Επισκόπηση του πίνακα Excel - Ο κρυμμένος θησαυρός

Ο πίνακας Excel είναι πιθανώς μια από τις πιο υποτιμημένες δυνατότητες στο Excel. Είναι εξαιρετικά εύκολο να κατανοηθεί και να έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με τα κανονικά πίνακα δεδομένων στο Excel.

Διευκολύνει έναν χρήστη να διαχειρίζεται δεδομένα εάν είναι σε μορφή πίνακα. Με τη μετατροπή ενός εύρους δεδομένων σε έναν πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία χαρακτηριστικών που θα κάνουν την εργασία σας εξαιρετικά εύκολη (καλύπτω αυτές τις λειτουργίες λεπτομερώς παρακάτω σε αυτό το άρθρο).

Δημιουργία πίνακα Excel

Εάν έχετε τα δεδομένα σε μορφή πίνακα σε ένα φύλλο εργασίας, ακολουθούν τα βήματα για να τα μετατρέψετε σε πίνακα Excel

• Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
• Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση ως πίνακα.

• Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις προκαθορισμένες μορφές.

• Στο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση ως πίνακας, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος. Εάν ο πίνακας σας έχει κεφαλίδες, κρατήστε το πλαίσιο ελέγχου επιλεγμένο. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, το excel εισάγει αυτόματα κεφαλίδες με γενικό όνομα Στήλη 1, Στήλη 2 και ούτω καθεξής…

• Κάντε κλικ στο OK.

ΥΠΟΔΕΙΞΗ: Ένας πολύ πιο γρήγορος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί μέσα στο σύνολο δεδομένων και να χρησιμοποιήσετε το συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Τ. Θα ανοίξει απευθείας το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση ως πίνακας.

Όταν τα δεδομένα των πινάκων μετατρέπονται σε πίνακα Excel, τα δεδομένα σας θα φαίνονται όπως φαίνεται παρακάτω:

Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες αλλαγές συμβαίνουν αυτόματα με τα δεδομένα σας:

• Τα δεδομένα έχουν πλέον ομαδοποιημένες σειρές
• Η κεφαλίδα είναι σκιασμένη σε διαφορετικό χρώμα
• Τα φίλτρα δεδομένων είναι ενεργοποιημένα (σημειώστε το βέλος που δείχνει προς τα κάτω στα δεξιά των κεφαλίδων).

Σημειώστε ότι όταν μετατρέπετε δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel, αλλάζει μόνο ο σχεδιασμός. Τίποτα δεν συμβαίνει με τα δεδομένα.

Μετατροπή του πίνακα Excel σε κανονικά δεδομένα πίνακα

Εάν θέλετε να μετατρέψετε τον πίνακα Excel ξανά στο κανονικό εύρος πίνακα, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στον πίνακα, μεταβείτε στον πίνακα και επιλέξτε Μετατροπή σε εύρος.

Σημειώστε ότι όταν μετατρέπετε τον πίνακα Excel σε εύρος, δεν έχει πλέον τις ιδιότητες ενός πίνακα Excel (συζητείται παρακάτω), ωστόσο, διατηρεί τη μορφοποίηση.

Χρήσιμες δυνατότητες πίνακα Excel

Τώρα που μάθατε πώς να δημιουργείτε έναν πίνακα, εδώ είναι μερικές δυνατότητες του Excel Table που το καθιστούν χρήσιμο:

• Ένας πίνακας Excel δημιουργεί αυτόματα κεφαλίδες που έχουν την επιλογή ταξινόμησης ή φιλτραρίσματος.

• Εάν ο πίνακας Excel είναι μακρύς και εκτείνεται πέρα ​​από την ορατή οθόνη, οι κεφαλίδες παραμένουν στην κορυφή όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω. Αυτό θα λειτουργήσει μόνο εάν έχετε επιλέξει τον πίνακα και κάνετε κύλιση προς τα κάτω.

• Εάν πληκτρολογήσετε οτιδήποτε στα κελιά δίπλα στον πίνακα Excel, αυτό επεκτείνει αυτόματα την επιλογή ώστε να περιλαμβάνει αυτά τα δεδομένα. Εάν δεν απαιτείται, μπορεί να απενεργοποιηθεί.

• Εάν χρησιμοποιείτε τα δεδομένα από τον πίνακα σε οποιονδήποτε υπολογισμό και εάν υπάρχουν προσθήκες σε αυτόν (ας πούμε προσθέτετε μια σειρά δεδομένων), αυτόματα εντάσσεται στους υπολογισμούς

Σχεδιασμός πινάκων Excel

Το Excel Table είναι δροσερό και μοντέρνο. Μπορείτε να το ντύσετε όπως θέλετε. Όταν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακα Excel, εμφανίζεται μια πρόσθετη καρτέλα TABLE TOOLS DESIGN στην περιοχή του Excel Ribbon.

Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση, υπάρχουν πολλές επιλογές στις οποίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση:

• Ιδιότητες: Εδώ μπορείτε να αλλάξετε το υπάρχον όνομα του πίνακα (ναι! Κάθε πίνακας παίρνει ένα όνομα και είναι πολύ χρήσιμο για αναφορά, όπως θα δείτε αργότερα σε αυτό το άρθρο) ή μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του πίνακα.

• Εργαλεία: Έχει τέσσερις επιλογές:
  • Σύνοψη με Συγκεντρωτικό Πίνακα: Αυτό δημιουργεί απλά έναν περιστρεφόμενο πίνακα χρησιμοποιώντας τα δεδομένα στον Πίνακα Excel.
  • Κατάργηση διπλότυπων: Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατάργηση διπλότυπων.
  • Μετατροπή σε εύρος: Για να μετατρέψετε έναν πίνακα Excel σε κανονικό εύρος.
  • Εισαγωγή τεμαχιστή (μόνο στο Excel 2013): Αυτό λειτουργεί ακριβώς όπως οι τεμαχιστές Συγκεντρωτικού πίνακα και θα μπορούσε να είναι χρήσιμος στο φιλτράρισμα δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα μόνο κλικ.

• Εξωτερικά δεδομένα πίνακα: Αυτή η ενότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εξαγωγή δεδομένων ή ανανέωση δεδομένων.

• Επιλογές στυλ τραπεζιού: Αυτή είναι η ενότητα μόδας όπου ντύνετε το τραπέζι σας:
  • Σειρά κεφαλίδας: Εάν δεν έχει επιλεγεί, αφαιρεί την κεφαλίδα από τον πίνακα.
  • Σύνολο γραμμής: Εάν είναι επιλεγμένο, εισάγει μια συνολική σειρά στο τέλος.
  • Banded Rows: Εάν δεν είναι επιλεγμένο, αφαιρεί την εναλλακτική ζώνη στις γραμμές.
  • Συγκεντρωτικές στήλες: Εάν είναι επιλεγμένο, εφαρμόζει εναλλακτική ζώνη σε στήλες.
  • Πρώτη στήλη: Εάν είναι επιλεγμένη, κάνει γραμματοσειρά την πρώτη στήλη έντονη.
  • Τελευταία στήλη: Αν είναι επιλεγμένη, κάνει έντονη την τελευταία γραμματοσειρά της στήλης.
  • Κουμπί φίλτρου: Εάν δεν είναι επιλεγμένο, αφαιρεί το αναπτυσσόμενο φίλτρο από τις κεφαλίδες.

• Στυλ πίνακα: Σας δίνουμε πολλές επιλογές για να αλλάξετε το στυλ των πινάκων. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ πίνακα επιλέγοντας την επιλογή New Table Style

Δομημένη αναφορά σε πίνακες Excel

Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης πινάκων Excel είναι η ευκολία αναφοράς δεδομένων μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας. Υπάρχει μια συγκεκριμένη μορφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφέρετε δεδομένα σε έναν πίνακα Excel:

Εάν έχετε δώσει ένα συγκεκριμένο όνομα στον πίνακα Excel, τότε αυτό το όνομα θα χρησιμοποιηθεί αντί Τραπέζι 1.

Αυτή η δομημένη αναφορά έχει πολλά οφέλη:

• Μπορείτε να ανατρέξετε σε δεδομένα χρησιμοποιώντας ονόματα αντί για αναφορές κελιών.
  • Φανταστείτε ότι έχετε τον Πίνακα Excel σε ένα φύλλο και εργάζεστε σε κάποιο άλλο φύλλο εργασίας. Δεν χρειάζεται να επιστρέψετε, ξανά και ξανά, για να ανατρέξετε στα δεδομένα του πίνακα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να πληκτρολογήσετε το όνομα του πίνακα και το excel θα σας δείξει την επιλογή χρήσης αυτού του πίνακα. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
  • Ομοίως, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα από μια συγκεκριμένη στήλη, απλώς έχετε ολόκληρο το όνομα του πίνακα και τοποθετήστε ένα [(τετράγωνο αγκύλη). Θα σας δείξει τα ονόματα των στηλών και άλλες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
  • Εάν προσθέσετε περισσότερα δεδομένα στον πίνακα, αυτό γίνεται αυτόματα αν έχετε χρησιμοποιήσει δομημένες αναφορές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι δομημένες αναφορές δεν λειτουργούν με τον προσαρμοσμένο τύπο μορφοποίησης υπό όρους.

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα σεμινάρια Excel:

• Χρήση ονομάτων εύρους στο Excel.
• Δημιουργία πίνακα ελέγχου KPI.
• Η τέχνη της δημιουργίας ενός πίνακα ελέγχου του Excel.