Δεδομένου ότι οι ημερομηνίες και οι ώρες αποθηκεύονται ως αριθμοί στο πίσω άκρο στο Excel, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε απλές αριθμητικές πράξεις και τύπους στις τιμές ημερομηνίας και ώρας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε δύο διαφορετικές τιμές ώρας ή τιμές ημερομηνίας ή μπορείτε να υπολογίσετε τη διαφορά ώρας μεταξύ δύο δεδομένων ημερομηνιών/ωρών.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω μερικούς τρόπους για να εκτελέσετε υπολογισμούς χρησιμοποιώντας το χρόνο στο Excel (όπως υπολογισμός της διαφοράς ώρας, προσθήκη ή αφαίρεση χρόνου, εμφάνιση χρόνου σε διαφορετικές μορφές και άθροιση τιμών χρόνου)
Πώς χειρίζεται το Excel ημερομηνία και ώρα;
Όπως ανέφερα, οι ημερομηνίες και οι ώρες αποθηκεύονται ως αριθμοί σε ένα κελί στο Excel. Ένας ακέραιος αριθμός αντιπροσωπεύει μια πλήρη ημέρα και το δεκαδικό μέρος ενός αριθμού θα αντιπροσωπεύει το μέρος της ημέρας (το οποίο μπορεί να μετατραπεί σε τιμές ωρών, λεπτών και δευτερολέπτων)
Για παράδειγμα, η τιμή 1 αντιπροσωπεύει την 01 Ιανουαρίου 1900 στο Excel, το οποίο είναι το σημείο εκκίνησης από το οποίο το Excel ξεκινά να εξετάζει τις ημερομηνίες.
Έτσι, 2 θα σήμαινε 02 Ιανουαρίου 1990, 3 θα σήμαινε 03 Ιανουαρίου 1900 και ούτω καθεξής, και 44197 θα σήμαινε 01 Ιανουαρίου 2021.
Σημείωση: Το Excel για Windows και το Excel για Mac ακολουθούν διαφορετικές ημερομηνίες έναρξης. 1 στο Excel για Windows θα σήμαινε 1 Ιανουαρίου 1900 και 1 στο Excel για Mac θα σήμαινε 1 Ιανουαρίου 1904
Εάν υπάρχουν ψηφία μετά από ένα δεκαδικό σημείο σε αυτούς τους αριθμούς, το Excel θα τα θεωρούσε ως μέρος της ημέρας και μπορεί να μετατραπεί σε ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα.
Για παράδειγμα, 44197.5 θα σήμαινε 01 Ιανουαρίου 2021 12:00:00 μ.μ.
Έτσι, εάν εργάζεστε με τιμές χρόνου στο Excel, θα εργάζεστε ουσιαστικά με το δεκαδικό τμήμα ενός αριθμού.
Και το Excel σας δίνει την ευελιξία να μετατρέψετε αυτό το δεκαδικό τμήμα σε διαφορετικές μορφές, όπως ώρες μόνο, λεπτά μόνο, μόνο δευτερόλεπτα ή συνδυασμός ωρών, λεπτών και δευτερολέπτων
Τώρα που καταλαβαίνετε πώς αποθηκεύεται ο χρόνος στο Excel, ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά παραδείγματα για τον τρόπο υπολογισμού της χρονικής διαφοράς μεταξύ δύο διαφορετικών ημερομηνιών ή ωρών στο Excel
Τύποι για τον υπολογισμό της διαφοράς χρόνου μεταξύ δύο χρόνων
Σε πολλές περιπτώσεις, το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να μάθετε τον συνολικό χρόνο που έχει παρέλθει μεταξύ των τιμών δύο χρόνων (όπως στην περίπτωση ενός φύλλου χρόνου που έχει το In-time και το Out-time).
Η μέθοδος που θα επιλέξετε εξαρτάται από το πώς αναφέρεται ο χρόνος σε ένα κελί και σε ποια μορφή θέλετε το αποτέλεσμα.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά παραδείγματα
Απλή αφαίρεση του υπολογισμού της διαφοράς χρόνου στο Excel
Δεδομένου ότι ο χρόνος αποθηκεύεται ως αριθμός στο Excel, βρείτε τη διαφορά μεταξύ 2 τιμών χρόνου, μπορείτε εύκολα να αφαιρέσετε την ώρα έναρξης από την ώρα λήξης.
Timeρα λήξης - Startρα έναρξης
Το αποτέλεσμα της αφαίρεσης θα ήταν επίσης μια δεκαδική τιμή που θα αντιπροσώπευε το χρόνο που έχει παρέλθει μεταξύ των δύο χρονικών τιμών.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα όπου έχω την ώρα έναρξης και λήξης και έχω υπολογίσει τη διαφορά ώρας με μια απλή αφαίρεση.
Υπάρχει πιθανότητα τα αποτελέσματά σας να εμφανίζονται σε μορφή ώρας (αντί για δεκαδικούς ή σε ώρες/λεπτά). Στο παραπάνω παράδειγμα μας, το αποτέλεσμα στο κελί C2 δείχνει 09:30 π.μ. αντί 9.5.
Αυτό είναι εντάξει καθώς το Excel προσπαθεί να αντιγράψει τη μορφή από τη διπλανή στήλη.
Για να το μετατρέψετε σε δεκαδικό, αλλάξτε τη μορφή των κελιών σε Γενικά (η επιλογή βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην ομάδα Αριθμοί)
Μόλις έχετε το αποτέλεσμα, μπορείτε να το μορφοποιήσετε με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε την τιμή σε ώρες μόνο ή μόνο λεπτά ή συνδυασμό ωρών, λεπτών και δευτερολέπτων.
Παρακάτω είναι οι διαφορετικές μορφές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
| Μορφή | Τι κάνει |
| η | Εμφανίζει μόνο τις ώρες που πέρασαν μεταξύ των δύο ημερομηνιών |
| ωχ | Εμφανίζει τις ώρες διψήφια (όπως 04 ή 12) |
| ω: χιλ | Εμφανίζει ώρες και λεπτά που μεσολάβησαν μεταξύ των δύο ημερομηνιών, όπως 10:20 |
| hh: mm: ss | Εμφανίζει ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα που πέρασαν μεταξύ των δύο ημερομηνιών, όπως 10:20:36 |
Και αν αναρωτιέστε πού και πώς να εφαρμόσετε αυτές τις προσαρμοσμένες μορφές ημερομηνίας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφή ημερομηνίας
- Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο 1 (ή Command + 1 εάν χρησιμοποιείτε Mac)
- Στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών, κάντε κλικ στην καρτέλα Αριθμός (αν δεν έχει επιλεγεί ήδη)
- Στο αριστερό παράθυρο, κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένο
- Εισαγάγετε οποιονδήποτε από τους επιθυμητούς κωδικούς μορφής στο πεδίο Τύπος (σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιώ hh: mm: ss)
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα αλλάξουν τη μορφοποίηση και θα σας δείξουν την τιμή με βάση τη μορφή.
Λάβετε υπόψη ότι η προσαρμοσμένη μορφοποίηση αριθμών δεν αλλάζει την τιμή στο κελί. Αλλάζει μόνο τον τρόπο εμφάνισης μιας τιμής. Έτσι, μπορώ να επιλέξω να εμφανίζω μόνο την τιμή ώρας σε ένα κελί, ενώ θα είχε ακόμα την αρχική τιμή.
Επαγγελματική συμβουλή: Εάν ο συνολικός αριθμός ωρών υπερβαίνει τις 24 ώρες, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη προσαρμοσμένη μορφή αριθμού: [hh]: mm: ss
Υπολογίστε τη διαφορά ώρας σε ώρες, λεπτά ή δευτερόλεπτα
Όταν αφαιρείτε τις τιμές ώρας, το Excel επιστρέφει έναν δεκαδικό αριθμό που αντιπροσωπεύει την προκύπτουσα διαφορά ώρας.
Δεδομένου ότι κάθε ακέραιος αριθμός αντιπροσωπεύει μία ημέρα, το δεκαδικό μέρος του αριθμού θα αντιπροσωπεύει το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας που μπορεί εύκολα να μετατραπεί σε ώρες ή λεπτά ή δευτερόλεπτα.
Υπολογισμός της διαφοράς ώρας σε ώρες
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να υπολογίσετε τον αριθμό των ωρών μεταξύ των τιμών δύο χρόνων
Παρακάτω είναι ο τύπος που θα σας δώσει τη διαφορά ώρας σε ώρες:
= (Β2-Α2)*24
Ο παραπάνω τύπος θα σας δώσει τον συνολικό αριθμό ωρών που μεσολάβησαν μεταξύ των τιμών δύο χρόνων.
Μερικές φορές, το Excel προσπαθεί να είναι χρήσιμο και θα σας δώσει το αποτέλεσμα σε μορφή χρόνου επίσης (όπως φαίνεται παρακάτω).
Μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε σε μορφή Αριθμού κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και στην ομάδα Αριθμός, επιλέγοντας Αριθμός ως μορφή.
Εάν θέλετε να επιστρέψετε μόνο τον συνολικό αριθμό ωρών που έχουν παρέλθει μεταξύ των δύο χρόνων (χωρίς κανένα δεκαδικό τμήμα), χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:
= INT ((B2-A2)*24)
Σημείωση: Αυτός ο τύπος λειτουργεί μόνο όταν και οι δύο τιμές ώρας είναι της ίδιας ημέρας. Εάν αλλάξει η ημέρα (όπου μία από τις τιμές ώρας είναι άλλης ημερομηνίας και η δεύτερη ημερομηνίας), αυτός ο τύπος θα δώσει λάθος αποτελέσματα. Ρίξτε μια ματιά στην ενότητα όπου καλύπτω τον τύπο για τον υπολογισμό της διαφοράς ώρας όταν η ημερομηνία αλλάξει αργότερα σε αυτό το σεμινάριο.
Υπολογισμός της διαφοράς χρόνου σε λεπτά
Για να υπολογίσετε τη διαφορά ώρας σε λεπτά, πρέπει να πολλαπλασιάσετε την τιμή που προκύπτει με τον συνολικό αριθμό λεπτών σε μια ημέρα (που είναι 1440 ή 24*60).
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να υπολογίσετε τον συνολικό αριθμό των λεπτών που μεσολάβησαν μεταξύ της ημερομηνίας έναρξης και λήξης.
Παρακάτω είναι ο τύπος που θα το κάνει:
= (Β2-Α2)*24*60
Υπολογισμός της χρονικής διαφοράς σε δευτερόλεπτα
Για να υπολογίσετε τη διαφορά ώρας σε δευτερόλεπτα, πρέπει να πολλαπλασιάσετε την τιμή που προκύπτει με τον συνολικό αριθμό δευτερολέπτων σε μια ημέρα (που είναι ή 24*60*60 ή 86400).
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να υπολογίσετε τον συνολικό αριθμό δευτερολέπτων που έχουν παρέλθει μεταξύ της ημερομηνίας έναρξης και λήξης.
Παρακάτω είναι ο τύπος που θα το κάνει:
= (Β2-Α2)*24*60*60
Υπολογισμός της διαφοράς ώρας με τη συνάρτηση TEXT
Ένας άλλος εύκολος τρόπος για να λάβετε γρήγορα τη διαφορά ώρας χωρίς να ανησυχείτε για την αλλαγή της μορφής είναι να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TEXT.
Η συνάρτηση TEXT σάς επιτρέπει να καθορίσετε τη μορφή ακριβώς μέσα στον τύπο.
= TEXT (Ημερομηνία λήξης - Ημερομηνία έναρξης, μορφή)
Το πρώτο όρισμα είναι ο υπολογισμός που θέλετε να κάνετε και το δεύτερο όρισμα είναι η μορφή με την οποία θέλετε να εμφανίσετε το αποτέλεσμα του υπολογισμού.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να υπολογίσετε τη χρονική διαφορά μεταξύ των δύο χρόνων.
Ακολουθούν ορισμένοι τύποι που θα σας δώσουν το αποτέλεσμα με διαφορετικές μορφές
Εμφάνιση μόνο του αριθμού των ωρών:
= TEXT (B2-A2, "hh")
Ο παραπάνω τύπος θα σας δώσει μόνο το αποτέλεσμα που δείχνει τον αριθμό των ωρών που έχουν παρέλθει μεταξύ των τιμών δύο χρόνων. Εάν το αποτέλεσμά σας είναι 9 ώρες και 30 λεπτά, θα εξακολουθεί να σας δείχνει 9 μόνο.
Εμφάνιση του αριθμού των συνολικών λεπτών
= TEXT (B2-A2, "[mm]")
Εμφάνιση του αριθμού των συνολικών δευτερολέπτων
= TEXT (B2-A2, "[ss]")
Εμφάνιση ωρών και λεπτών
= TEXT (B2-A2, "[hh]: mm")
Εμφάνιση ωρών, λεπτών και δευτερολέπτων
= TEXT (B2-A2, "hh: mm: ss")
Αν αναρωτιέστε ποια είναι η διαφορά μεταξύ hh και [hh] στη μορφή (ή mm και [mm]), όταν χρησιμοποιείτε τις αγκύλες, θα σας δώσει τον συνολικό αριθμό ωρών μεταξύ των δύο ημερομηνιών, ακόμη και αν Η τιμή ώρας είναι υψηλότερη από 24. Έτσι, εάν αφαιρέσετε δύο τιμές ημερομηνίας όπου η διαφορά είναι μεγαλύτερη από 24 ώρες, η χρήση [hh] θα σας δώσει τον συνολικό αριθμό ωρών και η hh θα σας δώσει μόνο τις ώρες που έχουν παρέλθει την ημέρα της ημερομηνίας λήξης .
Λάβετε τη διαφορά ώρας σε μία μονάδα (ώρες/λεπτά) και αγνοήστε τους άλλους
Εάν θέλετε να υπολογίσετε τη διαφορά ώρας μεταξύ των δύο χρονικών τιμών μόνο σε αριθμό ωρών ή λεπτών ή δευτερολέπτων, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αποκλειστική συνάρτηση ΩΡΑ, ΛΕΠΤΟ ή ΔΕΥΤΕΡΟ.
Κάθε μία από αυτές τις συναρτήσεις λαμβάνει ένα μόνο όρισμα, που είναι η τιμή χρόνου και επιστρέφει την καθορισμένη μονάδα χρόνου.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να υπολογίσετε το συνολικό αριθμό ωρών λεπτών και δευτερολέπτων που έχουν παρέλθει μεταξύ αυτών των δύο χρόνων.
Παρακάτω είναι οι τύποι για να το κάνετε αυτό:
Υπολογισμός ωρών που πέρασαν μεταξύ δύο φορές
= ΩΡΑ (Β2-Α2)
Υπολογισμός των πρακτικών από το αποτέλεσμα της χρονικής αξίας (εξαιρούνται οι ώρες ολοκλήρωσης)
= ΛΕΠΤΟ (B2-A2)
Υπολογισμός δευτερολέπτων από το αποτέλεσμα της τιμής χρόνου (εξαιρούνται οι ολοκληρωμένες ώρες και λεπτά)
= ΔΕΥΤΕΡΟ (Β2-Α2)
Μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν εργάζεστε με αυτούς τους τύπους HOURS, MINUTE και SECOND:
- Η διαφορά μεταξύ της ώρας λήξης και της ώρας έναρξης δεν μπορεί να είναι αρνητική (κάτι που συμβαίνει συχνά όταν αλλάζει η ημερομηνία). Σε τέτοιες περιπτώσεις, αυτοί οι τύποι θα επιστρέψουν ένα #ΑΡΙΘ! λάθος
- Αυτοί οι τύποι χρησιμοποιούν μόνο το χρονικό τμήμα της τιμής χρόνου που προκύπτει (και αγνοούν το τμήμα ημέρας). Έτσι, εάν η διαφορά στην ώρα λήξης και την ώρα έναρξης είναι 2 ημέρες, 10 ώρες, 32 λεπτά και 44 δευτερόλεπτα, ο τύπος HOUR θα δώσει 10, ο τύπος MINUTE θα δώσει 32 και ο δεύτερος τύπος θα δώσει 44
Υπολογίστε τον χρόνο που πέρασε μέχρι τώρα (από την ώρα έναρξης)
Εάν θέλετε να υπολογίσετε τον συνολικό χρόνο που έχει παρέλθει μεταξύ της ώρας έναρξης και της τρέχουσας ώρας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο ΤΩΡΑ αντί της ώρας λήξης.
Η συνάρτηση ΤΩΡΑ επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία και την ώρα στο κελί στο οποίο χρησιμοποιείται. Είναι μία από αυτές τις συναρτήσεις που δεν λαμβάνει κανένα όρισμα εισόδου.
Έτσι, εάν θέλετε να υπολογίσετε τον συνολικό χρόνο που έχει παρέλθει μεταξύ της ώρας έναρξης και της τρέχουσας ώρας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= ΤΩΡΑ () - Startρα έναρξης
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα όπου έχω τους χρόνους έναρξης στη στήλη Α και τον χρόνο που έχει παρέλθει μέχρι τώρα στη στήλη Β.
Εάν η διαφορά ώρας μεταξύ της ημερομηνίας και της ώρας έναρξης και της τρέχουσας ώρας είναι μεγαλύτερη από 24 ώρες, τότε μπορείτε να μορφοποιήσετε το αποτέλεσμα ώστε να εμφανίζεται η ημέρα καθώς και το τμήμα ώρας.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τον παρακάτω τύπο TEXT:
= ΚΕΙΜΕΝΟ (ΤΩΡΑ ()-A2, "dd hh: ss: mm")
Μπορείτε επίσης να επιτύχετε το ίδιο πράγμα αλλάζοντας την προσαρμοσμένη μορφοποίηση του κελιού (όπως αναφέρθηκε νωρίτερα σε αυτό το σεμινάριο) έτσι ώστε να δείχνει την ημέρα καθώς και το τμήμα ώρας.
Σε περίπτωση που η ώρα έναρξης έχει μόνο το τμήμα χρόνου, τότε το Excel θα το θεωρούσε ως την 1η Ιανουαρίου 1990.
Σε αυτήν την περίπτωση, εάν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση ΤΩΡΑ για να υπολογίσετε τον χρόνο που έχει παρέλθει μέχρι τώρα, θα σας δώσει το λάθος αποτέλεσμα (καθώς η τιμή που προκύπτει θα έχει επίσης το σύνολο των ημερών που έχουν παρέλθει από την 1η Ιανουαρίου 1990).
Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= ΤΩΡΑ ()- INT (ΤΩΡΑ ())- A2
Ο παραπάνω τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση INT για να αφαιρέσει το τμήμα ημέρας από την τιμή που επιστρέφει η συνάρτηση τώρα και στη συνέχεια χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της χρονικής διαφοράς.
Σημειώστε ότι ΤΩΡΑ είναι μια πτητική λειτουργία που ενημερώνεται κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στο φύλλο εργασίας, αλλά δεν ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο
Υπολογισμός ώρας κατά την αλλαγή της ημερομηνίας (υπολογισμός και εμφάνιση αρνητικών χρόνων στο Excel)
Οι μέθοδοι που καλύπτονται μέχρι τώρα λειτουργούν καλά εάν ο χρόνος λήξης σας είναι μεταγενέστερος από την ώρα έναρξης.
Αλλά το πρόβλημα προκύπτει όταν ο χρόνος λήξης σας είναι χαμηλότερος από την ώρα έναρξης. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν συμπληρώνετε φύλλα ωρών όπου εισάγετε μόνο την ώρα και όχι ολόκληρη την ημερομηνία και την ώρα.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, εάν εργάζεστε σε βάρδια μιας νύχτας και αλλάζει η ημερομηνία, υπάρχει η πιθανότητα ο χρόνος λήξης σας να είναι νωρίτερα από την ώρα έναρξής σας.
Για παράδειγμα, αν ξεκινήσετε τη δουλειά σας στις 6:00 μ.μ. το απόγευμα και ολοκληρώσετε την εργασία και το ωράριο στις 9:00 π.μ.
Εάν εργάζεστε μόνο με τιμές χρόνου, αφαιρώντας την ώρα έναρξης από την ώρα λήξης θα έχετε αρνητική τιμή 9 ωρών (9 - 18).
Και το Excel δεν μπορεί να χειριστεί αρνητικές τιμές χρόνου (και για το θέμα αυτό ούτε οι άνθρωποι, εκτός αν μπορείτε να ταξιδέψετε στο χρόνο)
Σε τέτοιες περιπτώσεις, χρειάζεστε έναν τρόπο για να καταλάβετε ότι η μέρα έχει αλλάξει και ο υπολογισμός πρέπει να γίνει ανάλογα.
Ευτυχώς, υπάρχει μια πολύ εύκολη λύση για αυτό.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου έχω την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης.
Όπως θα παρατηρήσατε ότι μερικές φορές η ώρα έναρξης είναι το βράδυ και η ώρα λήξης είναι το πρωί (πράγμα που υποδηλώνει ότι αυτή ήταν μια ολονύκτια βάρδια και η ημέρα έχει αλλάξει).
Εάν χρησιμοποιήσω τον παρακάτω τύπο για να υπολογίσω τη διαφορά ώρας, θα μου δείξει τα σημάδια κατακερματισμού στα κελιά όπου το αποτέλεσμα είναι αρνητική τιμή (επισημαίνεται με κίτρινο χρώμα στην παρακάτω εικόνα).
= Β2-Α2
Εδώ είναι ένας τύπος IF που ορίζει εάν η τιμή της χρονικής διαφοράς είναι αρνητική ή όχι, και σε περίπτωση που είναι αρνητική τότε επιστρέφει το σωστό αποτέλεσμα
= IF ((B2-A2) <0,1- (A2-B2), (B2-A2))
Ενώ αυτό λειτουργεί καλά στις περισσότερες περιπτώσεις, εξακολουθεί να υπολείπεται σε περίπτωση που η ώρα έναρξης και η ώρα λήξης διαφέρουν περισσότερο από 24 ώρες. Για παράδειγμα, κάποιος συνδέεται στις 9:00 π.μ. την ημέρα 1 και αποσυνδεθεί στις 11:00 π.μ. την ημέρα 2.
Δεδομένου ότι αυτό είναι περισσότερο από 24 ώρες, δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζουμε εάν το άτομο έχει αποσυνδεθεί μετά από 2 ώρες ή μετά από 26 ώρες.
Ενώ ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπιστεί αυτό θα ήταν να βεβαιωθείτε ότι οι καταχωρήσεις περιλαμβάνουν την ημερομηνία καθώς και την ώρα, αλλά αν είναι ακριβώς η ώρα με την οποία εργάζεστε, τότε ο παραπάνω τύπος θα πρέπει να φροντίζει για τα περισσότερα θέματα ( λαμβάνοντας υπόψη ότι είναι απίθανο κάποιος να εργάζεται για περισσότερο από 24 ώρες)
Προσθήκη/ αφαίρεση χρόνου στο Excel
Μέχρι στιγμής, έχουμε δει παραδείγματα όπου είχαμε την ώρα έναρξης και λήξης και έπρεπε να βρούμε τη διαφορά ώρας.
Το Excel σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια σταθερή τιμή χρόνου από την υπάρχουσα τιμή ημερομηνίας και ώρας.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα εργασιών στην ουρά όπου κάθε εργασία χρειάζεται τον καθορισμένο χρόνο και θέλετε να μάθετε πότε θα τελειώσει κάθε εργασία.
Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε το χρόνο που κάθε εργασία πρόκειται να πάρει στην ώρα έναρξης για να γνωρίζετε σε ποια ώρα αναμένεται να ολοκληρωθεί η εργασία.
Δεδομένου ότι το Excel αποθηκεύει τις τιμές ημερομηνίας και ώρας ως αριθμούς, πρέπει να διασφαλίσετε ότι ο χρόνος που προσπαθείτε να προσθέσετε τηρεί τη μορφή που ακολουθεί ήδη το Excel.
Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε 1 σε μια ημερομηνία στο Excel, θα σας δώσει την επόμενη ημερομηνία. Αυτό συμβαίνει επειδή το 1 αντιπροσωπεύει μια ολόκληρη ημέρα στο Excel (που ισούται με 24 ώρες).
Έτσι, εάν θέλετε να προσθέσετε 1 ώρα σε μια υπάρχουσα τιμή χρόνου, δεν μπορείτε να προχωρήσετε και απλά να προσθέσετε 1 σε αυτήν. πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε μετατρέψει την τιμή της ώρας σε δεκαδικό τμήμα που αντιπροσωπεύει μία ώρα. και το ίδιο ισχύει για την προσθήκη λεπτών και δευτερολέπτων.
Χρήση της συνάρτησης TIME
Η συνάρτηση χρόνου στο Excel λαμβάνει την τιμή ώρας, την τιμή λεπτού και την τιμή δευτερολέπτων και τη μετατρέπει σε δεκαδικό αριθμό που αντιπροσωπεύει αυτόν τον χρόνο.
Για παράδειγμα, εάν θέλω να προσθέσω 4 ώρες σε μια υπάρχουσα ώρα, μπορώ να χρησιμοποιήσω τον παρακάτω τύπο:
= Startρα έναρξης + ΩΡΑ (4,0,0)
Αυτό είναι χρήσιμο εάν γνωρίζετε πόσες ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα θέλετε να προσθέσετε σε μια υπάρχουσα ώρα και απλώς χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TIME χωρίς να ανησυχείτε για τη σωστή μετατροπή του χρόνου σε δεκαδική τιμή.
Επίσης, σημειώστε ότι η συνάρτηση TIME θα λάβει υπόψη μόνο το ακέραιο μέρος της τιμής ώρας, λεπτού και δευτερολέπτου που εισάγετε. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιήσω 5,5 ώρες στη συνάρτηση TIME θα προσθέσει μόνο πέντε ώρες και θα αγνοήσει το δεκαδικό μέρος.
Επίσης, σημειώστε ότι η συνάρτηση TIME μπορεί να προσθέσει τιμές που είναι μικρότερες από 24 ώρες. Εάν η τιμή της ώρας σας είναι μεγαλύτερη από 24, αυτό θα σας δώσει ένα λανθασμένο αποτέλεσμα.
Και το ίδιο συμβαίνει με τα λεπτά και το δεύτερο μέρος όπου η συνάρτηση θα λάβει υπόψη μόνο τιμές που είναι μικρότερες από 60 λεπτά και 60 δευτερόλεπτα
Ακριβώς όπως έχω προσθέσει χρόνο χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση TIME, μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε χρόνο. Απλώς αλλάξτε το σύμβολο + σε αρνητικό πρόσημο στους παραπάνω τύπους
Χρήση βασικής αριθμητικής
Όταν η λειτουργία χρόνου είναι εύκολη και βολική στη χρήση, έρχεται με μερικούς περιορισμούς (όπως αναφέρονται παραπάνω).
Εάν θέλετε περισσότερο έλεγχο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αριθμητική μέθοδο που θα καλύψω εδώ.
Η έννοια είναι απλή - μετατρέψτε την τιμή χρόνου σε δεκαδική τιμή που αντιπροσωπεύει το τμήμα της ημέρας και, στη συνέχεια, μπορείτε να την προσθέσετε σε οποιαδήποτε χρονική τιμή στο Excel.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσθέσετε 24 ώρες σε μια υπάρχουσα τιμή ώρας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= Startρα έναρξης + 24/24
Αυτό σημαίνει απλώς ότι προσθέτω μία ημέρα στην υπάρχουσα τιμή χρόνου.
Τώρα προχωρώντας την ίδια ιδέα ας πούμε ότι θέλετε να προσθέσετε 30 ώρες σε μια τιμή χρόνου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= Startρα έναρξης + 30/24
Ο παραπάνω τύπος κάνει το ίδιο πράγμα, όπου το ακέραιο μέρος του (30/24) θα αντιπροσωπεύει τον συνολικό αριθμό ημερών στο χρόνο που θέλετε να προσθέσετε και το δεκαδικό μέρος θα αντιπροσωπεύει τις ώρες/λεπτά/δευτερόλεπτα
Ομοίως, εάν έχετε έναν συγκεκριμένο αριθμό λεπτών που θέλετε να προσθέσετε σε μια τιμή χρόνου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= Start_time + (Λεπτά για προσθήκη)/24*60
Και αν έχετε τον αριθμό των δευτερολέπτων που θέλετε να προσθέσετε, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= Start_time + (Λεπτά για προσθήκη)/24*60*60
Αν και αυτή η μέθοδος δεν είναι τόσο εύκολη όσο η συνάρτηση χρόνου, τη βρίσκω πολύ καλύτερη γιατί λειτουργεί σε όλες τις καταστάσεις και ακολουθεί την ίδια ιδέα. σε αντίθεση με τη λειτουργία ώρας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε αν ο χρόνος που θέλετε να προσθέσετε είναι μικρότερος από 24 ώρες ή περισσότερο από 24 ώρες
Μπορείτε να ακολουθήσετε την ίδια ιδέα αφαιρώντας επίσης χρόνο. Απλώς αλλάξτε το + σε αρνητικό πρόσημο στους παραπάνω τύπους
Πώς να αθροίσετε χρόνο στο Excel
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να προσθέσετε γρήγορα όλες τις τιμές χρόνου στο Excel. Η προσθήκη πολλαπλών τιμών χρόνου στο Excel είναι αρκετά απλή (το μόνο που χρειάζεται είναι ένας απλός τύπος SUM)
Υπάρχουν όμως μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν προσθέτετε χρόνο στο Excel, συγκεκριμένα τη μορφή κελιού που πρόκειται να σας δείξει το αποτέλεσμα.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα παράδειγμα.
Παρακάτω έχω μια λίστα εργασιών μαζί με τον χρόνο που θα πάρει κάθε εργασία στη στήλη Β και θέλω να προσθέσω γρήγορα αυτούς τους χρόνους και να γνωρίζω τον συνολικό χρόνο που θα χρειαστεί για όλες αυτές τις εργασίες.
Στο κελί B9, έχω χρησιμοποιήσει έναν απλό τύπο SUM για να υπολογίσω τον συνολικό χρόνο που χρειάζονται όλες αυτές οι εργασίες και μου δίνει την τιμή 18:30 (που σημαίνει ότι θα χρειαστούν 18 ώρες και 20 λεπτά για να ολοκληρωθεί όλες αυτές τις εργασίες)
Όλα καλά μέχρι στιγμής!
Πώς να αθροίσετε πάνω από 24 ώρες στο Excel
Τώρα δείτε τι συμβαίνει όταν αλλάξω τη στιγμή που θα χρειαστεί να ολοκληρώσει το Task 2 από 1 ώρα σε 10 ώρες.
Το αποτέλεσμα λέει τώρα 03:20, πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστούν 3 ώρες και 20 λεπτά για να ολοκληρωθούν όλες αυτές οι εργασίες.
Αυτό είναι λάθος (προφανώς)
Το πρόβλημα εδώ δεν είναι να μπερδευτεί το Excel. Το πρόβλημα εδώ είναι ότι το κελί έχει μορφοποιηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να σας δείχνει μόνο το χρονικό τμήμα της τιμής που προκύπτει.
Και δεδομένου ότι η τιμή που προκύπτει εδώ είναι περισσότερες από 24 ώρες, το Excel αποφάσισε να μετατρέψει το τμήμα 24 ωρών σε μια ημέρα αφαιρέστε το από την τιμή που εμφανίζεται στον χρήστη και εμφανίζει μόνο τις υπόλοιπες ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα.
Αυτό, ευτυχώς, έχει μια εύκολη λύση.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αλλάξετε τη μορφή κελιού για να την αναγκάσετε να εμφανίζει ώρες ακόμη και αν υπερβαίνει τις 24 ώρες.
Παρακάτω είναι μερικές μορφές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
| Μορφή | Αναμενόμενο Αποτέλεσμα |
| [h]: mm | 28:30 |
| [m]: ss | 1710:00 |
| d "D" hh: mm | 1 Δ 04:30 |
| d "D" hh "Min" ss "Sec" | 1 D 04 Min 00 Sec |
| d "Day" hh "Minute" ss "Seconds" | 1 Ημέρα 04 Λεπτό 00 Δευτερόλεπτα |
Μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή μεταβαίνοντας στο παράθυρο διαλόγου Κελιά μορφής και εφαρμόζοντας την προσαρμοσμένη μορφή ή χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TEXT και χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από τις παραπάνω μορφές στον ίδιο τον τύπο
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο TEXT για να εμφανίσετε την ώρα, ακόμη και όταν είναι περισσότερες από 24 ώρες:
= TEXT (SUM (B2: B7), "[h]: mm: ss")
ή τον παρακάτω τύπο εάν θέλετε να μετατρέψετε τις ώρες που υπερβαίνουν τις 24 ώρες σε ημέρες:
= TEXT (SUM (B2: B7), "dh hh: mm: ss")
Αποτελέσματα Εμφάνιση Hash (###) Αντί ημερομηνίας/ώρας (Λόγοι + Διόρθωση)
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι αντί να σας δείξει την τιμή χρόνου, το Excel εμφανίζει τα σύμβολα κατακερματισμού στο κελί.
Ακολουθούν μερικοί πιθανοί λόγοι και τρόποι διόρθωσης αυτών:
Η στήλη δεν είναι αρκετά μεγάλη
Όταν ένα κελί δεν έχει αρκετό χώρο για να εμφανίσει την πλήρη ημερομηνία, μπορεί να εμφανίσει τα σύμβολα κατακερματισμού.
Έχει εύκολη επιδιόρθωση - αλλάξτε το πλάτος της στήλης και κάντε το ευρύτερο.
Αρνητική τιμή ημερομηνίας
Η τιμή ημερομηνίας ή ώρας δεν μπορεί να είναι αρνητική στο Excel. σε περίπτωση που υπολογίζετε τη διαφορά ώρας και αποδειχθεί αρνητική, το Excel θα σας δείξει σύμβολα κατακερματισμού.
Ο τρόπος διόρθωσης για να αλλάξετε τον τύπο για να έχετε το σωστό αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, εάν υπολογίζετε τη διαφορά ώρας μεταξύ των δύο χρόνων και η ημερομηνία αλλάζει, πρέπει να προσαρμόσετε τον τύπο για να το λάβετε υπόψη.
Σε άλλες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ABS για να μετατρέψετε την αρνητική τιμή χρόνου σε θετικό αριθμό, ώστε να εμφανίζεται σωστά. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο IF για να ελέγξετε εάν το αποτέλεσμα είναι αρνητική τιμή και να επιστρέψετε κάτι πιο ουσιαστικό.
Σε αυτό το σεμινάριο, κάλυψα θέματα σχετικά με τον υπολογισμό του χρόνου στο Excel (όπου μπορείτε να υπολογίσετε τη διαφορά ώρας, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε χρόνο, να εμφανίσετε το χρόνο σε διαφορετικές μορφές και να αθροίσετε τις τιμές χρόνου)
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.
