Το Excel διαθέτει μερικές χρήσιμες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να είστε πολύ πιο παραγωγικοί στην καθημερινή σας εργασία.
Ένα τέτοιο χρήσιμο (και λιγότερο γνωστό) χαρακτηριστικό στο Προσαρμοσμένες λίστες στο Excel.
Τώρα, πριν φτάσω στο πώς να δημιουργήσω και να χρησιμοποιήσω προσαρμοσμένες λίστες, επιτρέψτε μου πρώτα να εξηγήσω τι είναι υπέροχο σε αυτό.
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να εισαγάγετε αριθμούς τα ονόματα των μηνών από Ιανουάριο έως Δεκέμβριο σε μια στήλη. Πώς θα το κάνατε; Και όχι, το χειροκίνητο δεν είναι επιλογή.
Ένας από τους ταχύτερους τρόπους θα ήταν να έχετε τον Ιανουάριο σε ένα κελί, τον Φεβρουάριο σε ένα παρακείμενο κελί και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να σύρετε και να αφήσετε το Excel να συμπληρώσει αυτόματα τους υπόλοιπους. Το Excel είναι αρκετά έξυπνο για να συνειδητοποιήσει ότι θέλετε να συμπληρώσετε τον επόμενο μήνα σε κάθε κελί στο οποίο σύρετε τη λαβή πλήρωσης.
Τα ονόματα των μηνών είναι αρκετά γενικά και επομένως είναι διαθέσιμα από προεπιλογή στο Excel.
Αλλά τι γίνεται αν έχετε μια λίστα με ονόματα τμημάτων (ή ονόματα εργαζομένων ή ονόματα προϊόντων) και θέλετε να κάνετε το ίδιο. Αντί να τα εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο ή να τα αντιγράψετε-επικολλήσετε, θέλετε να εμφανίζονται μαγικά όταν χρησιμοποιείτε τη λαβή πλήρωσης (όπως και τα ονόματα μηνών).
Μπορείτε να το κάνετε κι εσείς…
… με τη χρήση Προσαρμοσμένες λίστες στο Excel
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες λίστες στο Excel και πώς να τις χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες στο Excel
Από προεπιλογή, το Excel διαθέτει ήδη ορισμένες προσαρμοσμένες λίστες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε το «Δευτέρα» σε ένα κελί «Τρί» σε ένα παρακείμενο κελί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να γεμίσετε τις υπόλοιπες ημέρες. Σε περίπτωση που επεκτείνετε την επιλογή, συνεχίστε να σύρετε και θα επαναληφθεί και θα σας δώσει ξανά το όνομα της ημέρας.
Παρακάτω είναι οι προσαρμοσμένες λίστες που είναι ήδη ενσωματωμένες στο Excel. Όπως μπορείτε να δείτε, αυτά είναι κυρίως ονόματα ημερών και μηνών καθώς είναι σταθερά και δεν θα αλλάξουν.
Τώρα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα τμημάτων που χρειάζεστε συχνά στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να πάρετε όλα τα ονόματα των τμημάτων σε ένα μέρος, δεν χρειάζεται να ψάχνετε παλιά αρχεία. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τα δύο πρώτα στη λίστα και να σύρετε.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λίστα στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Επιλογές Excel»
- Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στο αριστερό παράθυρο
- Στην επιλογή Γενικά, κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών» (ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα κάτω για να φτάσετε σε αυτήν την επιλογή)
- Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες, εισαγάγετε τη λίστα επιλέγοντας το εύρος των κελιών που έχουν τη λίστα. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το όνομα χειροκίνητα στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας (χωρισμένο με κόμμα ή κάθε όνομα σε μια νέα γραμμή)
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη
Μόλις κάνετε κλικ στο Προσθήκη, θα παρατηρήσετε ότι η λίστα σας γίνεται πλέον μέρος των Προσαρμοσμένων Λιστών.
Σε περίπτωση που έχετε μια μεγάλη λίστα που θέλετε να προσθέσετε στο Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εισαγωγή στο παράθυρο διαλόγου.
Επαγγελματική συμβουλή: Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή και να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ονομαστική περιοχή για να δημιουργήσετε την προσαρμοσμένη λίστα. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε το όνομα της ονομαζόμενης περιοχής στο πεδίο «Εισαγωγή λίστας από κελιά» και κάντε κλικ στο OK. Το πλεονέκτημα αυτού είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε ή να επεκτείνετε την ονομαστική περιοχή και αυτόματα θα προσαρμοστεί ως προσαρμοσμένη λίσταΤώρα που έχετε τη λίστα στο backend του Excel, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε ακριβώς όπως χρησιμοποιείτε αριθμούς ή ονόματα μηνών με την Αυτόματη συμπλήρωση (όπως φαίνεται παρακάτω).
Παρόλο που είναι υπέροχο να μπορείτε να αποκτήσετε γρήγορα αυτά τα προσαρμοσμένα ονόματα στο Excel κάνοντας μια απλή μεταφορά και απόθεση, υπάρχει κάτι ακόμα πιο φοβερό που μπορείτε να κάνετε με προσαρμοσμένες λίστες (αυτό αφορά την επόμενη ενότητα).
Δημιουργήστε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες λίστες
Ένα μεγάλο πράγμα για τις προσαρμοσμένες λίστες είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να το ταξινομήσετε με βάση το Υψηλό, το Μεσαίο και το Χαμηλό.
Δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό!
Αν ταξινομήσετε αλφαβητικά, θα αλλοιώσει την αλφαβητική σειρά (θα σας δώσει Υψηλό, Χαμηλό και Μεσαίο και όχι Υψηλό, Μεσαίο και Χαμηλό).
Εδώ είναι που οι Προσαρμοσμένες Λίστες λάμπουν πραγματικά.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα στοιχείων και στη συνέχεια να τα χρησιμοποιήσετε για να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Με αυτόν τον τρόπο, θα λάβετε όλες τις υψηλές τιμές μαζί στην κορυφή, ακολουθούμενες από τις μεσαίες και χαμηλές τιμές.
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα (Υψηλή, Μεσαία, Χαμηλή) χρησιμοποιώντας τα βήματα που εμφανίζονται στην προηγούμενη ενότητα («Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες στο Excel‘).
Αφού δημιουργήσετε την προσαρμοσμένη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα για να ταξινομήσετε με βάση αυτήν:
- Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων)
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
- Στην ομάδα Ταξινόμηση και Φίλτρο, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση
- Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε τις ακόλουθες επιλογές:
- Ταξινόμηση κατά στήλη: Προτεραιότητα
- Ταξινόμηση σε: Τιμές κελιού
- Παραγγελία: Προσαρμοσμένες λίστες. Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν αμέσως τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη λίστα που δημιουργήσατε και χρησιμοποιήσατε ως κριτήρια κατά την ταξινόμηση (Υψηλή, Μεσαία, Χαμηλή σε αυτό το παράδειγμα).
Ορισμένα παραδείγματα όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένες λίστες
Παρακάτω είναι μερικές από τις περιπτώσεις όπου η δημιουργία και η χρήση προσαρμοσμένων λιστών μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο:
- Εάν έχετε μια λίστα που πρέπει να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο (ή αντιγράψτε-επικολλήστε από κάποια άλλη πηγή), μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα και να τη χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού. Για παράδειγμα, αυτά μπορεί να είναι ονόματα τμημάτων στον οργανισμό σας ή ονόματα προϊόντων ή περιοχές/χώρες.
- Εάν είστε δάσκαλος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με τα ονόματα των μαθητών σας. Με αυτόν τον τρόπο, όταν τα βαθμολογείτε την επόμενη φορά, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εισαγωγή χειροκίνητων ονομάτων των μαθητών ή την αντιγραφή-επικόλλησή τους από κάποιο άλλο φύλλο. Αυτό εξασφαλίζει επίσης ότι υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες σφάλματος.
- Όταν πρέπει να ταξινομήσετε δεδομένα βάσει κριτηρίων που δεν είναι ενσωματωμένα στο Excel. Όπως αναφέρεται στην προηγούμενη ενότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη λίστα στο Excel.
Αυτά λοιπόν είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε Δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών στο Excel.
Ελπίζω να το βρήκατε χρήσιμο.
