- Μη αυτόματη εισαγωγή αλλαγών σελίδας στο Excel (οριζόντια/κάθετα)
- Ελέγξτε την εισαγωγή σπασίματος σελίδας από την προεπισκόπηση σελίδας διακοπής
- Αφαίρεση σπασίματος σελίδας
- Επαναφορά σπασίματος όλων των σελίδων
- Χειροκίνητη μετακίνηση του διαλείμματος σελίδας
- Απόκρυψη ή εμφάνιση σελίδας Διακοπή διακεκομμένης γραμμής
- Προσθέστε διακοπή σελίδας μετά από κάθε υποσύνολο
Όταν εκτυπώνετε το έργο σας στο Excel, θα σας βοηθούσε αν υπάρχει ένα σύστημα που να αποφασίζει πόσο περιεχόμενο εμφανίζεται σε μια σελίδα και τι εκτυπώνεται στη συνέχεια στην επόμενη σελίδα κ.ο.κ.
Από προεπιλογή, το Excel το κάνει αυτό εισάγοντας αλλαγές σελίδας ανά τακτά χρονικά διαστήματα στο φύλλο εργασίας κατά την εκτύπωση.
Αυτό γίνεται με βάση το μέγεθος χαρτιού, τα περιθώρια και τις επιλογές κλίμακας.
Αλλά σε περίπτωση που χρειάζεστε περισσότερο έλεγχο και θέλετε να αποφασίσετε πόσο περιεχόμενο πρέπει να εκτυπωθεί στη σελίδα 1 και πού πρέπει να σπάσει και να μεταβείτε στην επόμενη σελίδα, τότε μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα ένα διάλειμμα σελίδας μεταξύ των σελίδων.
Με αυτόν τον τρόπο το Excel θα γνώριζε ότι μόλις έρθει ένα διάλειμμα σελίδας, πρέπει να σταματήσει την εκτύπωση στην τρέχουσα σελίδα και να εκτυπώσει το υπόλοιπο στην επόμενη σελίδα.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να κάνετε χειροκίνητα εισαγωγή αλλαγών σελίδας στο Excel (και πώς να αφαιρέσετε επίσης τα σπασίματα σελίδας)
Μη αυτόματη εισαγωγή αλλαγών σελίδας στο Excel (οριζόντια/κάθετα)
Ας υποθέσουμε ότι έχω ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου έχω τους αριθμούς πωλήσεων για διαφορετικά άτομα που εργάζονται για διαφορετικές περιοχές.
Σε αυτά τα δεδομένα, θέλω να εκτυπώσω όλες τις εγγραφές για τις ΗΠΑ στην πρώτη φάση και στη συνέχεια όλες τις υπόλοιπες εγγραφές στη δεύτερη σελίδα.
Εάν προχωρήσω και εκτυπώσω τα δεδομένα από τώρα, όλα θα εκτυπωθούν σε μία σελίδα επειδή τα δεδομένα δεν είναι αρκετά μεγάλα για να χωριστούν σε πολλές σελίδες.
Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να εισαγάγω χειροκίνητα μια αλλαγή σελίδας μετά τα δεδομένα για τις ΗΠΑ.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τη γραμμή πάνω από την οποία θέλετε να εισαγάγετε το σπάσιμο σελίδας. στο παράδειγμά μας θα ήταν η σειρά 11
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας»
- Στην ομάδα «Ρύθμιση σελίδας», κάντε κλικ στην επιλογή «Διακοπές»
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Εισαγωγή διακοπή σελίδας»
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν το σπάσιμο της σελίδας ακριβώς πάνω από την επιλεγμένη γραμμή.
Το Excel σας δείχνει επίσης τις θέσεις των αλλαγών σελίδας προσθέτοντας μια ανοιχτό γκρι διακεκομμένη γραμμή μεταξύ των δύο σελίδων.
Μπορεί να μην μπορείτε να δείτε αυτήν τη γραμμή εάν έχετε ήδη ορατές τις γραμμές πλέγματος, αλλά αν αποκρύψετε τις γραμμές πλέγματος θα μπορείτε να το δείτε όπως φαίνεται παρακάτω.
Ακριβώς όπως ο τρόπος που έχω εισαγάγει ένα οριζόντιο σπάσιμο σελίδας στο Excel, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα κάθετο σπάσιμο σελίδας.
Απλώς επιλέξτε τη στήλη Β για την οποία θέλετε να προστεθεί η αλλαγή σελίδας και μεταβείτε στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας» και κάντε κλικ στην επιλογή «Εισαγωγή διακοπή σελίδας»
Σημειώστε ότι μπορείτε να εισαγάγετε όσες αλλαγές σελίδας θέλετε.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εκτυπώσετε τα δεδομένα για κάθε περιοχή σε διαφορετική σελίδα, μπορείτε να εισαγάγετε πολλαπλές οριζόντιες αλλαγές σελίδας επιλέγοντας τη γραμμή ακριβώς κάτω από την οποία τελειώνουν τα δεδομένα για αυτήν την περιοχή και εισάγοντας μια αλλαγή σελίδας εκεί.
Σημείωση: Εάν θέλετε να εισαγάγετε τόσο οριζόντια όσο και κάθετα διαλείμματα σελίδας σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το κελί και επαναλαμβάνοντας την ίδια διαδικασία παραπάνω για να εισαγάγετε το διάλειμμα σελίδας. Με αυτόν τον τρόπο θα εισαχθεί ένα οριζόντιο σπάσιμο σελίδας ακριβώς πάνω από το κελί και ένα κατακόρυφο σπάσιμο σελίδας ακριβώς στα αριστερά του κελιού.Συντόμευση πληκτρολογίου για εισαγωγή αλλαγής σελίδας
ALT + P + B + I
Ελέγξτε την εισαγωγή σπασίματος σελίδας από την προεπισκόπηση σελίδας διακοπής
Αφού εισαγάγετε τις αλλαγές σελίδας στο Excel, μπορείτε να ελέγξετε γρήγορα τι θα εκτυπώνονταν σε κάθε σελίδα μεταβαίνοντας στη λειτουργία προεπισκόπησης διακοπή σελίδας.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή
- Στην ομάδα Προβολές βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή προεπισκόπησης σελίδας
Τα παραπάνω βήματα θα αλλάξουν την προβολή του φύλλου εργασίας σας και θα μπορείτε να δείτε πόσο περιεχόμενο θα εκτυπωθεί σε κάθε σελίδα.
Κάθε αλλαγή σελίδας εμφανίζεται ως μια παχιά μπλε γραμμή και οι σελίδες είναι αριθμημένες, γεγονός που καθιστά εύκολο να καταλάβουμε ποιο περιεχόμενο θα βρισκόταν σε ποια εκτυπωμένη σελίδα.
Για να επιστρέψετε στην κανονική προβολή φύλλου εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κανονικό στην καρτέλα Προβολή.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να κάνετε εναλλαγή μεταξύ της κανονικής προβολής και της προεπισκόπησης σελίδας κάνοντας κλικ στα εικονίδια στη γραμμή κατάστασης.Αφαίρεση σπασίματος σελίδας
Όπως μπορείτε να προσθέσετε μια αλλαγή σελίδας στο Excel, μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε εύκολα ένα διάλειμμα σελίδας.
Στο παράδειγμά μας, ας υποθέσουμε ότι θέλω να καταργήσω την αλλαγή σελίδας που εισήγαγα μετά τα δεδομένα για την περιοχή των ΗΠΑ.
Παρακάτω άλλα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τη γραμμή πάνω από την οποία έχετε το διάλειμμα σελίδας. Αυτή θα ήταν η σειρά #11 στο παράδειγμά μας
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας»
- Στην ομάδα «Ρύθμιση σελίδας», κάντε κλικ στην επιλογή «Διακοπές»
- Κάντε κλικ στο «Κατάργηση διακοπής σελίδας»
Τα παραπάνω βήματα θα καταργήσουν το σπάσιμο σελίδας πάνω από την επιλεγμένη γραμμή.
Σε περίπτωση που έχετε εισαγάγει πολλά διαλείμματα επαίνου που θέλετε να καταργήσετε, θα πρέπει να επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία ένα προς ένα.
Σημείωση: δεν μπορείτε να καταργήσετε πολλαπλές αλλαγές σελίδων με μια κίνηση επιλέγοντας πολλές σειρές ή στήλες. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό, το Excel θα λάβει υπόψη μόνο την τελευταία επιλεγμένη σειρά και θα αφαιρέσει το διάλειμμα σελίδας πάνω από αυτό.
Συντόμευση πληκτρολογίου για να καταργήσετε το σπάσιμο σελίδας
ALT + P + B + R
Επαναφορά σπασίματος όλων των σελίδων
Εάν θέλετε να καταργήσετε όλα τα διαλείμματα σελίδας που εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο και να τα επαναφέρετε στα προεπιλεγμένα, υπάρχει και για αυτό.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την επαναφορά μιας αλλαγής σελίδας στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας»
- Στην ομάδα «Ρύθμιση σελίδας», κάντε κλικ στην επιλογή «Διακοπές»
- Κάντε κλικ στο «Επαναφορά όλων των αλλαγών σελίδας»
Τα παραπάνω βήματα θα αφαιρέσουν όλα τα μη αυτόματα εισαγόμενα διαλείμματα σελίδας και θα τοποθετήσουν τις αλλαγές σελίδας με βάση το μέγεθος, το περιθώριο και την κλίμακα της σελίδας (όπως γίνεται από προεπιλογή)
Συντόμευση πληκτρολογίου για να καταργήσετε το σπάσιμο σελίδας
ALT + P + B + A
Χειροκίνητη μετακίνηση του διαλείμματος σελίδας
Αφού εισαγάγετε τις αλλαγές σελίδας στο φύλλο εργασίας, μπορείτε να κάνετε μικρές προσαρμογές σύροντας τις οριζόντιες ή κάθετες γραμμές διακοπής σελίδας.
Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να βρίσκεστε στη λειτουργία προεπισκόπησης σελίδας διακοπής.
Παρακάτω είναι τα βήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετακινήσετε τη διακοπή της σελίδας σύροντάς την:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή
- Στην ομάδα προβολών βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή προεπισκόπησης σελίδας. Αυτό θα αλλάξει την προβολή του φύλλου εργασίας και θα μπορείτε να δείτε όλες τις αλλαγές σελίδας ως παχιές μπλε γραμμές
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη γραμμή αλλαγής σελίδας που θέλετε να προσαρμόσετε. Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας μετατρέπεται σε εικονίδιο βέλους με δύο άκρα
- Κρατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρετε τη μπλε γραμμή όπου θέλετε να τοποθετηθεί και, στη συνέχεια, αφήστε το κλειδί
- Κάντε κλικ στην επιλογή Κανονικό στην καρτέλα προβολή για να επιστρέψετε στην κανονική προβολή φύλλου εργασίας
Απόκρυψη ή εμφάνιση σελίδας Διακοπή διακεκομμένης γραμμής
Ενώ τα μεγάλα διαλείμματα είναι αρκετά χρήσιμα εάν εκτυπώνετε τα δεδομένα σας, ένα πράγμα που με προβληματίζει πραγματικά είναι η γκρίζα διακεκομμένη γραμμή που παραμένει στο φύλλο εργασίας αφού εφαρμόσετε τις αλλαγές σελίδας.
Μερικοί άνθρωποι το βρίσκουν χρήσιμο καθώς τους λέει πού θα σπάσει η σελίδα όταν εκτυπωθεί, από την άλλη πλευρά το βρίσκω ενοχλητικό.
Και μόλις εφαρμόσετε τις αλλαγές σελίδας, αυτή η γκρίζα γραμμή δεν θα εξαφανιστεί μέχρι να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας και να το επανεκκινήσετε ξανά.
Έτσι, αν είστε σαν εμένα, μπορεί να θέλετε να αποκρύψετε τη γραμμή διακοπής σελίδας για πάντα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να αποκρύψετε τη γραμμή διακοπής σελίδας στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel που ανοίγει, κάντε κλικ στην επιλογή «Για προχωρημένους» στο αριστερό παράθυρο
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Επιλογές εμφάνισης για αυτό το φύλλο εργασίας"
- Καταργήστε την επιλογή της «Εμφάνιση αλλαγών σελίδας»
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση για να αφαιρέσετε τη γκρίζα γραμμή σπάσιμο σελίδας σε συγκεκριμένα φύλλα εργασίας ή ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, αλλά δεν μπορείτε να εφαρμόσετε αυτήν τη ρύθμιση σε όλα τα βιβλία εργασίας του Excel.
Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό για ένα άλλο βιβλίο εργασίας που ανοίγετε, θα πρέπει να ακολουθήσετε ξανά τα ίδια βήματα.
Προσθέστε διακοπή σελίδας μετά από κάθε υποσύνολο
Εάν προσθέσετε υποσύνολο στο σύνολο δεδομένων σας, τότε υπάρχει μια επιλογή που σας επιτρέπει να προσθέτετε αυτόματα αλλαγές σελίδας κάθε φορά που αλλάζει η κατηγορία δεδομένων.
Παρακάτω έχω αυτό το σύνολο δεδομένων όπου έχω ταξινομήσει τις περιοχές κατά φθίνουσα σειρά (με εφαρμοσμένο το υποσύνολο).
Για ένα τέτοιο σύνολο δεδομένων, θα ήταν λογικό να προσθέσουμε ένα υποσύνολο που θα έδειχνε τις πωλήσεις -στόχους και τις πραγματικές πωλήσεις για κάθε περιοχή και το υποσύνολο θα προστεθεί κάθε φορά που αλλάζει η περιοχή (δηλ. Υποσύνολο για τις ΗΠΑ κάτω από τις περιοχές των ΗΠΑ των συνολικά για τη Μέση Ανατολή κάτω από την περιοχή της Μέσης Ανατολής).
Και όταν αυτά τα δεδομένα εκτυπώνονται, μπορεί να βοηθήσει στην εκτύπωση όλων των περιοχών σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας (κάτι που μπορεί να γίνει με την προσθήκη αλλαγών σελίδας κάθε φορά που αλλάζει η περιοχή).
Κάτω από άλλα βήματα για να προσθέσετε το υποσύνολο και να προσθέσετε το διάλειμμα σελίδας κάθε φορά που αλλάζει η περιοχή:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα
- Κάντε κλικ στην επιλογή Υποσύνολο (χρησιμοποιώ το Microsoft 365 και είναι στις επιλογές Outline)
- Στο παράθυρο διαλόγου Υποσύνολο που ανοίγει, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Σε κάθε αλλαγή σε» και επιλέξτε Περιοχή
- Ελέγξτε τον στόχο πωλήσεων και τις πραγματικές πωλήσεις στις επιλογές "Προσθήκη υποσυνολικού σε"
- Ελέγξτε την επιλογή «Αλλαγή σελίδας μεταξύ σελίδων»
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok
Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν το υποσύνολο στα δεδομένα, όπως φαίνεται παρακάτω, και ταυτόχρονα θα προσθέσουν μια αλλαγή σελίδας κάθε φορά που αλλάζει η περιοχή.
Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να εκτυπώσετε δεδομένα για κάθε χώρα σε ξεχωριστό φύλλο.
Μπορείτε να δείτε πού προστίθενται οι αλλαγές σελίδας κάνοντας κλικ στην καρτέλα Προβολή και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση διακοπή σελίδας
Έτσι, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε μια αλλαγή σελίδας στο Excel. Κάλυψα επίσης πώς μπορείτε να διαγράψετε ορισμένα από τα σπασίματα της σελίδας, να τα αφαιρέσετε εντελώς. ή επαναφέρετε την στην προεπιλεγμένη ρύθμιση.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.
