Εάν υπάρχει ένα πράγμα που μας ενώνει όλους, πρέπει να είναι η απογοήτευση για να συμβαδίζουμε με αργά υπολογιστικά φύλλα excel.
Ενώ ο αντίκτυπος στην απόδοση μπορεί να είναι αμελητέος όταν υπάρχουν λιγότερα δεδομένα, γίνεται πιο βαθύ καθώς προσθέτετε όλο και περισσότερα δεδομένα/υπολογισμούς στο βιβλίο εργασίας.
9 στις 10 φορές, ένας χρήστης του Excel θα παραπονιόταν για τα αργά υπολογιστικά φύλλα του Excel. Και δεν υπάρχει τίποτα που μπορείτε να κάνετε γι 'αυτό.
Λοιπόν, αυτό είναι ΔΕΝ εντελώς αληθινό.
Με τον τρόπο που δημιουργήθηκε το Excel, αργεί με μεγάλα σύνολα δεδομένων. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά κόλπα επιτάχυνσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την απόδοση ενός αργού υπολογιστικού φύλλου Excel.
10 Συμβουλές για το χειρισμό αργών υπολογιστικών φύλλων Excel
Ακολουθούν 10 συμβουλές για να αυξήσετε την ταχύτητα του αργού υπολογιστικού φύλλου Excel και να εξοικονομήσετε χρόνο και απογοήτευση (κάντε κλικ για να μεταβείτε στη συγκεκριμένη ενότητα).
- Αποφύγετε τις πτητικές λειτουργίες (πρέπει).
- Χρησιμοποιήστε στήλες βοηθού.
- Αποφύγετε τους τύπους συστοιχιών (αν μπορείτε).
- Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους με προσοχή.
- Χρησιμοποιήστε πίνακες Excel και ονόματα εύρους.
- Μετατροπή αχρησιμοποίητων τύπων σε τιμές.
- Διατηρήστε όλα τα αναφερόμενα δεδομένα σε ένα φύλλο.
- Αποφύγετε τη χρήση ολόκληρης της σειράς/στήλης στις αναφορές.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού.
- Χρησιμοποιήστε ταχύτερες τεχνικές φόρμουλας.
1. Αποφύγετε τις πτητικές φόρμουλες
Οι πτητικοί τύποι ονομάζονται έτσι λόγω ενός λόγου. Λειτουργίες όπως NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET κ.λπ. υπολογίζουν εκ νέου κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στο βιβλίο εργασίας.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση ΤΩΡΑ σε ένα κελί, κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στο φύλλο εργασίας, ο τύπος θα επανυπολογιζόταν και η τιμή του κελιού θα ενημερωνόταν.
Αυτό απαιτεί πρόσθετη ταχύτητα επεξεργασίας και καταλήγετε σε ένα αργό βιβλίο εργασίας excel.
Κατά κανόνα, αποφύγετε πτητικούς τύπους. Και αν δεν μπορείτε, προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση του.
2. Χρησιμοποιήστε στήλες βοηθού
Οι στήλες βοηθού είναι μία από τις πιο υποβαθμισμένες κατασκευές σχεδιασμού στο Excel. Έχω δει πολλούς ανθρώπους να αποφεύγουν τη δημιουργία βοηθητικών στηλών.
ΜΗΝ ΤΟ ΚΑΝΕΤΕ.
Το μεγαλύτερο όφελος από τη χρήση των «Στήλες βοηθού» είναι ότι μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τους τύπους συστοιχιών.
Τώρα μην με παρεξηγήσετε. Δεν είμαι κατά των τύπων συστοιχιών. Μάλλον πιστεύω ότι αυτά θα μπορούσαν να είναι φοβερά σε ορισμένες περιπτώσεις. Αλλά όταν προσπαθείτε να τα κάνετε όλα με έναν μακρύ τύπο, επηρεάζει την απόδοση του βιβλίου εργασίας του Excel. Δύο τύποι συστοιχιών εδώ και εκεί δεν πρέπει να βλάπτουν, αλλά σε περίπτωση που πρέπει να το χρησιμοποιήσετε σε πολλά μέρη, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε στήλες βοηθού.
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα όπου χρησιμοποιούνται στήλες βοηθού:
- Αυτόματη ταξινόμηση δεδομένων με αλφαβητική σειρά χρησιμοποιώντας τον τύπο.
- Δυναμικό φίλτρο Excel - Εξαγάγετε δεδομένα καθώς πληκτρολογείτε.
- Δημιουργία πολλαπλών αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel χωρίς επανάληψη.
3. Αποφύγετε τους τύπους συστοιχιών
Οι τύποι πίνακα έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα - αλλά η ταχύτητα δεν είναι μία από αυτές.
Όπως εξηγήθηκε παραπάνω, οι τύποι πίνακα μπορούν να καταλάβουν πολλά δεδομένα (αναφορές κελιών), να τα αναλύσουν και να σας δώσουν το αποτέλεσμα. Αλλά για να γίνει αυτό χρειάζεται χρόνος.
Εάν υπάρχει τρόπος να αποφύγετε τους τύπους συστοιχιών (όπως η χρήση στήλης βοηθού), ακολουθήστε πάντα αυτόν τον δρόμο.
4. Χρησιμοποιήστε τη διαμόρφωση υπό όρους με προσοχή
Λατρεύω απολύτως τη μορφοποίηση υπό όρους. Κάνει τα ανόητα δεδομένα να φαίνονται τόσο όμορφα. Αντί να κάνετε τη σύγκριση μόνοι σας, τώρα μπορείτε απλά να κοιτάξετε το χρώμα ή το εικονίδιο ενός κελιού και θα γνωρίζετε πώς συγκρίνεται με άλλα.
Αλλά… εδώ είναι το πρόβλημα.
Δεν γνωρίζουν πολλοί χρήστες του Excel ότι η μορφοποίηση υπό όρους Excel είναι ασταθής. Παρόλο που ενδέχεται να μην παρατηρήσετε τη διαφορά με μικρά σύνολα δεδομένων, μπορεί να οδηγήσει σε αργό υπολογιστικό φύλλο Excel αν εφαρμοστεί σε μεγάλα σύνολα δεδομένων ή εφαρμοστεί πολλές φορές.
Συμβουλές - Χρησιμοποιήστε τις με προσοχή.
5. Χρησιμοποιήστε πίνακες Excel και ονόματα εύρους
Το Excel Table και το Named Ranges είναι δύο εκπληκτικά χαρακτηριστικά που συγκρατούν τα δεδομένα σας και καθιστούν την αναφορά εξαιρετικά εύκολη. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να το συνηθίσετε, αλλά όταν αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε, η ζωή γίνεται εύκολη και γρήγορη.
Κατά τη δημιουργία πίνακα εργαλείων που βασίζονται σε δεδομένα, είναι σχεδόν πάντα καλή ιδέα να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πίνακα Excel.
Έχει επίσης ένα πρόσθετο πλεονέκτημα να κάνει τους τύπους σας πιο κατανοητούς.
Για παράδειγμα, τι είναι πιο εύκολο να κατανοηθεί;
= Τιμή πώλησης-Τιμή κόστους Ή = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Μετατροπή αχρησιμοποίητων τύπων σε στατικές τιμές
Αυτό είναι ακατάλληλο. Όταν δεν το χρειάζεστε, μην το κρατάτε.
Πολλοί τύποι θα οδηγούσαν σε ένα αργό βιβλίο εργασίας του Excel. Και αν έχετε τύπους που δεν χρησιμοποιούνται καν - ξέρετε ποιον να κατηγορήσετε. Κατά κανόνα, αν δεν χρειάζεστε τύπους, είναι καλύτερα να τις μετατρέψετε σε στατική τιμή (επικολλώντας ως τιμές).
Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μετατρέψετε γρήγορα τύπους σε τιμές.
7. Διατηρήστε όλα τα αναφερόμενα δεδομένα σε ένα φύλλο
Αυτό μπορεί να μην είναι πάντα δυνατό, αλλά αν μπορείτε να το κάνετε αυτό, εγγυώμαι ότι το φύλλο Excel σας θα γινόταν γρηγορότερο.
Η λογική είναι απλή - οι τύποι στο φύλλο εργασίας σας δεν χρειάζεται να φτάσουν μακριά για να λάβετε τα δεδομένα όταν βρίσκονται ακριβώς δίπλα στο ίδιο φύλλο.
8. Αποφύγετε τη χρήση ολόκληρης της σειράς/στήλης ως αναφοράς (A: A)
Ο μόνος λόγος που έχω αυτόν στη λίστα είναι ότι βλέπω πολλούς ανθρώπους να χρησιμοποιούν ολόκληρη την αναφορά γραμμής/στήλης σε τύπους. Αυτή είναι μια κακή πρακτική και πρέπει να αποφευχθεί.
Ενώ μπορεί να πιστεύετε ότι η γραμμή/στήλη έχει μόνο λίγα κελιά με δεδομένα, το Excel δεν νομίζει έτσι. Όταν αναφέρετε μια ολόκληρη σειρά/στήλη, το Excel το λειτουργεί ως καλός υπηρέτης και το ελέγχει ούτως ή άλλως. Αυτό απαιτεί περισσότερο χρόνο για υπολογισμούς.
9. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού
Επαναλαμβάνω αυτό που έχουν πει ήδη εκατομμύρια άνθρωποι σε διάφορα φόρουμ και ιστολόγια. Η χρήση μη αυτόματου υπολογισμού σάς δίνει την ευελιξία να πείτε στο excel πότε να υπολογίσετε, παρά το Excel να λαμβάνει τις δικές του αποφάσεις. Αυτό δεν είναι κάτι που επιταχύνει το βιβλίο εργασίας σας στο Excel, αλλά αν έχετε αργό υπολογιστικό φύλλο Excel, σίγουρα εξοικονομείτε χρόνο μη αναγκάζοντας τον Excel να υπολογίζει ξανά και ξανά.
- Για να μεταβείτε στη χειροκίνητη λειτουργία, μεταβείτε στην καρτέλα Formula -> Επιλογές υπολογισμού -> Manual (πατήστε το πλήκτρο F9 για να υπολογίσετε εκ νέου)
10. Χρησιμοποιήστε ταχύτερες τεχνικές φόρμουλας
Το Excel σας δίνει πολλούς τύπους και συνδυασμούς τύπων για να κάνετε το ίδιο πράγμα. Είναι καλύτερο να εντοπίσετε και να χρησιμοποιήσετε τα γρηγορότερα.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:
- Χρησιμοποιήστε το IFERROR αντί του συνδυασμού IF και ISERROR (εκτός εάν χρησιμοποιείτε Excel 2003 ή παλαιότερο, το οποίο δεν διαθέτει IFERROR).
- Χρησιμοποιήστε MAX (A1,0) αντί για IF (A1> 0, A1,0) - Αυτή είναι μια πολύ καλή συμβουλή που έμαθα από τον κ. Excel, γνωστό και ως Bill Jelen. Η έρευνά του δείχνει ότι η επιλογή MAX είναι 40% γρηγορότερη από την επιλογή IF (και είμαι έτοιμος να λάβω αυτό το στατιστικό στην ονομαστική του αξία).
- Χρησιμοποιήστε το συνδυασμό INDEX/MATCH, αντί για VLOOKUP - Αυτό μπορεί να προκαλέσει πολλά φρύδια, αλλά η αλήθεια είναι ότι δεν υπάρχει περίπτωση το VLOOKUP να είναι ταχύτερο εάν έχετε 100 στήλες δεδομένων. Ο κόσμος κινείται προς INDEX/MATCH και θα πρέπει επίσης να κάνετε τη στροφή.
[Εάν εξακολουθείτε να είστε μπερδεμένοι σχετικά με το τι να χρησιμοποιήσετε, εδώ είναι μια σύγκριση κατά μέτωπο του VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH]. - Χρησιμοποιήστε το - (διπλά αρνητικά) για να μετατρέψετε τα TRUE's και FALSE's σε 1 και 0 (αντί να τα πολλαπλασιάσετε με 1 ή να προσθέσετε 0 σε αυτό). Η βελτίωση της ταχύτητας είναι αισθητή σε μεγάλα σύνολα δεδομένων.
Είναι μια εξαντλητική λίστα; Με τίποτα. Αυτά είναι μερικά καλά που πιστεύω ότι αξίζει να τα μοιραστώ ως αφετηρία. Αν ψάχνετε να κατακτήσετε τεχνικές Excel-Speed-Up, υπάρχει κάποια καλή δουλειά από πολλούς ειδικούς του Excel.
Ακολουθούν μερικές πηγές που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:
- 75 Συμβουλές για την επιτάχυνση του Chandoo (έξυπνα πραγματοποιημένες μέσω του crowdsourcing).
- Ιστότοπος Decision Models.
- Πίνακας μηνυμάτων κ. Excel (εξερευνήστε αυτό και θα βρείτε χιλιάδες συμβουλές).
Είμαι βέβαιος ότι έχετε επίσης πολλές συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε αργά υπολογιστικά φύλλα Excel. Μοιραστείτε το μαζί μας εδώ στην ενότητα σχολίων.
Έχω επίσης ένα αίτημα. Ο πόνος της εργασίας με ένα αργό υπολογιστικό φύλλο excel είναι κάτι που πολλοί από εμάς βιώνουμε σε καθημερινή βάση. Εάν θεωρείτε χρήσιμες αυτές τις τεχνικές. μοιραστείτε το με άλλους. Ανακουφίστε τον πόνο τους και κερδίστε λίγη καλοσύνη
Μπορεί επίσης να σας αρέσουν οι ακόλουθοι σύνδεσμοι Excel:
- 24 κόλπα του Excel για να σας κάνουν να πλέετε στην καθημερινή εργασία.
- 10 εξαιρετικά τακτοποιημένοι τρόποι καθαρισμού δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel.
- 10 Συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel που δεν μπορείτε να εξοικονομήσετε.
- Δημιουργία και χρήση αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel.
- Μειώστε το μέγεθος αρχείου Excel.
- Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία Excel.
- Δωρεάν διαδικτυακή εκπαίδευση στο Excel (σεμινάριο βίντεο 7 μερών)
- Τα βέλη δεν λειτουργούν στο Excel | Μετακίνηση σελίδων αντί για κελιά
