγράψετε.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να διαγράψετε μόνο σχόλια σε μια επιλογή ή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον εύκολο τρόπο - συντόμευση ή επιλογή στην κορδέλα.
Αλλά αν θέλετε να διαγράψετε σχόλια από όλα τα φύλλα εργασίας με τη μία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το VBA.
Ας δούμε και τα δύο αυτά σενάρια.
Διαγραφή σχολίων από επιλεγμένο εύρος ή ολόκληρο το φύλλο εργασίας
Αυτό είναι απλό.
Για να διαγράψετε όλα τα σχόλια σε μια επιλογή, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στην επιλογή
- Κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή σχολίου (ή «Διαγραφή σημείωσης» εάν χρησιμοποιείτε το Office 365)
Σε περίπτωση που θέλετε να καταργήσετε σχόλια από ολόκληρο το φύλλο εργασίας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στο γκρι τρίγωνο επάνω αριστερά στην εφαρμογή Excel. Αυτό θα επιλέξει ολόκληρο το φύλλο εργασίας (ή μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε Έλεγχος + A + A)
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση σχολίων
Τα παραπάνω βήματα θα καταργήσουν όλα τα σχόλια στο φύλλο εργασίας.
Λάβετε υπόψη ότι όταν επιλέγετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας και στη συνέχεια κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί, δεν θα έχετε την επιλογή να διαγράψετε όλα τα σχόλια (ή σημειώσεις)
Διαγράψτε σχόλια από όλα τα φύλλα εργασίας σε μια κίνηση
Η διαγραφή σχολίων από ολόκληρο το βιβλίο εργασίας είναι λίγο δύσκολη. Μπορείτε να μεταβείτε σε κάθε φύλλο και να διαγράψετε όλα τα σχόλια σε κάθε φύλλο, αλλά αυτό μπορεί να γίνει κουραστικό εάν έχετε πολλά φύλλα στο βιβλίο εργασίας.
Ένας απλός κώδικας VBA, σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να κάνει όλη την άρση βαρών.
Παρακάτω είναι ο κώδικας που θα μεταβεί σε κάθε φύλλο του βιβλίου εργασίας και θα διαγράψει σχόλια από ολόκληρο το φύλλο:
Για κάθε ws σε Φύλλα εργασίας: ws.cells.ClearComments: Επόμενο ws
Ο παραπάνω κώδικας χρησιμοποιεί το βρόχο Για κάθε επόμενο για να περάσει από κάθε φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας. Και για κάθε φύλλο, χρησιμοποιεί τη μέθοδο ClearComments για να αφαιρέσει όλα τα σχόλια με τη μία.
Δεδομένου ότι η Microsoft μετονόμασε τα σχόλια σε σημειώσεις στο Office 365, στο μέλλον, ο παραπάνω κώδικας ενδέχεται να διαγράψει σχόλια (νέα λειτουργία στο O365) και ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω κώδικα για να διαγράψετε σημειώσεις (τα σχόλια σε προηγούμενες εκδόσεις)
Για κάθε ws σε Φύλλα εργασίας: ws.cells.ClearNotes: Επόμενο ws
Προς το παρόν, και οι δύο αυτοί κωδικοί λειτουργούν και διαγράφουν σχόλια από τα καθορισμένα κελιά.
Τώρα, επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον κώδικα.
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε καρτέλα φύλλου
- Κάντε κλικ στο Προβολή κώδικα. Αυτό θα ανοίξει το VB Editor (μπορείτε επίσης να ανοίξετε τη συντόμευση πληκτρολογίου ALT + F11)
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας VB, εάν δεν βλέπετε το άμεσο παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή στο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άμεσο παράθυρο
- Αντιγράψτε και επικολλήστε τον παραπάνω κώδικα μακροεντολής VBA στο άμεσο παράθυρο.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στο τέλος της γραμμής στο άμεσο παράθυρο
- Πατήστε το πλήκτρο Enter
Τα παραπάνω βήματα θα διαγράψουν όλα τα σχόλια σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.
Αντιγράψτε όλα τα σχόλια σε ξεχωριστό φύλλο εργασίας
Θα ήταν υπέροχο να υπάρχει μια λίστα με όλα τα σχόλια και όλο το κείμενο μέσα σε κάθε σχόλιο ως λίστα στο φύλλο εργασίας. Αυτό θα διευκολύνει τη μετάβαση στα σχόλια ένα προς ένα (αντί για πλοήγηση και μετάβαση στα κελιά του φύλλου).
Παρόλο που αυτό δεν μπορεί να γίνει με μια ενσωματωμένη λειτουργία, μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το VBA.
Εδώ είναι ένα λεπτομερές σεμινάριο που δείχνει πώς μπορείτε να λάβετε μια λίστα με όλα τα σχόλια σε ένα ξεχωριστό φύλλο εργασίας.
Μετατροπή σημειώσεων σε σχόλια (μόνο για το Office 365)
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στους χρήστες του Office 365.
Δεδομένου ότι υπάρχουν δύο τύποι σχολίων τώρα - σχόλια και σημειώσεις, σας επιτρέπει να αλλάξετε σημειώσεις σε σχόλια (όχι αντίστροφα).
Έτσι, εάν έχετε παραδοσιακά σχόλια (τώρα ονομάζονται σημειώσεις στο O365), μπορείτε εύκολα να τα μετατρέψετε σε σχόλια χρησιμοποιώντας τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση
- Κάντε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις
- Κάντε κλικ στην επιλογή Μετατροπή σε σχόλια
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, κάντε κλικ στο «Μετατροπή όλων των σημειώσεων»
Τα παραπάνω βήματα θα μετατρέψουν όλα τα σχόλια σε Σημειώσεις.
Λάβετε υπόψη ότι εάν έχετε οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες στα σχόλια, θα αφαιρεθούν αυτόματα.
Επίσης, δεν μπορείτε να επιλέξετε να μετατρέψετε μερικές από τις σημειώσεις σε σχόλια και να αφήσετε άλλες ως έχουν. Τα παραπάνω βήματα θα αλλάξουν όλες τις σημειώσεις σε σχόλια σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με την εισαγωγή και τη διαγραφή σχολίων στο Excel.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
