10 εξαιρετικά τακτοποιημένοι τρόποι καθαρισμού δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel

Παρακολουθήστε βίντεο - 10 τρόποι καθαρισμού δεδομένων στο Excel

Τα δεδομένα αποτελούν τη ραχοκοκαλιά κάθε ανάλυσης που κάνετε στο Excel. Και όταν πρόκειται για δεδομένα, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορεί να πάνε στραβά - είτε πρόκειται για τη δομή, την τοποθέτηση, τη μορφοποίηση, τους επιπλέον χώρους και ούτω καθεξής.

Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα σας δείξω 10 απλούς τρόπους καθαρισμού δεδομένων στο Excel.

#1 Απαλλαγείτε από επιπλέον χώρους

Οι επιπλέον χώροι είναι οδυνηρά δύσκολο να εντοπιστούν. Ενώ μπορεί με κάποιο τρόπο να εντοπίσετε τα επιπλέον κενά μεταξύ λέξεων ή αριθμών, τα κενά διαστήματα δεν είναι καν ορατά. Εδώ είναι ένας τακτοποιημένος τρόπος για να απαλλαγείτε από αυτούς τους επιπλέον χώρους - Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία TRIM.

Σύνταξη: TRIM (κείμενο)

Η συνάρτηση TRIM του Excel λαμβάνει την αναφορά κελιού (ή κείμενο) ως είσοδο. Καταργεί τα κενά και τα κενά, καθώς και τα επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων (εκτός από τα κενά).

#2 Επιλέξτε και επεξεργαστείτε όλα τα κενά κελιά

Τα κενά κύτταρα μπορούν να δημιουργήσουν όλεθρο εάν δεν αντιμετωπιστούν εκ των προτέρων. Συχνά αντιμετωπίζω προβλήματα με κενά κελιά σε ένα σύνολο δεδομένων που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία αναφορών/πίνακα ελέγχου.

Μπορεί να θέλετε να συμπληρώσετε όλα τα κενά κελιά με το "0" ή το "Not Available" ή απλά να το επισημάνετε. Εάν υπάρχει ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων, το χειροκίνητο αυτό μπορεί να διαρκέσει ώρες. Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά ταυτόχρονα.

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Πατήστε F5 (ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε)
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά… (κάτω αριστερά). Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στο ειδικό
   
4. Επιλέξτε Κενό και κάντε κλικ στο OK
   

Αυτό επιλέγει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων σας. Εάν θέλετε να εισαγάγετε 0 ή Μη διαθέσιμο σε όλα αυτά τα κελιά, απλώς πληκτρολογήστε το και πατήστε Control + Enter (θυμηθείτε εάν πατήσετε μόνο enter, η τιμή εισάγεται μόνο στο ενεργό κελί).

#3 Μετατροπή αριθμών που αποθηκεύονται ως κείμενο σε αριθμούς

Μερικές φορές όταν εισάγετε δεδομένα από αρχεία κειμένου ή εξωτερικές βάσεις δεδομένων, οι αριθμοί αποθηκεύονται ως κείμενο. Επίσης, μερικοί άνθρωποι έχουν τη συνήθεια να χρησιμοποιούν μια απόστροφο (‘) πριν από έναν αριθμό για να τον κάνουν κείμενο. Αυτό θα μπορούσε να δημιουργήσει σοβαρά ζητήματα εάν χρησιμοποιείτε αυτά τα κελιά σε υπολογισμούς. Εδώ είναι ένας ανόητος τρόπος να μετατρέψετε αυτούς τους αριθμούς που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο και πάλι σε αριθμούς.

1. Σε οποιοδήποτε κενό κελί, πληκτρολογήστε 1
2. Επιλέξτε το κελί στο οποίο πληκτρολογήσατε 1 και πατήστε Control + C
3. Επιλέξτε το κελί/περιοχή που θέλετε να μετατρέψετε σε αριθμούς
4. Επιλέξτε Επικόλληση -> Ειδική επικόλληση (Συντόμευση πίνακα πλήκτρων - Alt + E + S)
5. Στο πλαίσιο Επικόλληση ειδικού διαλόγου, επιλέξτε Πολλαπλασιασμός (στην κατηγορία λειτουργιών)
   
6. Κάντε κλικ στο OK. Αυτό μετατρέπει όλους τους αριθμούς σε μορφή κειμένου πίσω σε αριθμούς.

Μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με την επικόλληση επιλογών ειδικών λειτουργιών. Ακολουθούν διάφοροι άλλοι τρόποι πολλαπλασιασμού στο Excel χρησιμοποιώντας την Ειδική επικόλληση.

#4 - Κατάργηση διπλότυπων

Μπορείτε να κάνετε 2 πράγματα που μπορείτε να κάνετε με τα διπλά δεδομένα - Επισημάνετε το ή Διέγραψε το.

• Επισήμανση διπλότυπων δεδομένων:
  • Επιλέξτε τα δεδομένα και μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Κανόνες επισήμανσης κελιών -> Διπλότυπες τιμές.
  • Καθορίστε τη μορφοποίηση και όλες οι διπλές τιμές επισημαίνονται.
    
• Διαγραφή διπλότυπων στα δεδομένα:
  • Επιλέξτε τα δεδομένα και μεταβείτε στα δεδομένα -> Κατάργηση διπλότυπων.
  • Εάν τα δεδομένα σας έχουν κεφαλίδες, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου επάνω δεξιά.
  • Επιλέξτε τη στήλη από τις οποίες θέλετε να καταργήσετε διπλότυπα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    

Αυτό αφαιρεί διπλές τιμές από τη λίστα. Εάν θέλετε η αρχική λίστα άθικτη, αντιγράψτε-επικολλήστε τα δεδομένα σε κάποια άλλη τοποθεσία και, στη συνέχεια, κάντε αυτό.

Σχετίζεται με: Ο τελικός οδηγός για την εύρεση και κατάργηση διπλότυπων στο Excel.

#5 Σφάλματα επισήμανσης

Υπάρχουν 2 τρόποι για να επισημάνετε τα Σφάλματα στα δεδομένα στο Excel:

Χρήση μορφοποίησης υπό όρους

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Νέος κανόνας
3. Στο νέο πλαίσιο διαλόγου κανόνων μορφοποίησης επιλέξτε «Μορφοποίηση μόνο κελιών που περιέχουν»
4. Στην Περιγραφή κανόνα, επιλέξτε Σφάλματα από το αναπτυσσόμενο μενού
5. Ορίστε τη μορφή και κάντε κλικ στο OK. Αυτό επισημαίνει οποιαδήποτε τιμή σφάλματος στο επιλεγμένο σύνολο δεδομένων
   

Χρησιμοποιώντας το Go To Special

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Πατήστε F5 (ανοίγει το πλαίσιο Μετάβαση στον διάλογο)
3. Κάντε κλικ στο Ειδικό κουμπί κάτω αριστερά
4. Επιλέξτε Τύποι και καταργήστε την επιλογή όλων των επιλογών εκτός από Σφάλματα
   

Αυτό επιλέγει όλα τα κελιά που έχουν σφάλμα. Τώρα μπορείτε να τα επισημάνετε μη αυτόματα, να τα διαγράψετε ή να πληκτρολογήσετε οτιδήποτε σε αυτό.

#6 Αλλαγή κειμένου σε Κάτω/Επάνω/κατάλληλη περίπτωση

Όταν κληρονομείτε ένα βιβλίο εργασίας ή εισάγετε δεδομένα από αρχεία κειμένου, συχνά τα ονόματα ή οι τίτλοι δεν είναι συνεπείς. Μερικές φορές όλο το κείμενο μπορεί να είναι με πεζά/κεφαλαία γράμματα ή μπορεί να είναι ένα μείγμα και των δύο. Μπορείτε εύκολα να τα κάνετε όλα συνεπή χρησιμοποιώντας αυτές τις τρεις λειτουργίες:

LOWER () - Μετατρέπει όλο το κείμενο σε πεζά.
UPPER () - Μετατρέπει όλο το κείμενο σε κεφαλαία.
PROPER () - Μετατρέπει όλο το κείμενο σε κατάλληλη περίπτωση.

#7 Ανάλυση δεδομένων χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλη

Όταν λαμβάνετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων ή τα εισάγετε από ένα αρχείο κειμένου, μπορεί να συμβεί όλο το κείμενο να είναι περιορισμένο σε ένα κελί. Μπορείτε να αναλύσετε αυτό το κείμενο σε πολλά κελιά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Κείμενο σε στήλη" στο Excel.

1. Επιλέξτε τα δεδομένα/κείμενο που θέλετε να αναλύσετε
2. Μετάβαση στα δεδομένα -> Κείμενο στη στήλη (Αυτό ανοίγει τον Οδηγό κειμένου σε στήλες)
   • Βήμα 1: Επιλέξτε τον τύπο δεδομένων (επιλέξτε Οριοθετημένο εάν τα δεδομένα σας δεν βρίσκονται σε ίση απόσταση και διαχωρίζονται με χαρακτήρες όπως κόμμα, παύλα, τελεία…). Κάντε κλικ στο Επόμενο
     
   • Βήμα 2: Επιλέξτε Οριοθέτης (ο χαρακτήρας που χωρίζει τα δεδομένα σας). Μπορείτε να επιλέξετε προκαθορισμένο οριοθέτη ή οτιδήποτε άλλο χρησιμοποιώντας την επιλογή Άλλο
     
   • Βήμα 3: Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων. Επιλέξτε επίσης το κελί προορισμού. Εάν το κελί προορισμού δεν είναι επιλεγμένο, το τρέχον κελί αντικαθίσταται
     

Σχετίζεται με: Εξαγωγή ονόματος χρήστη από το αναγνωριστικό email χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλη.

#8 Ορθογραφικός έλεγχος

Τίποτα δεν μειώνει την αξιοπιστία της δουλειάς σας από ένα ορθογραφικό λάθος.

Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου F7 για να εκτελέσετε ορθογραφικό έλεγχο για το σύνολο δεδομένων σας.

Ακολουθεί ένα λεπτομερές σεμινάριο για τον τρόπο χρήσης ορθογραφικού ελέγχου στο Excel.

#9 Διαγραφή όλης της μορφοποίησης

Στη δουλειά μου, χρησιμοποίησα πολλές βάσεις δεδομένων για να λάβω τα δεδομένα στο excel. Κάθε βάση δεδομένων είχε τη δική της μορφοποίηση δεδομένων. Όταν έχετε όλα τα δεδομένα στη θέση τους, δείτε πώς μπορείτε να διαγράψετε όλη τη μορφοποίηση με τη μία:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Διαγραφή -> Διαγραφή μορφών
   

Ομοίως, μπορείτε επίσης να διαγράψετε μόνο τα σχόλια, τους υπερσυνδέσμους ή το περιεχόμενο.

#10 Χρησιμοποιήστε την Εύρεση και αντικατάσταση για να καθαρίσετε δεδομένα στο Excel

Η εύρεση και η αντικατάσταση είναι απαραίτητη όταν πρόκειται για τον καθαρισμό δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε και να αφαιρέσετε όλα τα μηδενικά, να αλλάξετε αναφορές σε τύπους, να βρείτε και να αλλάξετε μορφοποίηση κ.ο.κ.

Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο εύρεσης και αντικατάστασης για τον καθαρισμό δεδομένων.

Αυτές είναι οι κορυφαίες 10 τεχνικές μου για τον καθαρισμό δεδομένων στο Excel. Αν θέλετε να μάθετε μερικές ακόμη τεχνικές, εδώ είναι ένας οδηγός από την ομάδα του MS Excel - Clean Data in Excel.

Εάν υπάρχουν περισσότερες τεχνικές που χρησιμοποιείτε, μοιραστείτε τις μαζί μας στην ενότητα σχολίων!